Quali dati servono davvero al software per i costi di trasporto?

Chi vuole analizzare digitalmente i costi di trasporto si pone spesso prima la domanda tecnica:

Di quale file abbiamo bisogno?

Excel? CSV? Fattura in PDF? Esportazione TMS?

La domanda più importante è però:

Cosa vogliamo fare con i dati?

Perché un'analisi dei costi di trasporto non richiede esattamente le stesse informazioni di un controllo automatico delle fatture o di una gara d'appalto di trasporto.

ShipCheck lavora quindi con diversi tipi di dati: dati di fatturazione, dati di trasporto o spedizione e informazioni tariffarie. Per la dashboard KPI, ShipCheck indica esplicitamente fatture o dati di spedizione in formato PDF, Excel o CSV.

Per il controllo automatico delle fatture di trasporto servono invece fatture e dati tariffari.

Il principio decisivo è quindi:

Non ogni funzione richiede gli stessi dati.

Tre tipi di dati, tre compiti diversi

Per la gestione dei costi di trasporto, le informazioni rilevanti possono essere suddivise grosso modo in tre gruppi:

• Dati di fatturazione: Cosa è stato fatturato?
• Dati di spedizione e trasporto: Cosa è stato effettivamente trasportato?
• Dati tariffari: Quanto sarebbe dovuto costare questo trasporto secondo contratto?

A seconda del caso d'uso, questi dati vengono combinati in modo diverso.

Ciò rende subito chiaro:

«Quali dati servono al software per i costi di trasporto?» non ha un'unica risposta universale.

La risposta dipende dal caso d'uso.

1. Quali dati servono per un'analisi dei costi di trasporto?

Per la dashboard KPI, ShipCheck indica come base necessaria:

Fatture o dati di spedizione in formato PDF, Excel o CSV.

Questi dati vengono strutturati e poi rappresentati come KPI, tendenze e analisi dei costi.

Il sito descrive inoltre che ShipCheck integra fatture di trasporto, esportazioni TMS e dati ERP in una base dati unificata.

Tra le altre, possono essere valutate le seguenti dimensioni:

• Costi
• Relazioni
• Modalità di trasporto
• Spedizionieri
• singole spedizioni

ShipCheck calcola inoltre indicatori come costo per kg, per spedizione, per rotta e per spedizioniere. Quali indicatori siano particolarmente rilevanti lo mostra l'articolo sui KPI dei costi di trasporto.

Ne deriva una differenza importante

Non ogni azienda deve fornire lo stesso dataset massimo.

Se ad esempio si vuole esaminare solo l'andamento dei costi per spedizioniere, servono meno caratteristiche di analisi rispetto a un drill-down per:

Modalità di trasporto → Relazione → Spedizione → Struttura dei costi

Più dimensioni si vogliono analizzare, più attributi di trasporto adeguati devono essere presenti nella base dati. Quanto granulare possa diventare tale analisi lo descrive l'articolo sull'analisi dei costi di trasporto a livello di spedizione.

La domanda sensata è quindi:

Quale analisi dovrebbe essere possibile in futuro?

2. Dati di fatturazione: cosa è stato effettivamente addebitato?

I dati di fatturazione costituiscono il lato finanziario effettivo.

Rispondono innanzitutto a:

Cosa ha fatturato lo spedizioniere?

Con ShipCheck possono essere elaborate a tal fine le fatture di trasporto. Il sito menziona, oltre alle fatture, anche note di credito ed esportazioni EDI.

Il sistema ne estrae dati di spedizione, identifica le voci di fattura e struttura le informazioni in una base dati comune.

I dati di fatturazione sono quindi importanti per due compiti diversi:

• Analisi dei costi di trasporto: quali costi sono stati effettivamente addebitati?
• Controllo delle fatture di trasporto: questi costi addebitati corrispondono alla tariffa concordata?

Per la seconda domanda, però, i soli dati di fatturazione non bastano.

3. Dati di spedizione: cosa è stato effettivamente trasportato?

I costi diventano analiticamente preziosi solo quando possono essere collegati ai trasporti sottostanti.

ShipCheck lavora quindi a livello di spedizione e rappresenta tra l'altro:

• relazioni,
• strutture dei destinatari,
• informazioni sulla modalità di trasporto,
• costi

a questo livello.

Nel controllo automatico delle fatture, il motore identifica inoltre tra l'altro:

• spedizioniere
• rotta
• peso
• livello di servizio
• servizi accessori

per calcolare quanto sarebbe dovuta costare la rispettiva spedizione.

Queste indicazioni sono quindi esempi tipici di informazioni che possono diventare importanti a seconda del caso d'uso. Come si possano utilizzare praticamente tali dati lo mostra l'articolo Analizzare fatture di trasporto e dati di spedizione.

Ciò non significa però che ogni singolo dataset debba necessariamente contenere ognuno di questi campi.

Ciò che conta è:

I dati devono contenere contesto sufficiente per eseguire l'analisi o il calcolo desiderato.

4. Quali dati servono per il controllo delle fatture di trasporto?

Nel controllo automatizzato delle fatture, la logica dei dati è più chiara.

Il sito di ShipCheck indica esplicitamente:

«Servono e vengono digitalizzate le fatture e i dati tariffari.»

Perché il controllo confronta:

i costi effettivi della fattura con i costi teorici delle condizioni concordate.

A tal fine, i contratti o le tariffe vengono prima resi calcolabili. ShipCheck elabora a questo scopo:

• contratti di trasporto
• allegati
• tabelle di supplementi
• matrici tariffarie

come PDF o Excel.

L'IA vi riconosce tra l'altro logiche tariffarie, prezzi scaglionati, formule del diesel e clausole speciali, rendendo le tariffe calcolabili. Come funzioni tecnicamente lo mostra l'articolo Digitalizzare le tariffe di trasporto.

In seguito le voci di fattura vengono verificate rispetto a queste condizioni.

La logica minima è quindi:

• Fattura: cosa è stato addebitato?
• Tariffa: quali condizioni sono state concordate?
• Spedizione: a quale trasporto concreto devono essere applicate queste condizioni?

Senza dati tariffari non esiste un lato teorico affidabile.

Senza dati di fatturazione non esiste un lato effettivo.

5. Perché i dati tariffari sono diversi dai dati di trasporto

Questa differenza viene spesso sottovalutata.

Un dataset di spedizione può ad esempio mostrare:

• rotta
• peso
• carrier
• servizio
• data

Ma non dice ancora automaticamente:

Quanto sarebbe dovuta costare questa spedizione secondo contratto?

Per questo serve la logica di prezzo concordata. Questa può contenere ad esempio:

• tariffe base
• scaglioni di peso
• zone
• tabelle di supplementi
• formule del diesel
• condizioni speciali

ShipCheck digitalizza tali strutture tariffarie affinché dalle caratteristiche di trasporto possa nascere un calcolo del costo teorico.

Si distinguono così due tipi di dati:

I dati di trasporto descrivono la spedizione.

I dati tariffari descrivono come questa spedizione debba essere tariffata.

6. Quali dati servono per il tendering?

In una gara d'appalto di trasporto, il compito cambia di nuovo.

Qui la domanda non è principalmente:

Cosa è stato addebitato finora?

Ma piuttosto:

Quanto costerebbero i nuovi prezzi dei fornitori applicati al nostro profilo di trasporto effettivo?

Per questo ShipCheck necessita di dati storici di trasporto o di spedizione.

Il motivo è semplice:

Un'offerta può essere valutata realisticamente solo se viene applicata alla struttura di trasporto che l'azienda ha effettivamente.

A seconda della gara, questo include ad esempio diverse:

• relazioni
• spedizioni
• classi di peso
• modalità di trasporto
• componenti di costo

La funzione di tendering lavora con dati di trasporto reali a livello di spedizione e può confrontare le offerte per rotta, modalità di trasporto e componenti di costo – vedi Valutare una gara d'appalto di trasporto.

Il dataset diventa così la base di calcolo per le nuove tariffe – non solo una descrizione del passato.

7. Dati storici e dati di forecast svolgono compiti diversi

Per il tendering, i dati storici di spedizione sono il punto di partenza.

Mostrano:

Quali trasporti sono effettivamente avvenuti?

Questo però non deve corrispondere esattamente al futuro profilo di trasporto.

Se volumi, relazioni o volume d'affari devono cambiare, possono essere utilizzati anche dati di forecast.

I due tipi di dati vanno quindi considerati separatamente:

• Dati storici: profilo di partenza reale
• Forecast: variazione futura attesa

ShipCheck può applicare i forecast ai risultati della gara e calcolare così i futuri volumi di trasporto con i nuovi prezzi del tender.

Un forecast non è quindi una fonte sostitutiva dei dati storici di spedizione.

Li integra.

8. Cosa è più importante: molti dati o i dati giusti?

Più dati non sono automaticamente dati migliori.

Un dataset con centinaia di campi aiuta poco se mancano costi o caratteristiche di trasporto centrali, o se non possono essere assegnati correttamente.

Il sito di ShipCheck descrive esattamente questo problema per i dati logistici frammentati:

Le fatture sono in formati diversi, le esportazioni TMS non sono standardizzate e le analisi manuali in Excel creano un quadro incompleto. ShipCheck struttura i dati provenienti da fonti diverse per analisi coerenti.

Per la qualità dell'analisi, tre domande sono quindi più importanti del semplice numero di colonne:

• Sono presenti le informazioni rilevanti?
• Possono essere assegnate alla spedizione o alla voce di costo corretta?
• Sono confrontabili tra fonti diverse?

9. Quali dati mancano tipicamente per un'analisi desiderata?

Qui aiuta una semplice logica a ritroso.

Non iniziate con:

«Quali dati abbiamo?»

Ma con:

«A quale domanda vogliamo rispondere?»

Esempio:

• Domanda: quali spedizionieri causano i costi più alti? Allora i costi devono poter essere assegnati al rispettivo spedizioniere.
• Domanda: quali relazioni diventano più costose? Allora l'analisi richiede relazione o rotta e costi.
• Domanda: come evolvono i costi per kg? Allora servono costi e peso.
• Domanda: quale fattura è stata calcolata in modo errato? Allora servono fattura, informazioni di spedizione rilevanti e la logica tariffaria contrattuale.
• Domanda: quale fornitore sarebbe economicamente migliore in una nuova gara? Allora servono dati storici di spedizione e i nuovi prezzi dei fornitori.

Il principio di base è:

Ogni indicatore ha bisogno dei campi dati da cui viene calcolato.

10. Tutto deve stare in un unico file?

No.

ShipCheck è progettato proprio per integrare fonti di dati diverse. Il sito menziona:

• fatture di trasporto
• esportazioni TMS
• dati ERP

e descrive la loro integrazione in una base dati unificata.

Altrove queste informazioni vengono descritte come dati d'ordine, dati di trasporto e dati di fatturazione.

Questo è rilevante perché nella pratica raramente un'unica fonte contiene tutto:

• I costi possono trovarsi nella fattura.
• I dettagli di trasporto nel TMS.
• Informazioni d'ordine aggiuntive nell'ERP.
• La logica tariffaria invece nel contratto o in una matrice tariffaria.

Il vero valore nasce quando queste informazioni diventano analizzabili insieme. Se sia necessaria a tal fine un'interfaccia lo chiarisce l'articolo Il software per i costi di trasporto ha bisogno di un'integrazione ERP o TMS?

11. Quali formati di file può elaborare ShipCheck?

Per la dashboard KPI, ShipCheck indica:

• PDF
• Excel
• CSV

per dati di fatturazione o di spedizione.

Per la funzione di audit, i documenti tariffari possono essere caricati come PDF o Excel. Per le fatture, la pagina di audit indica:

• fatture di trasporto
• note di credito
• esportazioni EDI

La fonte dati non è quindi limitata a un unico formato standardizzato.

Determinante è poi la strutturazione dei contenuti.

12. La qualità dei dati determina la profondità dell'analisi

Un principio importante recita:

Il software può analizzare solo le dimensioni derivabili dai dati disponibili.

• Se ad esempio non è presente o non può essere determinata una relazione, non può nascerne un'analisi affidabile delle relazioni.
• Se non è disponibile il peso, non se ne può calcolare un KPI significativo «costo per kg».
• Se mancano le condizioni tariffarie, non si può eseguire un controllo completo del costo teorico contrattuale.

Per questo la qualità dei dati non è un tema IT astratto. Determina direttamente:

A quali domande può rispondere l'analisi dei costi di trasporto.

Un controllo pratico dei dati prima di iniziare

Prima di un'analisi dei costi di trasporto si può quindi verificare con quattro domande se la base dati è idonea.

1. Quale caso d'uso deve essere risolto?

Analisi, reporting, audit o tendering?

2. Quali indicatori o calcoli richiede questo caso d'uso?

• Costo per spedizione
• Costo per kg
• Costo per carrier
• Costo per relazione
• Differenza teorico-effettivo

3. Quali informazioni sono necessarie a tal fine?

Sono presenti le informazioni rilevanti su trasporto, costi ed eventualmente tariffe?

4. Queste informazioni sono collegabili tra loro?

Fattura, spedizione, carrier e tariffa possono essere assegnati, per quanto necessario, allo stesso trasporto?

In questo modo la qualità dei dati può essere valutata in modo molto più concreto rispetto alla generica domanda: «I nostri dati sono buoni?»

Come ShipCheck crea una base comune da dati diversi

L'approccio di ShipCheck può essere rappresentato in modo semplificato così:

• 1. Importare i dati: a seconda del caso d'uso vengono elaborati dati di fatturazione, di spedizione o tariffari.
• 2. Strutturare i dati: ShipCheck integra informazioni da fonti diverse in una base dati unificata.
• 3. Analizzare i costi di trasporto: i costi possono essere valutati tra l'altro per spedizione, rotta e spedizioniere.
• 4. Applicare la logica tariffaria in fase di audit: le voci di fattura vengono verificate rispetto alle condizioni concordate.
• 5. Ricalcolare i trasporti storici in fase di tendering: i nuovi prezzi dei fornitori vengono calcolati sulla struttura di trasporto reale.

La base dati necessaria dipende quindi sempre dalla domanda a cui si vuole rispondere.

Conclusione: non il maggior numero possibile di dati, ma i dati giusti

Il software per i costi di trasporto non ha bisogno di un dataset universale per ogni funzione.

• Per un'analisi possono già bastare dati di fatturazione o di spedizione.
• Per un controllo tariffario delle fatture servono inoltre i dati tariffari concordati.
• Per il tendering sono decisivi i dati storici di spedizione, perché le nuove offerte vengono calcolate sulla struttura di trasporto reale.

La distinzione più importante è quindi:

• Fattura: cosa è stato addebitato?
• Spedizione: cosa è stato trasportato?
• Tariffa: quanto sarebbe dovuto costare?
• Forecast: cosa ci aspettiamo in futuro?

Più questi dati si adattano al rispettivo caso d'uso, più precisamente ShipCheck può analizzare i costi, verificare gli scostamenti o calcolare le offerte di gara.

La domanda decisiva non è quindi: «Abbiamo tutti i dati logistici immaginabili?»

Ma piuttosto: «Abbiamo i dati necessari per la nostra concreta domanda sui costi di trasporto?»

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