Contrôler les frais annexes de transport

Lorsque l'on examine des tarifs de transport, le tarif de base attire généralement le premier regard.

Pourtant, il ne reflète qu'une partie de ce qu'une expédition coûte réellement.

Selon le tarif, les éléments suivants peuvent s'ajouter :

• surcharges diesel et carburant
• péages
• prestations supplémentaires
• surcharges saisonnières
• autres coûts annexes définis par le tarif

Ces postes peuvent être complexes. Ils reposent souvent sur des indices, des tableaux, des pourcentages, des classes de poids ou des accords individuels.

La question décisive n'est donc pas seulement : "Quel est notre tarif de base ?"

Mais aussi :

"Toutes les surcharges et prestations annexes ont-elles été calculées pour chaque expédition conformément au tarif convenu ?"

Ce contrôle précis peut être automatisé avec un logiciel spécialisé d'audit de factures de transport.

ShipCheck digitalise notamment les logiques de diesel et de péage ainsi que les prix des prestations annexes, puis peut calculer ce qu'une expédition aurait dû coûter selon le contrat.

Que sont les frais annexes de transport ?

Les frais annexes de transport sont des postes de coûts facturés en plus du fret de base proprement dit.

Selon le mode de transport et le contrat, ils peuvent par exemple inclure :

• surcharges diesel et carburant
• frais de péage
• prestations supplémentaires
• surcharges saisonnières
• frais administratifs
• autres postes dépendant du tarif

Ces coûts ne sont pas automatiquement problématiques.

De nombreuses surcharges sont prévues contractuellement et reflètent des composantes de coûts variables.

Pour l'audit de fret, ce n'est donc pas le fait qu'une surcharge existe qui est décisif.

Ce qui compte, c'est :

"Est-ce que c'est exactement la surcharge qui aurait dû s'appliquer à cette expédition selon le contrat qui a été calculée ?"

Pourquoi les frais annexes de transport sont plus difficiles à contrôler qu'un tarif de base

Un tarif de base peut être relativement simple dans sa structure.

Les surcharges impliquent souvent des dépendances supplémentaires.

Une surcharge carburant peut par exemple dépendre :

• de l'indice applicable
• de la valeur de référence convenue
• de la période utilisée
• du palier de surcharge atteint
• du pourcentage qui en découle
• de la date à partir de laquelle un nouveau tableau entre en vigueur

Un poste de péage peut suivre une logique de calcul différente.

Une prestation annexe ne peut être facturée que sous certaines conditions.

Il ne suffit donc pas de chercher sur la facture une ligne intitulée "Carburant" ou "Péage".

Le logiciel doit être capable de comprendre quelle règle tarifaire s'applique à l'expédition concrète.

Contrôler la surcharge carburant : quelles valeurs doivent correspondre ?

Les surcharges diesel ou carburant sont un exemple typique de frais annexes de transport variables.

Les points suivants peuvent être pertinents lors du contrôle :

• l'indice carburant utilisé
• la valeur de référence convenue
• la période de référence
• le palier de surcharge
• le pourcentage
• la période de validité
• l'application à l'expédition concrète

Une erreur peut déjà se produire si un seul de ces éléments est appliqué incorrectement.

Par exemple :

Le bon indice est utilisé, mais le mauvais mois.

Ou :

Le bon tableau est utilisé, mais un mauvais pourcentage.

Ou :

Après une modification tarifaire, un ancien tableau de surcharges reste actif.

Avec un petit nombre de factures, de tels cas peuvent être contrôlés manuellement.

Avec de nombreuses expéditions, cependant, un grand nombre de calculs individuels apparaissent.

Comment un logiciel peut contrôler automatiquement une surcharge carburant

Pour qu'un logiciel puisse contrôler une surcharge carburant, la logique convenue doit d'abord être disponible sous une forme lisible par machine.

ShipCheck convertit les informations tarifaires telles que les formules carburant en un modèle contractuel calculable.

Pour une expédition concrète, le processus simplifié suivant peut alors avoir lieu :

• La version tarifaire pertinente est déterminée.
• La règle carburant applicable à l'expédition est appliquée.
• La surcharge attendue selon le contrat est calculée.
• La valeur cible est comparée au montant facturé.
• Un écart est rendu visible.

On ne vérifie donc plus seulement :

"Y a-t-il une surcharge carburant sur la facture ?"

Mais plutôt :

"Cette surcharge carburant a-t-elle été calculée pour exactement cette expédition selon la logique convenue ?"

Péages et autres surcharges fonctionnent selon le même principe

Le même principe de base s'applique aux péages et aux autres frais annexes de transport.

Pour chaque type de coût, il doit être transparent :

• quelle règle a été convenue
• pour quels transports elle s'applique
• quel montant ou pourcentage doit être appliqué
• sur quelle période la règle est valable
• ce qui a été réellement facturé

Ce n'est que lorsque ces informations sont disponibles de manière structurée qu'un comparatif automatique entre coûts cibles et réels peut avoir lieu.

ShipCheck digitalise à cette fin notamment :

• les tarifs de base
• les matrices de poids et de zones
• les formules carburant
• les logiques de péage
• les prix des prestations annexes

et les convertit en un modèle tarifaire calculable.

Quelles erreurs un logiciel peut-il détecter dans les frais annexes de transport ?

Lors d'un contrôle automatisé, différents écarts peuvent devenir visibles.

ShipCheck identifie exactement ces types d'erreurs lors du contrôle des frais annexes de transport.

Pourquoi le contrôle au niveau des lignes de facture est important

Une facture peut se composer de nombreuses expéditions et postes de coûts.

Par conséquent, vérifier uniquement le montant total de la facture ne suffit pas.

Exemple :

Une facture contient 300 expéditions.

Pour 260 expéditions, la surcharge carburant a été calculée correctement.

Pour 40 expéditions, cependant, un mauvais palier de surcharge a été utilisé.

Le montant total de la facture ne révèle pas grand-chose à première vue.

Ce n'est qu'en vérifiant les lignes sous-jacentes que l'écart devient visible.

C'est pourquoi l'unité centrale de l'audit de fret n'est pas seulement la facture.

C'est l'expédition individuelle ou le poste de coûts.

Pourquoi les erreurs systématiques de surcharge sont particulièrement pertinentes

Les plus grandes erreurs individuelles ne sont pas toujours les plus intéressantes.

Un petit écart peut devenir économiquement pertinent s'il se répète très fréquemment.

Exemple :

Une surcharge sur une seule expédition dépasse la valeur cible de seulement quelques euros.

Cela peut être à peine perceptible.

Cependant, si la même logique de calcul est appliquée à des centaines ou des milliers d'expéditions, un problème systématique apparaît.

C'est pourquoi ShipCheck distingue les écarts individuels des écarts systématiques et les catégorise selon leur impact financier.

Ainsi, une équipe logistique peut non seulement voir :

"Où se trouvent les écarts ?"

Mais aussi :

"Quels écarts se répètent et lesquels sont particulièrement pertinents financièrement ?"

Pourquoi les échantillons peuvent poser problème pour les frais annexes de transport

L'audit de fret manuel se résume souvent à des échantillons lorsque les volumes de factures sont élevés.

Cela est compréhensible.

Une seule personne ne peut pas contrôler chaque ligne de surcharge carburant, de péage ou de prestation annexe parmi des milliers d'expéditions contre des règles tarifaires complexes.

Cependant, l'échantillonnage crée un problème fondamental :

Une erreur systématique ne doit pas nécessairement apparaître sur la facture qui est contrôlée par hasard.

Les petits écarts récurrents peuvent ainsi rester longtemps non détectés.

L'avantage de l'audit automatisé n'est donc pas seulement la vitesse.

Il réside dans l'application cohérente de la même logique de contrôle à toutes les expéditions pertinentes.

La digitalisation des tarifs est un prérequis pour le contrôle automatisé des surcharges

Un logiciel ne peut contrôler de manière fiable les frais annexes de transport que s'il peut calculer les accords sous-jacents.

Un PDF contenant un tarif de transport ne suffit pas automatiquement.

Par exemple, une règle carburant doit clairement indiquer :

• quel indice est utilisé
• comment la valeur de référence est définie
• quels seuils ou paliers s'appliquent
• comment un pourcentage en découle
• pour quelle période la règle est valable

ShipCheck structure ces informations tarifaires et les transforme en un modèle tarifaire calculable.

Ce n'est qu'ensuite que le logiciel peut calculer les coûts cibles de l'expédition et les comparer à la facture.

Ainsi, la digitalisation des tarifs n'est pas une fonction secondaire.

Elle est la base de l'audit automatisé du fret.

Pourquoi les versions de tarifs sont particulièrement importantes pour les surcharges

Les surcharges variables évoluent.

Les systèmes tarifaires peuvent également être mis à jour.

Cela soulève une autre question importante :

Quelle règle s'appliquait au moment de l'expédition concernée ?

Si un nouveau tableau de surcharges s'applique à partir de janvier, les transports de décembre ne doivent pas être automatiquement évalués avec ce nouveau tableau.

Inversement, une ancienne règle ne doit pas continuer à s'appliquer aux nouvelles expéditions.

Pour un audit fiable, il doit donc être transparent quelle version tarifaire ou quelle logique de surcharge était valable pour quelle période.

Cette attribution temporelle est un élément essentiel du modèle d'audit, en particulier pour les surcharges qui évoluent continuellement.

Analyser et contrôler les frais annexes de transport, ce n'est pas la même chose

Pour les frais annexes de transport, il existe deux questions distinctes.

Analyse

Comment nos surcharges évoluent-elles ?

Par exemple :

• part des surcharges
• surcharges carburant par expédition
• surcharges par transporteur
• surcharges par relation
• évolution dans le temps

Contrôle

Ces surcharges ont-elles été calculées conformément au tarif convenu ?

Pour cela, un comparatif entre coûts cibles et réels avec les règles tarifaires enregistrées est nécessaire.

ShipCheck combine les deux perspectives :

Les données de transport structurées peuvent servir aux analyses de KPI et de coûts, tandis que l'audit de fret compare en plus les postes facturés aux conditions convenues.

Quels indicateurs ont du sens pour les frais annexes de transport ?

En plus de l'audit des factures proprement dit, il est utile de garder visible l'évolution des coûts annexes.

Les indicateurs pertinents peuvent par exemple être :

• frais annexes de transport par expédition
• part des coûts annexes dans les coûts de transport totaux
• surcharge carburant par expédition
• surcharges par transporteur
• surcharges par relation
• évolution des différents types de surcharges dans le temps
• nombre d'écarts détectés
• valeur financière des écarts détectés

Il est ainsi possible de distinguer, par exemple :

Nos frais annexes de transport augmentent-ils en général ?

ou :

La variation se concentre-t-elle sur certains transporteurs ou certaines relations ?

La base de données au niveau de l'expédition permet exactement cette différenciation.

De l'anomalie à l'expédition concrète

Un tableau de bord peut par exemple montrer que la part des surcharges augmente pour un transporteur.

"C'est d'abord un simple signal."

Cela devient intéressant lorsque cette évolution peut être décomposée davantage :

Surcharges totales → Transporteur → Relation → Expédition → Poste de coûts

L'équipe logistique peut ainsi identifier quels transports concrets se cachent derrière cette évolution.

Lorsqu'un écart est détecté lors de l'audit de fret, il est possible de vérifier en plus quel montant aurait dû s'appliquer selon le tarif et ce qui a été réellement facturé.

Cela relie l'analyse des coûts et l'audit des factures sur la même base de données granulaire.

Pourquoi les frais annexes de transport devraient être contrôlés en continu

Les frais annexes de transport évoluent souvent moins visiblement qu'une forte augmentation du tarif de base.

Les changements individuels du diesel, des péages ou des prestations annexes peuvent se produire progressivement.

Il est donc utile de ne pas considérer ces postes uniquement lors d'une analyse de coûts ponctuelle.

Leur évolution devrait rester visible en continu.

L'expérience HDS derrière ShipCheck est précisément orientée dans ce sens : les surcharges et les coûts annexes devraient être contrôlés régulièrement au niveau de l'expédition.

Le logiciel rend cette approche plus évolutive, car les nouvelles données de transport n'ont pas besoin d'être intégrées à chaque fois dans une nouvelle analyse manuelle.

Ce qu'un logiciel ne répond pas sur les frais annexes de transport

Une limite importante doit néanmoins rester claire.

L'audit des factures de transport répond à la question :

"Ce qui a été convenu contractuellement a-t-il été calculé ?"

Il ne répond pas automatiquement à :

"La formule de surcharge convenue est-elle économiquement la meilleure condition possible ?"

Une facture peut donc être tarifairement correcte même si l'accord sous-jacent est économiquement défavorable.

Ce n'est pas une faiblesse de l'audit des factures, mais une question différente.

Pour ShipCheck, la tâche pertinente est donc claire :

vérifier systématiquement l'application correcte des tarifs et des logiques de surcharge convenus.

Comment ShipCheck contrôle les frais annexes de transport

Le processus peut se résumer comme suit :

1. Les règles tarifaires sont digitalisées

Les tarifs de base, les matrices de poids et de zones, les formules carburant, les logiques de péage et les prix des prestations annexes sont convertis en règles calculables.

2. Les données de facturation et d'expédition sont structurées

Ainsi, le poste de coûts concerné peut être attribué à une expédition concrète.

3. Les coûts cibles sont calculés

Le logiciel détermine, sur la base des conditions enregistrées, quels coûts auraient dû être générés pour l'expédition.

4. Cible et réel sont comparés

Les coûts facturés sont comparés aux coûts contractuels calculés.

5. Les écarts sont catégorisés

Les erreurs peuvent être rendues visibles par type, répétition et impact financier.

Ainsi, le contrôle manuel de surcharges individuelles devient un audit systématique sur de grands volumes d'expéditions.

Conclusion : les frais annexes de transport doivent non seulement être visibles, mais aussi contrôlables

Le tarif de base n'est qu'une composante des coûts de transport réels.

Le diesel, les péages et autres prestations annexes peuvent représenter une part substantielle des coûts d'une expédition.

Pour un contrôle fiable, il ne suffit donc pas de connaître le montant total des surcharges.

Ce qui compte, c'est :

Quelle règle de surcharge s'appliquait à l'expédition concrète ?

Qu'aurait-il fallu calculer selon le tarif ?

Qu'a-t-on facturé réellement ?

Un écart se répète-t-il de manière systématique ?

Ces questions précises peuvent être automatisées avec un logiciel spécialisé d'audit de factures de transport.

ShipCheck rend les règles tarifaires sous-jacentes calculables, contrôle les postes de coûts par rapport aux conditions convenues et rend visibles les écarts ainsi que l'évolution des frais annexes de transport.