Analyse des coûts de fret au niveau de l’expédition

De nombreuses entreprises connaissent très précisément leurs coûts de fret totaux. Elles savent combien elles ont dépensé le mois dernier, comparent les budgets aux coûts réels et voient si un transporteur est devenu plus cher d’une année sur l’autre.

Ce que ces chiffres ne montrent souvent pas, c’est pourquoi les coûts ont changé.

C’est précisément pour cette raison que HDS n’analyse pas les coûts logistiques uniquement de manière agrégée, mais fondamentalement au niveau de chaque expédition – y compris les frais annexes correspondants.

Une moyenne peut constituer un bon signal de management. Mais pour l’analyse réelle des coûts, elle est souvent trop grossière.

Que signifie une analyse des coûts de fret au niveau de l’expédition ?

Dans une analyse au niveau de l’expédition, on ne regarde pas seulement ce qu’une entreprise a payé au total pour un transporteur, une région ou un mois. Chaque expédition individuelle est évaluée aussi complètement que possible.

Les informations typiques incluent :

• le poids
• la relation
• le prestataire
• le fret de base
• les lignes de surcharge
• le mode de transport
• d’autres composantes tarifaires

HDS travaille volontairement avec ce niveau de granularité. Pour une analyse robuste, les données les plus détaillées possibles par expédition sont particulièrement utiles, notamment le poids, la relation, le prestataire et les lignes de surcharge.

La différence est importante. Une analyse agrégée dit : « Nos coûts de fret ont augmenté de 3 %. »

Une analyse au niveau de l’expédition peut montrer : « Les coûts ont augmenté surtout sur certaines relations et en raison de surcharges spécifiques, tandis que d’autres domaines sont devenus moins chers. » Seule la seconde affirmation est réellement exploitable.

Pourquoi les coûts de fret agrégés peuvent donner une image déformée

Le problème de base est simple : des évolutions différentes peuvent s’annuler mutuellement dans une moyenne.

Un exemple :

• La relation A devient nettement moins chère.
• La relation B devient nettement plus chère.
• Les coûts totaux restent presque inchangés.

Dans le reporting de management, l’impression est : « Pas de changement significatif. » En réalité, deux parties de la structure de transport ont évolué dans des directions totalement différentes.

HDS observe exactement cela dans la pratique. Les conditions économiques peuvent affecter simultanément les différents segments de fret de manière très différente. Alors qu’un segment devient moins cher en raison de surcapacités, un autre peut devenir nettement plus coûteux du fait de contraintes de capacité.

Celui qui ne regarde que les coûts totaux voit souvent ces changements trop tard.

Comparer avec l’année précédente ne suffit pas

Une comparaison historique peut également créer un faux sentiment de sécurité. Si une entreprise réduit ses coûts de fret de 2 % par rapport à l’année précédente, cela semble d’abord positif.

Mais cette information répond uniquement à la question : « Où en sommes-nous par rapport à nous-mêmes ? » Elle ne répond pas à : « Comment le marché a-t-il évolué sur nos relations spécifiques ? »

HDS décrit précisément cette situation comme un problème récurrent. Les équipes internes connaissent naturellement surtout leurs propres contrats et leur propre historique. HDS, en revanche, compare continuellement avec des prix de marché réels issus d’une base d’offres alimentée par de nombreux projets actuels et terminés.

C’est important parce qu’une hausse interne des coûts peut sembler plausible alors même que les conditions de marché sur les relations concernées se sont améliorées. À l’inverse, une hausse de coûts apparemment défavorable peut être parfaitement compréhensible si un segment est devenu nettement plus cher sur le plan économique.

La moyenne ne montre pas où se situe le problème

Même lorsque les coûts totaux augmentent clairement, une autre question reste ouverte sans suffisamment de granularité : qu’est-ce qui provoque l’évolution ?

Les causes possibles sont très différentes :

• des tarifs de base plus élevés
• des structures de volume différentes
• des relations modifiées
• des poids plus élevés
• les surcharges carburant
• les péages
• des services supplémentaires
• des mixes de transporteurs différents
• des postes de coûts individuels

Une affirmation générale comme « coûts de fret +6 % » aide peu dans l’analyse des causes. Une vue au niveau de l’expédition permet en revanche un drill-down :

Coûts totaux → mode de transport → transporteur → relation → expédition → poste de coût

C’est à ce niveau que l’on voit quelle composante du coût est réellement à l’origine de l’évolution.

Les frais annexes de transport sont particulièrement faciles à négliger

Les frais annexes de transport constituent une zone particulièrement importante. Selon l’expérience de HDS, de nombreux chargeurs acceptent les surcharges comme légitimes en principe, mais remettent beaucoup moins souvent en question leur niveau réel. HDS évalue donc également les frais annexes au niveau de chaque expédition.

C’est important parce qu’un tarif de base stable peut facilement donner l’impression que les coûts de fret sont stables. Pourtant, les coûts réels par expédition peuvent continuer d’augmenter, par exemple à cause de :

• surcharges carburant
• péages
• prestations supplémentaires
• autres frais annexes dépendant du tarif

Si ces postes apparaissent uniquement sous forme de montants agrégés dans les analyses internes, l’évolution réelle des coûts reste difficile à comprendre. HDS observe régulièrement cela dans les données des entreprises : les frais annexes sont souvent mal détaillés et présentés seulement sous forme agrégée.

Pourquoi la qualité des données est souvent moins bonne qu’on ne le pense

Une analyse au niveau de l’expédition nécessite des données fiables. Dans la pratique, ces données sont toutefois souvent :

• réparties entre plusieurs systèmes
• incomplètes sur certains sites
• structurées différemment
• trop agrégées concernant les frais annexes

HDS décrit donc la qualité des données dans les entreprises comme très variable et souvent inférieure à ce qui est initialement supposé. Cela ne signifie pas pour autant qu’une analyse précise est impossible.

Une partie du travail consiste justement à combler ces lacunes d’information et à structurer les données afin qu’une évaluation au niveau de l’expédition devienne possible. Typiquement, les éléments suivants sont nécessaires :

• factures de transport ou données d’expédition
• contrats existants
• structures tarifaires
• informations sur les sites et flux logistiques
• poids
• relation
• prestataire
• lignes de surcharge

Pourquoi le potentiel d’économies ne peut pas être chiffré sérieusement sous forme de pourcentage général

L’analyse au niveau de l’expédition est également essentielle lorsqu’on parle d’économies. Des affirmations générales du type « Nous réduisons vos coûts de fret de 10 % » ne sont que faiblement fiables avant une analyse.

HDS soutient explicitement que le potentiel réel dépend de l’écart entre la structure de coûts propre à l’entreprise et les évolutions actuelles du marché. Des chiffres crédibles n’apparaissent qu’après une comparaison au niveau de l’expédition.

Les sources potentielles d’économies diffèrent aussi selon la situation. Dans un domaine, de meilleures conditions de marché peuvent être le levier. Dans un autre, il peut s’agir des frais annexes de transport. Ailleurs, il peut n’y avoir presque aucun potentiel parce que le tarif existant est déjà bon.

Une analyse basée sur des moyennes ne peut pas représenter proprement ces différences.

Pourquoi les exigences de service doivent également être prises en compte

Autre point important de la méthodologie HDS : un transport moins cher n’est pas automatiquement un meilleur transport.

L’analyse doit également prendre en compte les exigences liées au service logistique et au niveau de qualité requis. HDS parle explicitement ici du problème qui consiste à comparer « des pommes et des poires ».

Une comparaison pertinente ne doit donc pas seulement demander : « Quel tarif est moins cher ? » Elle doit aussi demander : « Les prestations sous-jacentes sont-elles réellement comparables ? » Cela vaut par exemple pour différents :

• délais de transit
• niveaux de service
• options de livraison
• modes de transport
• exigences régionales

Une analyse au niveau de l’expédition crée la base nécessaire pour prendre correctement en compte ces différences.

Pourquoi les données actuelles comptent davantage que l’expérience d’hier

Les marchés du fret évoluent en permanence. Une approche qui était correcte il y a un ou deux ans peut déjà être dépassée aujourd’hui. HDS cite explicitement ce principe comme l’un des fondements de sa méthodologie.

Les causes peuvent inclure :

• surcapacités
• contraintes de capacité
• fluctuations des coûts du carburant
• changements géopolitiques
• différences régionales
• évolution des marchés spot et contractuels

HDS décrit par exemple comment le fret maritime, aérien et routier peuvent évoluer simultanément de manière différente. C’est précisément pourquoi un taux moyen historique n’est pas une référence suffisante pour la situation actuelle.

De la méthodologie de conseil au logiciel

La méthodologie sous-jacente est claire : ne pas commencer par le budget total, mais par les transports individuels.

ShipCheck a été développé à partir de l’expertise en coûts logistiques et des méthodes de travail du HDS International Group. Le logiciel transpose ce principe dans une structure de données scalable. Les factures de transport, les données TMS et les autres informations de transport sont structurées et standardisées.

Dans le tableau de bord KPI, les coûts peuvent ensuite être analysés selon des dimensions telles que :

• transporteur
• mode de transport
• relation
• région
• expédition individuelle

ShipCheck permet un drill-down de la vue globale jusqu’au transport individuel. L’objectif n’est pas de remplacer la méthodologie HDS. Le logiciel rend durablement exploitable le même niveau de granularité sur de grands volumes de données.

Que permet concrètement l’analyse au niveau de l’expédition ?

Une analyse des coûts de fret au niveau de l’expédition aide les entreprises à répondre à des questions qu’une simple vue globale laisse ouvertes :

• Quelles relations tirent nos coûts vers le haut ?
• Quels transporteurs deviennent réellement plus chers ?
• Est-ce le fret de base qui augmente ou les frais annexes ?
• Quels types d’expédition génèrent des coûts particulièrement élevés ?
• Les évolutions viennent-elles du prix ou du volume ?
• Où les coûts évoluent-ils différemment de la tendance générale ?
• Quelle base de données avons-nous pour les négociations ?
• Où une analyse plus approfondie vaut-elle la peine ?

Un reporting mensuel devient ainsi une base pour les décisions opérationnelles et stratégiques.

L’analyse agrégée et l’analyse au niveau de l’expédition ne sont pas contradictoires

L’idée n’est pas que « les totaux sont inutiles ». Les totaux sont évidemment importants pour le reporting de management. La différence décisive est la direction de l’analyse.

Une bonne base de données permet les deux sens : expédition → relation → transporteur → portefeuille global et portefeuille global → transporteur → relation → expédition individuelle.

Le management peut ainsi continuer à travailler avec un petit nombre de KPI centraux. Si un chiffre ressort, l’équipe logistique peut ensuite comprendre ce qui se cache derrière. C’est le véritable avantage d’une base de données au niveau de l’expédition.

Conclusion : le total montre le résultat – les données au niveau de l’expédition expliquent la cause

Les coûts de fret agrégés répondent à une question importante : combien avons-nous payé ? Mais pour une gestion robuste des coûts, cela ne suffit pas.

Celui qui veut comprendre pourquoi les coûts de fret changent doit aller plus loin :

• Quelle relation ?
• Quel transporteur ?
• Quelle expédition ?
• Quel composant tarifaire ?
• Quelle surcharge ?

C’est précisément pourquoi HDS évalue fondamentalement les coûts logistiques au niveau de chaque expédition et prend également en compte les frais annexes de transport.

L’objectif n’est pas d’avoir plus de données pour le plaisir d’en avoir. L’objectif est d’obtenir une réponse plus simple à la question décisive : où apparaissent réellement nos coûts de fret – et pourquoi ?