KPI dei costi di trasporto

Molte aziende sanno esattamente a quanto ammontano i loro costi totali di trasporto. È importante – ma questo valore da solo non basta per gestire i costi logistici.

Le domande decisive non sono solo “Quanto abbiamo speso?”, ma anche:

• Quali spedizioni stanno diventando più costose?
• Quali tratte stanno facendo aumentare i costi?
• Come sta evolvendo ciascun trasportatore?
• Quanto pesa la quota dei supplementi?
• Dove la fattura si discosta dal contratto?

È proprio per questo che HDS lavora nella pratica con indicatori che vanno molto oltre un report ERP standard. Tra i KPI particolarmente rilevanti rientrano il costo per spedizione, il rapporto dei supplementi e lo scostamento tra contratto e fattura a livello di singola voce.

Cosa sono i KPI dei costi di trasporto?

I KPI dei costi di trasporto sono indicatori che le aziende utilizzano per misurare, confrontare e gestire i costi di trasporto. Non riguardano soltanto i costi totali assoluti – una buona struttura di KPI dovrebbe anche mostrare perché i costi cambiano.

Per farlo, i costi devono essere suddivisi secondo dimensioni utili, ad esempio:

• spedizione
• trasportatore
• tratta
• modalità di trasporto
• tipo di supplemento
• periodo

In questo modo, un semplice report di costo diventa uno strumento di gestione.

Perché il totale da solo dice troppo poco

Un valore come “Costi di trasporto a luglio: 680.000 EUR” è rilevante per il management. Ma dice poco su dove serva intervenire.

I costi sono aumentati perché:

• sono state effettuate più spedizioni?
• le spedizioni medie sono diventate più pesanti?
• alcune tratte sono diventate più costose?
• i supplementi sono aumentati?
• un trasportatore è stato utilizzato più spesso?
• le fatture si discostano dal contratto?

Senza KPI aggiuntivi, la causa rimane poco chiara. È proprio per questo che l’analisi a livello di spedizione è importante. HDS valuta i costi di trasporto in modo granulare e considera anche i costi accessori.

KPI 1: costo per spedizione

Uno degli indicatori più importanti è il costo per spedizione. Mostra quanto costa in media un singolo trasporto. Diventa particolarmente significativo quando viene ulteriormente suddiviso per:

• trasportatore
• tratta
• modalità di trasporto
• periodo

HDS identifica esattamente questo KPI come una componente centrale di una buona gestione logistica. Nella pratica, però, spesso non è disponibile direttamente e deve essere ricavato da diverse fonti dati o con un notevole lavoro in Excel.

Perché il costo per spedizione è più utile dei soli costi totali

Se i costi totali aumentano, può semplicemente essere perché sono state effettuate più spedizioni. Il costo per spedizione aiuta a distinguere più chiaramente gli effetti di volume e di prezzo.

KPI 2: costo per tratta

I costi di trasporto non dovrebbero essere analizzati solo per trasportatore o per mese. Anche la tratta è decisiva, perché un fornitore può essere molto competitivo su una rotta e molto più caro su un’altra.

Un’analisi per tratta mostra:

• quali tratte sono particolarmente costose
• dove i costi cambiano in modo sproporzionato
• quali trasportatori sono forti o deboli su determinate tratte

Questo è importante anche perché singoli segmenti di trasporto e rotte possono evolvere in modo molto diverso dal punto di vista economico. HDS sottolinea esplicitamente che affermazioni generali sul mercato complessivo aiutano solo in parte una singola azienda se le sue tratte specifiche si sviluppano diversamente.

KPI 3: costo per trasportatore

Un altro indicatore centrale è l’evoluzione dei costi per fornitore. Non basta guardare soltanto all’importo assoluto fatturato: un grande trasportatore rappresenterà naturalmente una quota di costo maggiore se gestisce più volume.

Sono più utili domande come:

• Come stanno evolvendo i costi per spedizione?
• Quali tratte gestisce il trasportatore?
• Quanto pesano i supplementi?
• Quanto spesso compaiono scostamenti?
• Come cambia la struttura dei costi nel tempo?

In questo modo, una semplice panoramica dei fornitori diventa un’analisi più solida di performance e costi.

KPI 4: rapporto dei supplementi

Un KPI spesso sottovalutato è il rapporto dei supplementi. Mostra quale quota dei costi totali di trasporto non deriva dal trasporto base, ma da supplementi e servizi accessori. Possono includere, ad esempio:

• supplementi carburante
• pedaggi
• servizi aggiuntivi
• altri costi accessori legati alla tariffa

HDS identifica esplicitamente il rapporto dei supplementi come un indicatore rilevante nel reporting dei costi di trasporto. Questo rapporto è importante perché tariffe base stabili possono nascondere costi accessori in aumento. Un’azienda può quindi avere l’impressione che le proprie tariffe siano stabili mentre il costo reale per spedizione continua a crescere.

KPI 5: scostamento contratto vs. fattura

Per il controllo delle fatture di trasporto, un indicatore è particolarmente importante: lo scostamento tra i costi concordati contrattualmente e quelli realmente fatturati.

Non conta soltanto una differenza mensile complessiva. HDS sottolinea lo scostamento a livello di singola voce. È proprio qui che si crea la base per rendere tracciabili specifici recuperi o reclami.

Il KPI risponde alla domanda: “Cosa avrebbe dovuto essere fatturato secondo il contratto – e cosa è stato realmente fatturato?” Può rendere visibili scostamenti in aree come:

• tariffa base
• supplementi
• sconti
• classi di peso
• servizi accessori

KPI 6: costi accessori per spedizione

Il totale assoluto di tutti i costi accessori è utile solo fino a un certo punto. Una domanda più significativa è: quanto ammontano i costi accessori per spedizione?

Questo permette alle aziende di capire:

• se i supplementi stanno aumentando in modo strutturale
• quali trasportatori generano costi accessori particolarmente elevati
• quali tratte si distinguono
• se l’evoluzione dei costi si sta separando dalla tariffa base

HDS considera quindi i costi accessori non solo in forma aggregata, ma anche a livello di singola spedizione.

KPI 7: evoluzione dei costi nel tempo

Un buon KPI dei costi di trasporto non dovrebbe mostrare soltanto un valore attuale. È decisiva anche l’evoluzione nel tempo, ad esempio:

• costo per spedizione mese per mese
• rapporto dei supplementi nel tempo
• costo per tratta
• scostamenti per trasportatore
• sviluppo delle singole categorie di costo

Questo rende possibile individuare prima i cambiamenti. Ma anche qui, un confronto con il proprio storico non equivale automaticamente a un confronto con il mercato.

Un’azienda può, ad esempio, ridurre i propri costi rispetto all’anno precedente e rimanere comunque sopra il prezzo di mercato attuale. Al contrario, un aumento dei costi può essere economicamente comprensibile se il segmento interessato è diventato più costoso.

KPI 8: scostamenti per impatto finanziario

Non tutti gli scostamenti hanno la stessa rilevanza. Un errore di 2 EUR su una singola spedizione è diverso da un piccolo scostamento sistematico che si ripete mille volte.

Un buon reporting quindi non dovrebbe solo contare gli scostamenti, ma valutarli in base all’impatto finanziario. ShipCheck categorizza, tra le altre cose, gli scostamenti in base al fatto che si verifichino sistematicamente o individualmente e li prioritizza secondo l’effetto finanziario. Questo aiuta a concentrare l’attenzione operativa sui casi in cui sono effettivamente coinvolti importi rilevanti.

Di quali KPI ha bisogno la gestione logistica?

La gestione logistica ha soprattutto bisogno di indicatori che rendano visibili le cause operative. Tra questi rientrano in particolare:

• costo per spedizione
• costo per tratta
• costo per trasportatore
• rapporto dei supplementi
• scostamenti contratto vs. fattura
• anomalie ricorrenti
• evoluzione dei costi nel tempo

Questi KPI aiutano a rispondere a domande concrete: dove nascono i costi aggiuntivi? Quale fornitore è coinvolto? Quale tratta sta cambiando? Quale voce di costo provoca lo scostamento?

Di quali KPI ha bisogno il controllo di gestione?

Il controllo di gestione ha generalmente bisogno di indicatori più aggregati, ad esempio:

• costi totali di trasporto
• costi di trasporto nel tempo
• costo per spedizione
• quota dei costi accessori
• scostamenti dal budget
• risparmi realizzati

È però importante che i KPI aggregati possano essere ricondotti alla spedizione sottostante quando necessario. Solo così è possibile spiegare perché un KPI è cambiato.

Quali KPI sono particolarmente rilevanti per i CFO?

Per i CFO sono particolarmente rilevanti gli indicatori che rendono visibile l’effetto finanziario della logistica, ad esempio:

• costi totali di trasporto
• evoluzione dei costi
• costo di trasporto per spedizione
• quota dei supplementi
• pagamenti eccessivi identificati
• importi recuperati
• risparmi effettivamente realizzati

Il punto decisivo è questo: un KPI manageriale non dovrebbe solo mostrare un numero, ma anche permettere di spiegare da dove deriva quando necessario.

Perché la qualità dei dati è più importante del dashboard

Un bel dashboard non risolve un problema di dati. Se le informazioni sottostanti sono incomplete o mal strutturate, anche i KPI rimangono poco affidabili.

HDS descrive la qualità dei dati nelle aziende come molto variabile e spesso peggiore di quanto inizialmente ipotizzato. Le informazioni possono essere distribuite su più sistemi, alcune sedi possono avere lacune e i costi accessori vengono spesso registrati solo come importi aggregati.

Un buon reporting dei costi di trasporto quindi non inizia dalla visualizzazione. Inizia da dati puliti, granulari e confrontabili.

Quali dati servono per buoni KPI dei costi di trasporto?

Tipicamente sono rilevanti:

• fatture di trasporto
• dati di spedizione
• trasportatore
• tratta
• peso
• modalità di trasporto
• informazioni tariffarie
• voci di supplemento
• periodo

HDS identifica fatture o dati di spedizione, contratti esistenti e strutture tariffarie, oltre alle informazioni più dettagliate possibili per spedizione, come base di un’analisi solida dei costi. Più i dati sono granulari, più precisamente possono essere costruiti e spiegati i KPI.

Perché i report ERP standard spesso non bastano

I sistemi ERP sono indispensabili per contabilità e gestione aziendale. Ma spesso rispondono a domande diverse rispetto a un controllo specializzato dei costi di trasporto.

È proprio questa granularità aggiuntiva che spesso manca nel reporting standard.

Dal KPI alla singola spedizione

La forma più efficace di dashboard dei costi non è quindi quella che mostra il maggior numero possibile di indicatori su una sola pagina, ma quella che consente di passare tra diversi livelli:

Costi totali → trasportatore → tratta → spedizione → voce di costo

In questo modo il management può lavorare con pochi KPI. Se un valore risulta anomalo, la logistica può approfondire fino alla causa specifica. ShipCheck consolida i dati di trasporto e permette, tra le altre cose, analisi per spedizione, percorso e trasportatore.

Quali KPI dei costi di trasporto sono davvero necessari?

Non tutte le aziende hanno bisogno di 40 indicatori. Per molte organizzazioni, un piccolo insieme di KPI ben definiti è sufficiente. Una base sensata può includere:

• costi totali di trasporto
• costo per spedizione
• costo per tratta
• costo per trasportatore
• rapporto dei supplementi
• scostamento contratto vs. fattura
• evoluzione dei costi nel tempo

Ulteriori KPI possono essere aggiunti a seconda dell’azienda. Il fattore decisivo non è il numero degli indicatori, ma se ciascuno risponde a una concreta domanda di management o controllo di gestione.

Come ShipCheck rende visibili i KPI dei costi di trasporto

ShipCheck è stato sviluppato anche perché i clienti HDS chiedevano ripetutamente un reporting KPI utilizzabile in modo continuativo. Il dashboard KPI consolida i dati di trasporto e consente analisi, ad esempio, per:

• spedizione
• trasportatore
• tratta
• periodo
• tipo di costo

L’obiettivo non è produrre il maggior numero possibile di grafici. L’obiettivo è trasformare le informazioni di trasporto esistenti in una base dati che renda comprensibile e gestibile l’evoluzione dei costi.

Conclusione: buoni KPI dei costi di trasporto spiegano non solo cosa è successo – ma anche perché

I costi totali di trasporto rimangono un indicatore importante. Ma non bastano. Per una gestione logistica solida, le aziende devono anche capire:

• quanto costa una spedizione
• quali tratte stanno diventando costose
• quale trasportatore sta facendo aumentare i costi
• quanto pesa la quota dei supplementi
• e dove le fatture si discostano dal contratto

È qui che inizia un buon controllo dei costi di trasporto. Un buon KPI non mostra soltanto un numero – quando serve, permette di risalire fino alla causa che si nasconde dietro quel numero.