Hausse des frais de transport

« Nos frais de transport ont augmenté de 8 %. »

C’est une information importante.

Mais ce n’est pas encore une analyse.

Car une hausse des frais de transport a d’abord trois causes fondamentalement différentes :

• Nous transportons plus.
• Nous transportons différemment.
• Les mêmes transports (ou des transports comparables) deviennent plus chers.

Ce n’est qu’ensuite qu’une quatrième question s’ajoute :

La facturation a-t-elle été correcte ?

Ces situations peuvent sembler identiques dans l’aperçu financier. Pourtant, les mesures à prendre seraient totalement différentes.

Une bonne analyse des frais de transport doit donc passer du montant total aux transports et aux composantes de coût qui se cachent derrière cette variation.

ShipCheck présente les informations de transport notamment au niveau de l’expédition, ainsi que par liaison et mode de transport. Les KPI décrits incluent les coûts par expédition, l’évolution des coûts dans le temps, les coûts par transporteur ainsi que la part des suppléments comme le diesel ou les péages.

La première question n’est donc pas :

« Comment réduire les coûts ? »

Mais plutôt :

« Pourquoi payons-nous plus, au juste ? »

1. Transportons-nous simplement plus ?

La première étape consiste à comparer les coûts et le volume.

Si une entreprise envoie nettement plus d’expéditions, une hausse des coûts totaux n’est pas surprenante au premier abord.

C’est pourquoi au moins deux valeurs doivent être examinées ensemble :

• Frais de transport totaux
• Nombre d’expéditions

Supposons que les frais de transport augmentent de 10 % alors que, dans le même temps, le volume d’expéditions croît de 15 %.

C’est une situation totalement différente d’un volume d’expéditions inchangé avec des frais de transport en hausse de 10 %.

Sans l’évolution des volumes, une augmentation du montant total peut rapidement être mal interprétée.

Le premier diagnostic est donc : les coûts augmentent-ils parce que nous transportons plus, ou est-ce le transport lui-même qui devient plus cher ?

2. Les coûts par expédition augmentent-ils ?

L’indicateur des coûts par expédition constitue l’étape suivante. ShipCheck le cite explicitement comme une dimension KPI pertinente.

Si les coûts totaux augmentent mais que les coûts par expédition restent à peu près stables, la hausse du volume peut expliquer une grande partie de la variation.

En revanche, si les coûts par expédition augmentent également, une analyse plus approfondie s’impose.

Mais là encore, une moyenne plus élevée ne signifie pas automatiquement des tarifs de transport plus chers.

La moyenne peut aussi augmenter parce que la nature de ce qui est transporté a changé. Par exemple :

• plus de liaisons longues,
• un mix de modes de transport différent,
• d’autres structures d’expédition,
• d’autres affectations de transporteurs.

Cela nous amène à la deuxième cause majeure.

3. Transportons-nous différemment ?

Même avec des tarifs inchangés, les frais de transport peuvent augmenter si le profil de transport évolue.

Une entreprise peut, par exemple, envoyer autant d’expéditions que l’année précédente et pourtant payer plus cher parce qu’une part plus importante du volume concerne des liaisons coûteuses.

Ce n’est pas une hausse de prix classique. C’est un effet de structure ou de mix.

ShipCheck présente les informations de transport notamment par liaison, mode de transport et au niveau de l’expédition. Cela permet de distinguer :

• Les mêmes transports sont-ils devenus plus chers ?
• Effectuons-nous aujourd’hui des transports différents ?

Cette distinction est cruciale avant de discuter de mesures de réduction des coûts.

4. De la hausse des coûts à la cause : l’analyse approfondie

Lorsque le volume et les coûts moyens indiquent qu’une analyse plus poussée est nécessaire, l’examen doit devenir progressivement plus granulaire.

Une logique possible est la suivante : coûts totaux → coûts par expédition → mode de transport → transporteur → liaison → expédition → type de frais.

Toute analyse ne doit pas nécessairement suivre cet ordre exact. L’essentiel est que l’étude ne s’arrête pas au KPI. Elle doit se poursuivre jusqu’à ce que l’origine du changement soit claire.

Mode de transport : où commence le changement ?

Pour les entreprises utilisant la route, le maritime, l’aérien ou d’autres modes, une hausse des coûts totaux peut provenir d’un seul mode de transport.

La question pertinente est : un mode de transport est-il devenu plus cher en soi, ou l’utilisons-nous plus fréquemment aujourd’hui ?

Par exemple, une part plus élevée de fret aérien peut augmenter les coûts moyens par expédition sans que les tarifs aériens eux-mêmes n’aient changé.

ShipCheck présente les informations de transport notamment par mode de transport.

Transporteur : la hausse se concentre-t-elle sur un prestataire ?

ShipCheck cite les coûts par transporteur comme l’une des dimensions KPI pertinentes.

Cela permet par exemple de voir que les coûts totaux augmentent, mais que la majeure partie de la variation provient d’un transporteur spécifique.

Il est alors possible d’approfondir l’analyse pour ce transporteur : sur quelles liaisons ?

Liaison : quelles parties du réseau de transport tirent les coûts vers le haut ?

Une hausse moyenne des coûts peut avoir des origines très diverses.

Possibilité A : presque toutes les liaisons deviennent un peu plus chères.

Possibilité B : la plupart des liaisons restent stables, aber deux liaisons à fort volume causent la quasi-totalité de l’augmentation.

Pour le chiffre global, le résultat peut sembler similaire. Pour la mesure à prendre, la différence est considérable.

L’analyse par liaison aide donc à concrétiser : où, dans le réseau de transport, la charge supplémentaire apparaît-elle ?

Expédition : beaucoup de transports sont-ils concernés ou seulement quelques-uns ?

Le niveau suivant est celui de l’expédition individuelle. Sur une liaison, par exemple, presque toutes les expéditions peuvent être devenues un peu plus chères – ou seuls quelques transports peuvent causer des coûts exceptionnellement élevés.

Une valeur moyenne ne montre pas cette différence. ShipCheck présente les informations de transport jusqu’au niveau de l’expédition.

Nous traitons plus en détail la manière dont les moyennes peuvent masquer de tels schémas dans l’article Analyse des frais de transport au niveau de l’expédition : ce que les logiciels révèlent et que les moyennes cachent.

Type de frais : est-ce le fret proprement dit ou les suppléments qui augmentent ?

Enfin, il convient d’examiner quelles composantes de coût sont à l’origine de la variation. ShipCheck cite notamment les parts de diesel et de péage comme perspectives KPI.

Cela peut par exemple révéler que les coûts totaux augmentent, mais que la prestation de transport proprement dite reste relativement stable. La hausse provient principalement des suppléments.

Cela nécessite également une réaction différente d’une augmentation générale du taux de base.

5. Vérifier ensuite : la charge supplémentaire est-elle contractuellement correcte ?

Une fois la cause des coûts ciblée, une deuxième question se pose : ce montant a-t-il été calculé conformément aux tarifs convenus ?

Un prix plus élevé n’est pas automatiquement une erreur de facturation. Si, par exemple, vous transportez plus, utilisez des liaisons plus coûteuses ou si des suppléments définis au contrat augmentent, la charge supplémentaire peut être totalement correcte.

La situation est différente lorsqu’un poste de facturation ne correspond pas aux conditions convenues.

ShipCheck vérifie les postes de facturation par rapport aux tarifs, suppléments et conditions enregistrés, puis identifie et catégorise les écarts.

Deux questions distinctes sont ainsi séparées :

• Analyse des coûts : où surviennent les surcoûts ?
• Audit des factures : ces coûts sont-ils contractuellement corrects ?

Une hausse notable des coûts peut justifier un contrôle. Mais elle ne constitue pas encore une preuve d’erreur de facturation.

Erreur isolée ou schéma systématique ?

Lorsqu’un écart est trouvé, il est ensuite pertinent de savoir s’il est ponctuel ou récurrent.

Une petite erreur peut devenir plus importante économiquement sur un grand nombre d’expéditions qu’un cas isolé majeur.

ShipCheck facilite la détection et la catégorisation des écarts au niveau des postes de facturation.

Nous traitons ce cas plus en détail dans l’article Détecter les erreurs systématiques dans les factures de transport : pourquoi les petits écarts coûtent cher.

6. Quelle mesure découle de quelle cause ?

La raison de la hausse des frais de transport détermine quel levier est réellement pertinent.

Cause : volume de transport plus élevé

Si les coûts augmentent principalement parce que vous transportez plus, il n’y a pas forcément de problème de prix. La question pertinente est plutôt : comment les coûts évoluent-ils en termes d’efficacité par rapport à la croissance du volume ?

Cause : structure de transport modifiée

Si de nouvelles liaisons (ou des liaisons plus chères) ou d’autres modes de transport deviennent prépondérants, la structure de transport doit être analysée. La question est alors, par exemple : la structure actuelle des transporteurs et des tarifs correspond-elle encore à notre profil de transport d’aujourd’hui ?

Cause : certains transporteurs oder liaisons deviennent plus chers

Ici, une analyse ciblée des zones concernées peut être plus judicieuse qu’une discussion globale sur tous les tarifs de transport.

Cause : les suppléments augmentent

Il convient alors d’abord de clarifier quels suppléments causent la hausse. Ensuite, il est possible de vérifier s’ils ont été facturés correctement selon le contrat.

Cause : écart de facturation

Si des postes de facturation spécifiques ne correspondent pas au tarif, la solution n’est pas un nouvel appel d’offres. Il s’agit d’abord de traiter l’écart identifié et la réclamation correspondante – l’article Réclamer une facture de transport montre comment transformer cela en un cas documenté.

Cause : la structure tarifaire ou d’attribution actuelle ne convient plus

Si le profil de transport a nettement changé, une nouvelle analyse d’attribution ou d’appel d’offres (tender analysis) peut finalement s’avérer utile.

Le point crucial est le suivant : chaque hausse de coût n’a pas le même levier. Par conséquent : d’abord la cause, ensuite la mesure.

Pourquoi « réduire les frais de transport » n’est pas une première étape d’analyse judicieuse

Lorsqu’un rapport de coûts affiche un net surplus, une pression apparaît rapidement : nous devons renégocier.

Cela peut être correct. Mais cela peut aussi passer à côté du vrai problème.

Si les coûts augmentent parce que l’entreprise transporte plus de marchandises sur de longues liaisons, une renégociation globale ne résout pas forcément le problème structurel. Si un supplément a été mal calculé, il n’est pas nécessaire de lancer un appel d’offres complet. Si la structure optimale des transporteurs a changé en raison de nouveaux volumes, une analyse d’attribution peut en revanche être pertinente.

La qualité de la mesure dépend de la précision avec laquelle la cause a été comprise au préalable.

7. Une autre question demeure : les tarifs sont-ils conformes au marché ?

Même une analyse interne très détaillée ne répond pas à toutes les questions sur les coûts.

ShipCheck peut analyser : que payons-nous ?

L’audit des factures de transport peut répondre : la facturation a-t-elle été correcte selon les tarifs convenus ?

Mais cela ne clarifie pas encore : ces tarifs sont-ils compétitifs par rapport au marché actuel ?

C’est une question de marché externe distincte qui, dans la structure actuelle de ShipCheck/HDS, relève du contexte de conseil ou de benchmarking.

Les trois niveaux doivent donc rester clairement séparés :

• Analyse des coûts : qu’est-ce qui change ?
• Audit : la facturation a-t-elle été correcte ?
• Benchmarking : les conditions sont-elles conformes au marché ?

Une facture peut être tout à fait conforme au contrat, même si le tarif sous-jacent n’est pas attractif par rapport au marché. Et un tarif conforme au marché peut tout de même faire l’objet d’une erreur de facturation.

8. Comment ShipCheck soutient l’analyse des causes

Le processus peut être présenté simplement en quatre étapes.

1. Structurer les données de transport et de facturation pour les rendre exploitables

Les données provenant de différentes sources forment une base d’analyse commune.

2. Identifier les évolutions et les KPI

• Évolution des coûts
• Coûts par expédition
• Coûts par transporteur
• Part des suppléments

3. Passer du KPI à la cause par une analyse approfondie

Les anomalies peuvent être examinées plus en détail, notamment par mode de transport, transporteur, liaison et expédition.

4. Vérifier par rapport au contrat si nécessaire

Une fois qu’un poste de coût suspect est identifié, les postes de facturation peuvent être vérifiés par rapport aux tarifs et conditions enregistrés.

ShipCheck relie ainsi deux questions qui doivent souvent être résolues l’une après l’autre en cas de hausse des frais de transport : où apparaît le surcoût ? Et : est-il contractuellement correct ?

Fazit : « Frais de transport +8 % » est le début de l’analyse

Une hausse des frais de transport peut fondamentalement signifier : nous transportons plus, nous transportons différemment, ou nos transports deviennent plus chers.

Et ce n’est qu’ensuite que se pose en plus la question : la facturation a-t-elle été correcte ?

Une simple analyse des coûts totaux ne permet pas de distinguer ces causes.

C’est pourquoi l’analyse doit devenir progressivement plus granulaire : coûts totaux → coûts par expédition → mode de transport → transporteur → liaison → expédition → type de frais.

Pour cela, ShipCheck permet l’analyse des coûts de transport sur différentes dimensions jusqu’au niveau de l’expédition et relie celle-ci, au besoin, à l’audit tarifaire des factures de transport.

La règle la plus importante est la suivante : ne pas commencer par la mesure de réduction des coûts. Déterminer d’abord ce qui a fait augmenter les coûts.