Software di audit fatture trasporto
Verifica automatica delle fatture di trasporto rispetto alle vostre condizioni tariffarie — voce per voce.
Contratti complessi con tabelle tariffarie, formule di supplementi e sistemi di zone rendono la verifica manuale delle fatture di trasporto praticamente impossibile.
ShipCheck sostituisce i controlli a campione con un software di audit fatture di trasporto automatizzato e completo — ogni pagamento in eccesso viene rilevato e può essere reclamato.
Una piattaforma di audit per i decisori logistici
Come funziona il motore di audit di ShipCheck
Digitalizzazione dei contratti
Riconoscimento delle tariffe assistito da IA
Caricate contratti di trasporto, allegati e matrici tariffarie. L'IA di ShipCheck riconosce tariffe base, matrici peso/zona, formule diesel, logica pedaggi e prezzi dei servizi accessori, e li converte in un modello contrattuale leggibile dalla macchina. Viene inoltre effettuata una verifica manuale entro 24 ore per prevenire qualsiasi errata interpretazione della tariffa.
Riconciliazione delle fatture
Copertura al 100% delle fatture
Ogni voce di fattura viene confrontata con la tariffa digitalizzata. Il motore calcola quanto dovrebbe costare ogni spedizione – inclusi tutti i supplementi dinamici – e confronta con l'importo fatturato.
Recupero degli scostamenti
Trasformare le analisi in risparmi
Gli scostamenti vengono categorizzati per tipo e impatto finanziario. Esportate gli importi reclamabili, monitorate il potenziale di recupero e utilizzate report basati sui dati per le discussioni con i trasportatori.
Queste aziende si affidano a HDS e ShipCheck
Come funziona
Caricare i contratti
Caricate contratti di trasporto, allegati, tabelle di supplementi e matrici tariffarie – in formato PDF o Excel.
L'IA di ShipCheck riconosce la logica tariffaria, i prezzi scaglionati, le formule diesel e le clausole speciali. Le tariffe vengono digitalizzate e rese calcolabili tenendo conto di tutti i parametri.
Caricare le fatture
Caricate le fatture dei trasportatori, note di credito o export EDI.
Il sistema estrae i dati di spedizione, identifica le voci di fattura e normalizza tutto in un database centrale.
Verifica integrale automatica
Ogni voce di fattura viene automaticamente verificata rispetto alle vostre condizioni tariffarie.
Il motore identifica il trasportatore, la tratta, il peso, il livello di servizio e le prestazioni aggiuntive – e poi calcola quanto avrebbe dovuto costare ogni spedizione.
Verificare & Recuperare
Consultate il volume totale dei pagamenti in eccesso, i trasportatori interessati e gli importi reclamabili in un dashboard.
Filtrate per periodo, tratta, modalità di trasporto o divisione. Esportate i report degli scostamenti e ottenete se necessario il supporto di esperti consulenti HDS per il reclamo degli importi.
L'audit trasporti in azione
In soli due minuti scoprite come ShipCheck trasforma la verifica delle fatture in un controllo dei costi misurabile.
Niente più controlli a campione. Scoprite come funziona la verifica automatizzata.
ShipCheck identifica sistematicamente ogni errore di fatturazione.
Cosa viene esattamente rilevato?
Errori di nolo base
Rileva calcoli tariffari errati, applicazioni tariffarie scorrette e spese base mal calcolate.
Supplementi carburante
Individua indici diesel/carburante applicati in modo errato, tabelle di supplementi obsolete e percentuali incorrette.
Peso & Zona
Identifica fasce di peso errate, zone classificate in modo scorretto e scostamenti di peso volumetrico.
Servizi accessori
Segnala spese non concordate, supplementi non autorizzati e prestazioni mai richieste.
Sconti mancanti
Trova sconti concordati in tariffa, sconti volume e riduzioni non applicate.
Fatturazione doppia
Trova fatture doppie, spedizioni fatturate due volte e voci ripetute.
Violazioni tariffarie
Individua violazioni delle condizioni concordate, scostamenti di SLA, modifiche tariffarie non autorizzate e tassi di cambio errati, ecc.
dei pagamenti in eccesso rilevati sono sistematici – non casi isolati.
Verifica automatizzata delle fatture vs. prezzi forfettari
I prezzi forfettari sono semplici e veloci da verificare con l'ausilio di tutti i comuni sistemi ERP. Ma: i prezzi forfettari includono di norma un considerevole margine di rischio del trasportatore e sono quindi notevolmente più costosi dei prezzi che riproducono il più fedelmente possibile le realtà dei trasporti attraverso tabelle tariffarie complesse.
Chi non può o non vuole permettersi prezzi forfettari ha bisogno di una possibilità di controllo della fatturazione:
Questi contratti di trasporto contengono migliaia di variabili – tabelle tariffarie, sistemi di zone, supplementi diesel, servizi accessori. Le fatture contengono spesso migliaia di voci. Le verifiche manuali non possono quindi essere eseguite in modo esaustivo. Il risultato: i pagamenti in eccesso sistematici rimangono inosservati.
I contratti complessi rendono impossibile la verifica manuale.
Le matrici tariffarie, i prezzi scaglionati, le formule diesel e i sistemi di zone generano migliaia di percorsi di calcolo che gli esseri umani non possono verificare su larga scala.
ShipCheck digitalizza ogni elemento tariffario e valida automaticamente – con copertura al 100% delle fatture.
I controlli a campione rilevano solo una frazione degli errori.
I controlli tradizionali riguardano l'1–5% delle fatture. I pagamenti in eccesso sistematici su supplementi, fasce di peso, servizi accessori o doppie fatturazioni rimangono non rilevati.
ShipCheck valida ogni singola voce di fattura – nessun campionamento, nessuna lacuna, nessun punto cieco.
Nessun formato standardizzato tra i trasportatori.
Ogni trasportatore fattura in modo diverso – strutture, denominazioni e categorie di supplementi diverse rendono i confronti praticamente impossibili.
ShipCheck normalizza tutti i formati dei trasportatori in una struttura uniforme per una validazione automatizzata e coerente – e comparabilità.
I pagamenti in eccesso sono invisibili finché qualcuno non verifica.
Senza monitoraggio automatizzato, gli errori di fatturazione si accumulano silenziosamente. Quando vengono scoperti, i termini di reclamo potrebbero essere scaduti.
ShipCheck rileva automaticamente gli scostamenti – per un reclamo immediato e un controllo continuo dei costi.
Dal nostro blog
Approfondimenti sul controllo delle fatture di trasporto.
Controllo dei costi di trasporto: perché una verifica una tantum delle fatture non basta
Un audit verifica un archivio di fatture esistente. Il controllo continuo dei costi di trasporto verifica costantemente se le nuove fatture rispettano le condizioni concordate.
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Controllo delle fatture di trasporto con Excel vs. software: quando Excel raggiunge i suoi limiti
Dal reattivo al sistematico
ShipCheck trasforma la gestione dei costi di trasporto dal controllo manuale a campione alla verifica automatizzata integrale
Il vecchio metodo
Controlli a campione manuali
- Controllo a campione dell'1–5% delle fatture
- Confronti tariffari tramite foglio di calcolo
- Errori scoperti mesi dopo il pagamento
- Nessuna registrazione sistematica degli schemi di fatturazione dei trasportatori
Realtà
La maggior parte dei pagamenti in eccesso rimane non rilevata – e i trasportatori lo sanno.
Il metodo ShipCheck
Verifica integrale automatizzata
- 100% delle fatture validate automaticamente
- Verifica a livello di voce
- Contratti digitalizzati da IA come unica fonte di verità
- Scostamenti segnalati in tempo reale con impatto finanziario
- Il monitoraggio continuo trasforma l'audit in controllo dei costi
Risultato
La verifica delle fatture diventa un processo di controllo finanziario misurabile e continuativo.