Errori nelle fatture di trasporto

Una fattura di trasporto può sembrare plausibile dal punto di vista aritmetico e comunque discostarsi dalle condizioni concordate.

Il motivo: le tariffe di trasporto spesso non consistono in un unico prezzo. Matrici tariffarie, zone, fasce di peso, regole sul carburante, prestazioni accessorie, sconti e accordi speciali agiscono insieme sui costi di una spedizione.

Proprio per questo, la domanda "L'importo della fattura è più o meno corretto?" non basta. Per un solido audit delle fatture di trasporto occorre verificare se le singole posizioni di fattura corrispondono alla logica tariffaria registrata.

A questo scopo ShipCheck confronta ogni posizione di fattura con le tariffe e le condizioni concordate. Le deviazioni vengono rilevate e categorizzate.

La pagina di audit di ShipCheck indica diverse tipologie concrete di errore: errori sulla tariffa base, supplementi carburante errati, errori su peso e zona, prestazioni accessorie, sconti mancanti, doppie fatturazioni e altre violazioni tariffarie.

Perché gli errori nelle fatture di trasporto non sono sempre evidenti

Con una semplice tariffa forfettaria, una fattura si può controllare in modo relativamente semplice.

I contratti di trasporto complessi funzionano diversamente. Possono combinare matrici tariffarie, prezzi a scaglioni, formule per il carburante, sistemi di zone e prestazioni accessorie. Ne derivano molti percorsi di calcolo diversi.

Una spedizione concreta può dipendere ad esempio da:

Spedizioniere × relazione × peso × servizio × fascia tariffaria × supplemento × prestazione accessoria.

Basta una variabile applicata in modo errato per modificare il prezzo dovuto.

Per questo ShipCheck non verifica solo l'importo complessivo della fattura. Il software digitalizza la logica tariffaria e confronta le singole posizioni di fattura con il prezzo che risulta per quella specifica spedizione dalle condizioni concordate.

Il confronto rilevante è quindi:

Cosa è stato fatturato? contro Cosa avrebbe dovuto costare questa specifica spedizione secondo il contratto?

Le 7 tipologie tipiche di errore nelle fatture di trasporto

Queste categorie corrispondono in gran parte alle tipologie di errore descritte da ShipCheck sulla sua pagina di audit.

1. Tariffa base errata

La tariffa base è il fondamento di molte fatturazioni di trasporto.

Un errore può nascere ad esempio quando viene applicata una fascia tariffaria errata o una tariffa base sbagliata.

ShipCheck descrive questa categoria come errori sulla tariffa base e verifica calcoli tariffari errati, applicazioni tariffarie scorrette e tariffe base calcolate in modo sbagliato.

Il problema è che la fattura, ciò nonostante, può apparire inizialmente plausibile.

Un prezzo di 485 € non appare automaticamente errato. Solo conoscendo la logica tariffaria valida per quella precisa spedizione si può valutare se, ad esempio, sarebbero dovuti essere fatturati 485 € o 442 €.

Per il controllo il software necessita quindi sia dei dati di fattura sia della tariffa registrata. Quali informazioni siano concretamente necessarie lo mostra l'articolo Quali dati serve un software per i costi di trasporto?

2. Supplementi carburante errati

I supplementi carburante sono particolarmente rilevanti perché possono variare in modo dinamico.

La logica concordata può fare riferimento ad esempio a un determinato indice, a una tabella di supplemento o a una percentuale.

ShipCheck indica come errori concreti: indici carburante applicati in modo errato, tabelle di supplemento obsolete e percentuali sbagliate.

Sul carburante esistono quindi due domande diverse.

La prima è: Il supplemento carburante è previsto in linea di principio dal contratto?

La seconda è: È stato effettivamente calcolato in modo corretto secondo la formula concordata?

Proprio la seconda domanda è decisiva per l'audit automatizzato delle fatture di trasporto.

Un supplemento può essere del tutto legittimo e comunque essere stato calcolato in modo errato.

3. Fascia di peso o zona errata

Molte tariffe di trasporto dipendono direttamente da peso e zona, ovvero dalla relazione.

Se una spedizione viene assegnata alla fascia di peso sbagliata o viene utilizzata una zona errata, ne può derivare una tariffa diversa.

ShipCheck indica esplicitamente: fasce di peso errate, zone classificate in modo sbagliato e deviazioni sul peso dimensionale.

Ciò rende evidente perché l'audit delle fatture di trasporto debba avvenire a livello di singola spedizione.

La fattura può essere verificata correttamente rispetto alla tariffa solo se, ad esempio, si conoscono il peso, il percorso e la fascia tariffaria validi per quella specifica spedizione.

Nell'audit automatico completo ShipCheck identifica tra l'altro spedizioniere, percorso, peso, livello di servizio e servizi aggiuntivi, e ne calcola il costo dovuto contrattuale.

4. Prestazioni accessorie non concordate o calcolate in modo errato

Le prestazioni accessorie e i supplementi di trasporto possono rappresentare una quota rilevante dei costi di trasporto effettivi.

Allo stesso tempo sono spesso più complesse di una semplice tariffa base.

ShipCheck descrive per le prestazioni accessorie tra l'altro: costi non concordati, supplementi non autorizzati e servizi non richiesti.

Per l'audit questo significa: non basta confrontare solo la tariffa base con il contratto. Anche le prestazioni accessorie devono essere contenute nella logica tariffaria.

Anche HDS, nei propri contenuti, evidenzia che i costi accessori di trasporto spesso non vengono attribuiti in modo pulito a singole spedizioni o tipologie di costo, diventando così più difficili da analizzare.

Proprio per questo qui conviene un'analisi più granulare.

5. Sconti e riduzioni mancanti

Anche una fattura in cui tutti i prezzi indicati sembrano formalmente corretti può risultare troppo alta.

Un motivo tipico: uno sconto concordato non è stato applicato.

ShipCheck verifica sconti concordati tariffariamente, sconti di volume e riduzioni non applicate.

In questo caso l'errore non risiede in una tariffa base sbagliata. La fattura può calcolare correttamente una tariffa, ma non tenere conto di un'ulteriore regola contrattuale.

Ciò dimostra perché un modello tariffario leggibile da macchina debba contenere più di una semplice tabella dei prezzi.

Per un calcolo completo del costo dovuto occorre considerare anche le regole che riducono o modificano il prezzo finale.

6. Fatture, spedizioni o posizioni duplicate

Non ogni sovrapprezzo nasce da una matematica tariffaria complicata.

A volte è stato semplicemente fatturato due volte.

ShipCheck indica in questa categoria: fatture duplicate, spedizioni fatturate due volte e posizioni ripetute.

Soprattutto con grandi volumi di fatturazione, una doppia fatturazione di questo tipo può essere facilmente trascurata manualmente.

Non è necessario che l'intera fattura sia duplicata. Anche singole spedizioni o singole voci di costo possono essere fatturate più volte.

L'audit deve quindi essere sufficientemente granulare da considerare non solo i numeri di fattura, ma anche i dati sottostanti relativi a spedizioni e posizioni.

7. Altre deviazioni tariffarie e contrattuali

Non ogni contratto di trasporto può essere ridotto completamente a tariffa base, peso, zona e carburante.

Per questo ShipCheck descrive anche la categoria violazioni tariffarie.

Secondo la pagina di audit, tra queste rientrano tra l'altro violazioni delle condizioni concordate, deviazioni dagli SLA, modifiche tariffarie non autorizzate e tassi di cambio errati.

Quali di questi controlli siano rilevanti per un'azienda dipende dalla specifica logica contrattuale e di fatturazione.

Il principio, tuttavia, resta lo stesso: la posizione di fattura deve essere verificata rispetto alla condizione concordata proprio per quel caso specifico.

Perché lo stesso tipo di errore su molte fatture può essere più importante di un grande errore isolato

Un errore di fatturazione vistoso attira subito l'attenzione.

Economicamente più rilevante può però essere una piccola differenza che si ripete sistematicamente.

Ad esempio, una logica di supplemento errata può essere applicata a molte spedizioni. Ogni singola deviazione è piccola, ma nel complesso si genera un importo rilevante.

Per questo non basta verificare una singola fattura vistosa.

La domanda più importante è: la stessa deviazione compare anche su altre posizioni di fattura?

ShipCheck categorizza le deviazioni per tipo e impatto finanziario. Proprio a questo tema è dedicato il nostro articolo separato Riconoscere errori sistematici nelle fatture di trasporto.

Perché i controlli a campione trascurano facilmente questi errori

L'audit manuale delle fatture lavora spesso con campionature.

Con tariffe semplici e piccoli volumi di fatturazione questo può funzionare.

Con l'aumentare della complessità tariffaria, però, cresce il numero di combinazioni da verificare.

Una fattura può contenere numerose spedizioni e a loro volta numerose singole voci di costo. Il numero effettivo di controlli necessari è quindi spesso molto più alto del numero puro delle fatture.

ShipCheck presenta quindi la differenza come audit automatizzato completo invece di campionatura manuale e verifica le fatture a livello di singola posizione. Come si differenziano i due approcci lo mostra il confronto Excel o software per l'audit delle fatture di trasporto.

Il vantaggio decisivo non va inteso come "il software trova garantito ogni errore".

Il punto tecnicamente più importante è: un confronto automatizzato tra dovuto ed effettivo può verificare sistematicamente ogni posizione di fattura elaborata secondo la stessa logica tariffaria.

Come ShipCheck rileva gli errori nelle fatture di trasporto

Il processo può essere suddiviso in tre livelli funzionali.

1. Digitalizzare la logica tariffaria

Innanzitutto contratti, allegati e matrici tariffarie vengono trasformati in un modello contrattuale calcolabile.

ShipCheck riconosce tra l'altro tariffe base, matrici di peso e zona, formule per il carburante, logica dei pedaggi e prezzi delle prestazioni accessorie.

2. Strutturare i dati di fattura e di spedizione

Successivamente vengono elaborate le posizioni effettivamente fatturate e le informazioni di spedizione rilevanti.

ShipCheck può elaborare fatture di trasporto, note di credito ed export EDI, estrarne i dati di spedizione e identificare le posizioni di fattura.

3. Confrontare costo dovuto e costo effettivo

Per la spedizione concreta viene calcolato quanto avrebbe dovuto costare secondo la tariffa digitalizzata. Questo importo viene poi confrontato con la fatturazione.

Non si ottiene quindi solo l'affermazione: "Questa fattura è anomala."

Bensì: "Questa posizione di fattura si discosta in questa categoria di questo importo dalla logica tariffaria concordata."

Errore di fatturazione o semplicemente costi di trasporto più alti?

Queste due situazioni vanno tenute chiaramente separate.

Se, ad esempio, il supplemento carburante aumenta, ciò non significa automaticamente che la fattura sia errata.

Se la regola sul carburante concordata contrattualmente è stata applicata correttamente, la fattura può essere del tutto corretta, anche se il trasporto è diventato più costoso.

Esistono quindi due domande diverse:

• Analisi dei costi di trasporto: perché paghiamo di più?
• Audit delle fatture di trasporto: è stata fatturata correttamente secondo le condizioni concordate?

Solo la seconda domanda determina se sussiste effettivamente una deviazione tariffaria.

Fatturato in modo errato non significa automaticamente anche "non in linea con il mercato"

È importante un'ulteriore distinzione.

L'audit delle fatture di trasporto confronta: fatturazione contro contratto.

Non risponde automaticamente alla domanda: il contratto stesso è competitivo rispetto al mercato attuale?

Una fattura può quindi essere calcolata esattamente secondo tariffa e comunque basarsi su condizioni relativamente sfavorevoli.

Viceversa, possono essere stati concordati prezzi di mercato molto vantaggiosi, ma singole posizioni di fattura possono comunque essere state fatturate in modo errato.

Si distinguono quindi:

• Audit: il contratto è stato applicato correttamente?
• Benchmarking: il contratto è in linea con il mercato?

Nell'attuale struttura ShipCheck/HDS, il benchmarking rientra nella valutazione esterna del mercato svolta da HDS, non nell'attuale funzione di audit di ShipCheck.

Cosa succede dopo aver trovato un errore?

Non appena viene identificata una deviazione, deve essere quantificata e documentata in modo tracciabile.

ShipCheck mostra i volumi di sovrapprezzo, gli spedizionieri coinvolti e gli importi di reclamo, e consente l'esportazione di report sulle deviazioni. Su richiesta, HDS può supportare nel reclamo degli importi.

Il processo di audit non si conclude quindi con: "Qui qualcosa non va."

Prosegue fino a: spedizione interessata → tipo di errore → importo dovuto → importo fatturato → differenza → base per il reclamo.

Come da tutto ciò nasca un claim documentato lo trattiamo in modo più approfondito nell'articolo Reclamare una fattura di trasporto: dalla deviazione tariffaria al claim documentato.

Conclusione: gli errori nelle fatture di trasporto nascono in punti diversi

Nelle fatture di trasporto non esiste un unico errore tipico.

La deviazione può nascere già nella tariffa base, nel carburante e in altri supplementi, nell'assegnazione di peso o zona, nelle prestazioni accessorie, in sconti mancanti o tramite una doppia fatturazione.

A ciò si aggiungono ulteriori regole contrattuali che possono essere rilevanti a seconda del sistema tariffario specifico.

La logica decisiva di un audit automatizzato delle fatture di trasporto è quindi:

Digitalizzare la tariffa → calcolare il costo dovuto per spedizione → confrontare la posizione di fattura → categorizzare la deviazione.

ShipCheck punta esattamente su questo confronto per singola posizione. La fattura non viene verificata solo come importo complessivo, ma le singole posizioni vengono confrontate con le condizioni concordate.

La domanda centrale non è quindi: "Questa fattura sembra plausibile?"

Bensì: "Ogni posizione rilevante corrisponde effettivamente alla tariffa che abbiamo concordato?"

Quale sia il punto di partenza più adatto lo mostrano i modelli di abbonamento; l'evoluzione dei costi in corso può essere seguita parallelamente nella dashboard KPI.