Frachtnebenkosten prüfen

Bei Frachttarifen fällt der Blick häufig zuerst auf die Basisrate.

Doch sie zeigt nur einen Teil dessen, was eine Sendung tatsächlich kostet.

Je nach Tarif kommen beispielsweise hinzu:

• Diesel- und Kraftstoffzuschläge
• Maut
• Zusatzleistungen
• saisonale Zuschläge
• weitere tariflich definierte Nebenkosten

Gerade diese Positionen können kompliziert sein. Sie basieren häufig auf Indizes, Tabellen, Prozentsätzen, Gewichtsklassen oder individuellen Vereinbarungen.

Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht nur: „Was ist unsere Basisrate?“

Sondern:

„Wurden bei jeder einzelnen Sendung auch alle Zuschläge und Nebenleistungen entsprechend dem vereinbarten Tarif berechnet?“

Genau diese Prüfung lässt sich mit spezialisierter Frachtrechnungsprüfung Software automatisieren.

ShipCheck digitalisiert unter anderem Diesel- und Mautlogiken sowie Preise für Nebenleistungen und kann anschließend berechnen, welche Kosten laut Vertrag für eine Sendung hätten entstehen sollen.

Was sind Frachtnebenkosten?

Frachtnebenkosten sind Kostenpositionen, die zusätzlich zur eigentlichen Grundfracht berechnet werden.

Je nach Transportart und Vertrag können dazu beispielsweise gehören:

• Diesel- und Kraftstoffzuschläge
• Mautkosten
• Zusatzleistungen
• saisonale Zuschläge
• administrative Gebühren
• weitere tarifabhängige Positionen

Solche Kosten sind nicht automatisch problematisch.

Viele Zuschläge sind vertraglich vorgesehen und bilden variable Kostenbestandteile ab.

Für die Frachtprüfung ist deshalb nicht entscheidend, ob ein Zuschlag existiert.

Entscheidend ist:

Wurde genau der Zuschlag berechnet, der für diese Sendung laut Vertrag gelten sollte?

Warum Frachtnebenkosten schwieriger zu prüfen sind als eine Basisrate

Eine Basisrate kann vergleichsweise einfach aufgebaut sein.

Bei Zuschlägen kommen häufig zusätzliche Abhängigkeiten hinzu.

Ein Dieselzuschlag kann beispielsweise davon abhängen:

• welcher Index gilt
• welcher Referenzwert vereinbart wurde
• welcher Zeitraum verwendet wird
• welche Zuschlagsstufe erreicht wird
• welcher Prozentsatz daraus folgt
• ab wann eine neue Tabelle gilt

Eine Mautposition kann wiederum einer anderen Berechnungslogik folgen.

Eine Nebenleistung kann nur unter bestimmten Voraussetzungen berechnet werden.

Damit reicht es nicht, auf der Rechnung lediglich nach einer Position namens „Diesel“ oder „Maut“ zu suchen.

Die Software muss verstehen können, welche tarifliche Regel für die konkrete Sendung gilt.

Dieselzuschlag prüfen: Welche Werte müssen übereinstimmen?

Diesel- beziehungsweise Kraftstoffzuschläge sind ein typisches Beispiel für variable Frachtnebenkosten.

Bei der Prüfung können unter anderem folgende Punkte relevant sein:

• verwendeter Kraftstoffindex
• vereinbarter Referenzwert
• Bezugszeitraum
• Zuschlagsstufe
• Prozentsatz
• Gültigkeitszeitraum
• Anwendung auf die konkrete Sendung

Ein Fehler kann bereits entstehen, wenn nur einer dieser Bestandteile falsch angewendet wird.

Beispielsweise:

Der richtige Index wird verwendet, aber der falsche Monat.

Oder:

Die richtige Tabelle wird verwendet, aber ein falscher Prozentsatz.

Oder:

Nach einer Tarifänderung bleibt eine alte Zuschlagstabelle aktiv.

Bei wenigen Rechnungen können solche Fälle manuell geprüft werden.

Bei vielen Sendungen entsteht jedoch eine große Zahl einzelner Berechnungen.

Wie Software einen Dieselzuschlag automatisch prüfen kann

Damit Software einen Dieselzuschlag kontrollieren kann, muss die vereinbarte Logik zunächst maschinenlesbar vorliegen.

ShipCheck überführt Tarifinformationen wie Dieselformeln in ein berechenbares Vertragsmodell.

Anschließend kann für eine konkrete Sendung vereinfacht folgender Prozess stattfinden:

• Die relevante Tarifversion wird bestimmt.
• Die für die Sendung geltende Dieselregel wird angewendet.
• Der vertraglich erwartete Zuschlag wird berechnet.
• Der Sollwert wird mit dem fakturierten Betrag verglichen.
• Eine Abweichung wird sichtbar gemacht.

Damit wird nicht mehr nur geprüft:

„Steht ein Dieselzuschlag auf der Rechnung?“

Sondern:

„Ist dieser Dieselzuschlag für genau diese Sendung entsprechend der vereinbarten Logik berechnet worden?“

Maut und andere Zuschläge funktionieren nach demselben Prinzip

Dasselbe Grundprinzip gilt für Maut und weitere Frachtnebenkosten.

Für jede Kostenart muss nachvollziehbar sein:

• welche Regel vereinbart wurde
• für welche Transporte sie gilt
• welcher Betrag oder Prozentsatz anzuwenden ist
• in welchem Zeitraum die Regel gültig ist
• was tatsächlich fakturiert wurde

Erst wenn diese Informationen strukturiert vorliegen, kann ein automatischer Soll-Ist-Vergleich stattfinden.

ShipCheck digitalisiert dafür unter anderem:

• Grundtarife
• Gewichts- und Zonenmatrizen
• Dieselformeln
• Mautlogiken
• Preise von Nebenleistungen

und überführt sie in ein berechenbares Tarifmodell.

Welche Fehler kann Software bei Frachtnebenkosten erkennen?

Bei der automatisierten Prüfung können unterschiedliche Abweichungen sichtbar werden.

Genau solche Fehlerarten nennt ShipCheck bei der Prüfung von Frachtnebenkosten.

Warum die Prüfung auf Positionsebene wichtig ist

Eine Rechnung kann aus zahlreichen Sendungen und Kostenpositionen bestehen.

Eine reine Prüfung des Rechnungsendbetrags reicht deshalb nicht aus.

Beispiel:

Eine Rechnung enthält 300 Sendungen.

Bei 260 Sendungen wurde der Dieselzuschlag korrekt berechnet.

Bei 40 Sendungen wurde jedoch eine falsche Zuschlagsstufe verwendet.

Der Gesamtbetrag der Rechnung sagt zunächst wenig darüber aus.

Erst die Prüfung der zugrunde liegenden Positionen macht die Abweichung sichtbar.

Genau deshalb ist die zentrale Einheit der Frachtprüfung nicht nur die Rechnung.

Es ist die einzelne Sendung beziehungsweise Kostenposition.

Warum systematische Zuschlagsfehler besonders relevant sind

Besonders interessant sind nicht immer die größten Einzelfehler.

Eine kleine Abweichung kann wirtschaftlich relevanter werden, wenn sie sich sehr häufig wiederholt.

Beispiel:

Ein Zuschlag liegt bei einer einzelnen Sendung nur wenige Euro über dem Sollwert.

Das fällt möglicherweise kaum auf.

Wird dieselbe Berechnungslogik jedoch bei Hunderten oder Tausenden Sendungen angewendet, entsteht ein systematisches Problem.

Deshalb unterscheidet ShipCheck zwischen einzelnen und systematischen Abweichungen und kategorisiert diese auch nach ihrem finanziellen Impact.

Welche Fehlerarten dabei typischerweise auftreten, beschreibt Systematische Fehler in Speditionsrechnungen.

Damit kann ein Logistikteam nicht nur sehen:

„Wo gibt es Abweichungen?“

Sondern auch:

„Welche Abweichungen wiederholen sich und welche davon sind finanziell besonders relevant?“

Warum Stichproben bei Frachtnebenkosten problematisch sein können

Manuelle Frachtprüfung läuft bei hohen Rechnungsvolumina häufig auf Stichproben hinaus.

Das ist nachvollziehbar.

Eine Person kann nicht jede einzelne Diesel-, Maut- oder Nebenleistungsposition aus Tausenden Sendungen gegen komplexe Tarifregeln kontrollieren.

Bei Stichproben entsteht jedoch ein grundsätzliches Problem:

Ein systematischer Fehler muss nicht bei der Rechnung auftreten, die zufällig geprüft wird.

Gerade kleine wiederkehrende Abweichungen können dadurch lange unentdeckt bleiben.

Der Vorteil automatisierter Prüfung liegt deshalb nicht nur in Geschwindigkeit.

Er liegt darin, die gleiche Prüflogik konsequent auf alle relevanten Sendungen anzuwenden.

Tarifdigitalisierung ist die Voraussetzung für automatische Zuschlagsprüfung

Software kann Frachtnebenkosten nur zuverlässig prüfen, wenn sie die zugrunde liegenden Vereinbarungen berechnen kann.

Ein PDF mit einem Frachttarif reicht dafür nicht automatisch aus.

Beispielsweise muss aus einer Dieselregel klar hervorgehen:

• welcher Index verwendet wird
• wie der Referenzwert definiert ist
• welche Schwellen beziehungsweise Stufen gelten
• wie daraus ein Prozentsatz entsteht
• für welchen Zeitraum die Regel gilt

ShipCheck strukturiert solche Tarifinformationen und macht daraus ein berechenbares Tarifmodell.

Mehr dazu im Beitrag Frachttarife digitalisieren.

Erst danach kann die Software die Sollkosten der Sendung berechnen und mit der Rechnung vergleichen.

Damit ist die Tarifdigitalisierung keine Nebenfunktion.

Sie ist die Grundlage der automatisierten Frachtprüfung.

Warum Tarifversionen bei Zuschlägen besonders wichtig sind

Variable Zuschläge verändern sich.

Auch Tarifwerke können aktualisiert werden.

Damit entsteht eine weitere wichtige Frage:

Welche Regel galt zum Zeitpunkt der jeweiligen Sendung?

Wenn ab Januar eine neue Zuschlagstabelle gilt, dürfen Transporte aus Dezember nicht automatisch mit dieser neuen Tabelle bewertet werden.

Umgekehrt darf eine alte Regel nicht weiter auf neue Sendungen angewendet werden.

Für eine belastbare Prüfung muss deshalb nachvollziehbar sein, welche Tarifversion beziehungsweise Zuschlagslogik für welchen Zeitraum gültig ist.

Gerade bei laufend veränderten Zuschlägen ist diese zeitliche Zuordnung ein wesentlicher Bestandteil des Prüfmodells.

Frachtnebenkosten analysieren und Frachtnebenkosten prüfen sind nicht dasselbe

Bei Frachtnebenkosten gibt es zwei unterschiedliche Fragen.

Analyse

Wie entwickeln sich unsere Zuschläge?

Beispielsweise:

• Zuschlagsanteil
• Dieselzuschläge pro Sendung
• Zuschläge nach Spediteur
• Zuschläge nach Relation
• Entwicklung über Zeit

Prüfung

Wurden diese Zuschläge entsprechend dem vereinbarten Tarif berechnet?

Dafür ist der Soll-Ist-Vergleich mit den hinterlegten Tarifregeln notwendig.

ShipCheck verbindet beide Perspektiven:

Die strukturierten Transportdaten können für KPI- und Kostenanalysen verwendet werden, während die Frachtenprüfung zusätzlich die fakturierten Positionen gegen die vereinbarten Konditionen vergleicht.

Welche Kennzahlen bei Frachtnebenkosten sinnvoll sind

Neben der eigentlichen Rechnungsprüfung ist es sinnvoll, die Entwicklung der Nebenkosten sichtbar zu halten.

Relevante Kennzahlen können beispielsweise sein:

• Frachtnebenkosten pro Sendung
• Anteil der Nebenkosten an den gesamten Frachtkosten
• Dieselzuschlag pro Sendung
• Zuschläge nach Spediteur
• Zuschläge nach Relation
• Entwicklung einzelner Zuschlagsarten über Zeit
• Anzahl erkannter Abweichungen
• finanzieller Wert erkannter Abweichungen

Dadurch lässt sich beispielsweise unterscheiden:

Steigen unsere Frachtnebenkosten allgemein?

oder:

Konzentriert sich die Veränderung auf bestimmte Spediteure oder Relationen?

Die sendungsgenaue Datenbasis ermöglicht genau diese Differenzierung.

Wie sich die Entwicklung der Zuschläge dauerhaft im Reporting sichtbar halten lässt, zeigt Frachtkosten-Reporting Software.

Von der Auffälligkeit zur konkreten Sendung

Ein Dashboard kann beispielsweise zeigen, dass der Zuschlagsanteil bei einem Spediteur steigt.

Das ist zunächst nur ein Signal.

Interessant wird es, wenn sich diese Entwicklung weiter aufschlüsseln lässt:

Zuschläge gesamt → Spediteur → Relation → Sendung → Kostenposition

Dadurch kann das Logistikteam untersuchen, welche konkreten Transporte hinter der Veränderung stehen.

Bei einer Abweichung in der Frachtprüfung kann zusätzlich geprüft werden, welcher Betrag laut Tarif hätte entstehen sollen und was tatsächlich fakturiert wurde.

Das verbindet Kostenanalyse und Rechnungsprüfung auf derselben granularen Datenbasis.

Warum Frachtnebenkosten kontinuierlich kontrolliert werden sollten

Frachtnebenkosten verändern sich häufig weniger auffällig als eine große Erhöhung der Basisrate.

Einzelne Veränderungen bei Diesel, Maut oder Nebenleistungen können sich schrittweise entwickeln.

Deshalb ist es sinnvoll, diese Positionen nicht nur bei einer einmaligen Kostenanalyse zu betrachten.

Die Entwicklung sollte kontinuierlich sichtbar bleiben.

Die HDS-Erfahrung hinter ShipCheck ist genau darauf ausgerichtet: Zuschläge und Nebenkosten sollten auf Sendungsebene regelmäßig kontrolliert werden.

Software macht diesen Ansatz skalierbarer, weil neue Transportdaten nicht jedes Mal in einer neuen manuellen Analyse aufgebaut werden müssen.

Was Software bei Frachtnebenkosten nicht beantwortet

Eine wichtige Grenze sollte trotzdem klar bleiben.

Eine Frachtrechnungsprüfung beantwortet:

„Wurde das berechnet, was vertraglich vereinbart wurde?“

Sie beantwortet nicht automatisch:

„Ist die vereinbarte Zuschlagsformel wirtschaftlich die beste mögliche Kondition?“

Eine Rechnung kann also tariflich korrekt sein, obwohl die zugrunde liegende Vereinbarung aus wirtschaftlicher Sicht ungünstig ist.

Das ist keine Schwäche der Rechnungsprüfung, sondern eine andere Fragestellung.

Für ShipCheck ist die relevante Aufgabe deshalb klar:

die korrekte Anwendung der vereinbarten Tarife und Zuschlagslogiken systematisch zu prüfen.

Wie ShipCheck Frachtnebenkosten prüft

Der Prozess lässt sich vereinfacht so darstellen:

1. Tarifregeln werden digitalisiert

Grundtarife, Gewichts- und Zonenmatrizen, Dieselformeln, Mautlogiken und Nebenleistungspreise werden in berechenbare Regeln überführt.

2. Rechnungs- und Sendungsdaten werden strukturiert

Damit kann die jeweilige Kostenposition einer konkreten Sendung zugeordnet werden.

3. Sollkosten werden berechnet

Die Software bestimmt anhand der hinterlegten Konditionen, welche Kosten für die Sendung hätten entstehen sollen.

4. Soll und Ist werden verglichen

Die fakturierten Kosten werden mit den berechneten Vertragskosten verglichen.

5. Abweichungen werden kategorisiert

Fehler können nach Art, Wiederholung und finanziellem Impact sichtbar gemacht werden.

Damit wird aus der manuellen Kontrolle einzelner Zuschläge eine systematische Prüfung über große Sendungsmengen.

Fazit: Frachtnebenkosten sollten nicht nur sichtbar, sondern prüfbar sein

Die Basisrate ist nur ein Bestandteil der tatsächlichen Frachtkosten.

Diesel, Maut und weitere Nebenleistungen können einen wesentlichen Teil der Kosten einer Sendung ausmachen.

Für eine belastbare Kontrolle reicht es deshalb nicht, lediglich den gesamten Zuschlagsbetrag zu kennen.

Entscheidend ist:

Welche Zuschlagsregel galt für die konkrete Sendung?

Was hätte laut Tarif berechnet werden sollen?

Was wurde tatsächlich fakturiert?

Wiederholt sich eine Abweichung systematisch?

Genau diese Fragen lassen sich mit spezialisierter Frachtrechnungsprüfung Software automatisieren.

ShipCheck macht die zugrunde liegenden Tarifregeln berechenbar, prüft Kostenpositionen gegen die vereinbarten Konditionen und macht Abweichungen sowie die Entwicklung der Frachtnebenkosten sichtbar.