«I nostri costi di trasporto sono aumentati dell'8 %.»
Questa è un'informazione importante.
Ma non ancora un'analisi.
Perché l'aumento dei costi di trasporto ha innanzitutto tre cause fondamentalmente diverse:
- Trasportiamo di più.
- Trasportiamo in modo diverso.
- Gli stessi trasporti, o trasporti comparabili, diventano più costosi.
Solo dopo si aggiunge una quarta domanda:
La fatturazione è stata corretta?
Queste situazioni possono sembrare inizialmente identiche nel bilancio finanziario. Le misure corrette sarebbero però completamente diverse.
Una buona analisi dei costi di trasporto deve quindi arrivare dal totale complessivo ai trasporti e alle componenti di costo che stanno dietro alla variazione.
ShipCheck rappresenta le informazioni di trasporto tra l'altro a livello di spedizione, per relazione e per modalità di trasporto. Tra i KPI descritti figurano i costi per spedizione, l'andamento dei costi nel tempo, i costi per spedizioniere e le quote di supplementi come gasolio o pedaggi.
La prima domanda quindi non è:
«Come riduciamo i costi?»
Bensì:
«Perché paghiamo di più?»
1. Stiamo semplicemente trasportando di più?
Il primo passo è il confronto tra costi e volume.
Se un'azienda spedisce molte più spedizioni, costi totali più elevati non sono inizialmente sorprendenti.
Per questo dovrebbero essere considerati insieme almeno due valori:
- Costi di trasporto totali
- Numero di spedizioni
Supponiamo che i costi di trasporto aumentino del 10 %, mentre contemporaneamente il volume delle spedizioni cresce del 15 %.
Questa è una situazione completamente diversa rispetto a: volume delle spedizioni invariato, costi di trasporto +10 %.
Senza considerare l'andamento delle quantità, un totale in crescita può essere facilmente interpretato in modo errato.
La prima diagnosi è quindi: i costi aumentano perché trasportiamo di più – o il trasporto stesso diventa più costoso?
2. Aumentano i costi per spedizione?
Il passo successivo è aiutato dall'indicatore costi per spedizione. ShipCheck la indica esplicitamente come una dimensione KPI rilevante.
Se i costi totali aumentano ma i costi per spedizione restano circa stabili, il maggior volume può spiegare gran parte della variazione.
Se invece aumentano anche i costi per spedizione, occorre analizzare più a fondo.
Ma anche qui vale: una media più alta non significa automaticamente tariffe di trasporto più alte.
La media può aumentare anche perché è cambiato ciò che viene trasportato. Ad esempio:
- più relazioni lunghe,
- un mix diverso di modalità di trasporto,
- strutture di spedizione diverse,
- assegnazioni diverse ai vettori.
Arriviamo così alla seconda grande causa.
3. Stiamo trasportando in modo diverso?
Anche a tariffe invariate, i costi di trasporto possono aumentare se cambia il profilo di trasporto.
Un'azienda può, ad esempio, spedire lo stesso numero di spedizioni dell'anno precedente e comunque pagare di più, perché una quota maggiore del volume ricade su relazioni ad alta intensità di costo.
Non si tratta di un classico aumento di prezzo. È un effetto di struttura, ovvero di mix.
ShipCheck rappresenta le informazioni di trasporto tra l'altro per relazione, per modalità di trasporto e a livello di spedizione. Ciò permette di distinguere:
- Gli stessi trasporti sono diventati più costosi?
- Oggi effettuiamo trasporti diversi?
Questa distinzione è decisiva prima di parlare di misure di riduzione dei costi.
4. Dall'aumento dei costi alla causa: l'approfondimento (drill-down)
Se il volume e i costi medi mostrano che è necessaria un'analisi più approfondita, l'indagine dovrebbe diventare gradualmente più granulare.
Una possibile logica è: costi totali → costi per spedizione → modalità di trasporto → spedizioniere → relazione → spedizione → voce di costo.
Non ogni analisi deve seguire esattamente questo ordine. Ciò che conta è: l'indagine non si ferma al KPI. Prosegue finché non è chiaro dove nasce la variazione.
Modalità di trasporto: dove inizia la variazione?
Nelle aziende che utilizzano trasporto stradale, marittimo, aereo o altre modalità, un aumento dei costi totali può provenire da una sola modalità di trasporto.
La domanda rilevante è: una modalità di trasporto è diventata essa stessa più costosa – o la utilizziamo oggi più spesso?
Ad esempio, una maggiore quota di trasporto aereo può aumentare i costi medi per spedizione senza che le tariffe del trasporto aereo stesso siano cambiate.
ShipCheck rappresenta le informazioni di trasporto tra l'altro per modalità di trasporto.
Spedizioniere: l'aumento si concentra su un fornitore di servizi?
ShipCheck indica i costi per spedizioniere come una delle dimensioni KPI rilevanti.
Ciò può rendere visibile, ad esempio, che i costi totali aumentano, ma gran parte della variazione nasce presso un determinato vettore.
A quel punto è possibile approfondire all'interno di questo spedizioniere: su quali relazioni?
Relazione: quali parti della rete di trasporto trainano i costi?
Un aumento medio dei costi può avere origini molto diverse.
Possibilità A: quasi tutte le relazioni diventano leggermente più costose.
Possibilità B: la maggior parte delle relazioni resta stabile, ma due relazioni ad alto volume causano quasi l'intero aumento.
Per il totale complessivo, ciò può apparire simile. Per la misura successiva, la differenza è considerevole.
L'analisi per relazione aiuta quindi a precisare: dove nella rete di trasporto nasce il maggior onere?
Spedizione: sono coinvolti molti trasporti o solo pochi?
Il livello successivo è la singola spedizione. Su una relazione, ad esempio, quasi tutte le spedizioni possono essere diventate leggermente più costose – oppure solo pochi trasporti causano costi eccezionalmente elevati.
Un valore medio non mostra questa differenza. ShipCheck rappresenta le informazioni di trasporto fino al livello di singola spedizione.
Quanto i valori medi possano nascondere tali schemi lo trattiamo in modo più approfondito nell'articolo Analisi dei costi di trasporto a livello di spedizione: cosa rende visibile il software che i valori medi nascondono.
Voce di costo: aumenta il vero e proprio nolo o aumentano i supplementi?
Infine va esaminato quali componenti di costo stanno dietro alla variazione. ShipCheck indica tra l'altro le quote di gasolio e pedaggi come prospettiva KPI.
Ciò può rendere visibile, ad esempio, che i costi totali aumentano, ma la prestazione di trasporto vera e propria resta relativamente stabile. L'aumento deriva soprattutto dai supplementi.
Anche questo richiede una reazione diversa rispetto a un generico aumento della tariffa base.
5. Verificare poi: il maggior onere è corretto dal punto di vista contrattuale?
Non appena la causa del costo è stata circoscritta, si pone una seconda domanda: questo importo è stato calcolato in base alle tariffe concordate?
Un prezzo più alto non è automaticamente un errore di fatturazione. Se, ad esempio, si trasporta di più, si utilizzano relazioni più costose o aumentano supplementi definiti contrattualmente, il maggior onere può essere del tutto corretto.
Una situazione diversa si verifica quando una voce di fattura non corrisponde alle condizioni concordate.
ShipCheck verifica le voci di fattura rispetto alle tariffe, ai supplementi e alle condizioni memorizzate e rileva ovvero classifica le discrepanze.
In questo modo si separano due domande diverse:
- Analisi dei costi: dove nascono i costi extra?
- Verifica delle fatture di trasporto: questi costi sono corretti dal punto di vista contrattuale?
Un aumento dei costi evidente può essere un motivo per una verifica. Ma non è ancora una prova di un errore di fatturazione.
Errore isolato o schema sistematico?
Se viene trovata una discrepanza, è poi rilevante se si presenta una sola volta o in modo ricorrente.
Un piccolo errore, ripetuto su molte spedizioni, può diventare economicamente più rilevante di un grande caso isolato.
ShipCheck supporta il rilevamento e la classificazione delle discrepanze a livello di singola voce di fattura.
Questo caso lo trattiamo in modo più approfondito nell'articolo Riconoscere errori sistematici nelle fatture di spedizione: perché le piccole discrepanze diventano costose.
6. Quale misura deriva da quale causa?
Il motivo dell'aumento dei costi di trasporto determina quale leva sia effettivamente sensata.
Causa: maggior volume di trasporto
Se i costi aumentano principalmente perché si trasporta di più, non si tratta necessariamente di un problema di prezzo. La domanda rilevante è piuttosto: quanto sono efficienti i costi rispetto al volume in crescita?
Causa: struttura di trasporto modificata
Se relazioni nuove o più costose, ovvero altre modalità di trasporto, diventano più importanti, la struttura di trasporto dovrebbe essere analizzata. La domanda è allora, ad esempio: la struttura di vettori e tariffe esistente è ancora adatta al nostro attuale profilo di trasporto?
Causa: determinati spedizionieri o relazioni diventano più costosi
In questo caso un'analisi mirata delle aree interessate può essere più sensata di una discussione generica su tutte le tariffe di trasporto.
Causa: aumento dei supplementi
In questo caso va chiarito innanzitutto: quali supplementi causano l'aumento? Successivamente si può verificare se sono stati calcolati correttamente dal punto di vista contrattuale.
Causa: discrepanza di fatturazione
Se singole voci di fattura non corrispondono alla tariffa, la soluzione non è una nuova gara d'appalto. In questo caso si tratta prima della discrepanza individuata e del relativo reclamo – come diventi un caso documentato lo mostra l'articolo Reclamare una fattura di spedizione.
Causa: la struttura tariffaria o di assegnazione esistente non è più adeguata
Se il profilo di trasporto è cambiato notevolmente, può infine essere opportuna una nuova analisi di assegnazione, ovvero una gara d'appalto (tender).
Il punto decisivo è: non ogni aumento di costo ha la stessa leva. Perciò: prima la causa, poi la misura.
Perché «ridurre i costi di trasporto» non è un primo passo di analisi sensato
Se un report sui costi mostra un notevole aumento, nasce rapidamente pressione: dobbiamo rinegoziare.
Questo può essere corretto. Ma può anche mancare il problema reale.
Se i costi aumentano perché l'azienda trasporta più merce su relazioni lunghe, una rinegoziazione generica non risolve necessariamente il problema strutturale. Se un supplemento è stato calcolato in modo errato, non serve una gara d'appalto completa. Se invece nuovi volumi hanno modificato la struttura ottimale dei vettori, un'analisi di assegnazione può essere sensata.
La qualità della misura dipende da quanto precisamente sia stata compresa in anticipo la causa.
7. Resta un'altra domanda: le tariffe sono in linea con il mercato?
Anche un'analisi interna molto dettagliata non risponde a ogni domanda sui costi.
ShipCheck può analizzare: cosa paghiamo?
La verifica delle fatture di trasporto può rispondere: la fatturazione è stata corretta in base alle tariffe concordate?
Ma con questo non è ancora chiarito: queste tariffe sono competitive rispetto al mercato attuale?
Questa è una questione di mercato esterna separata e rientra, nell'attuale struttura ShipCheck/HDS, nel contesto di consulenza ovvero di benchmarking.
I tre livelli dovrebbero quindi restare chiaramente separati:
- Analisi dei costi: cosa cambia?
- Audit: la fatturazione è stata corretta?
- Benchmarking: le condizioni sono in linea con il mercato?
Una fattura può essere pienamente conforme al contratto, sebbene la tariffa sottostante non sia attraente rispetto al mercato. E una tariffa in linea con il mercato può comunque essere fatturata in modo errato.
8. Come ShipCheck supporta l'analisi delle cause
Il processo può essere rappresentato in modo semplificato in quattro fasi.
1. Rendere analizzabili in modo strutturato i dati di trasporto e di fatturazione
I dati provenienti da fonti diverse formano una base di analisi comune.
2. Riconoscere andamenti e KPI
- Andamento dei costi
- Costi per spedizione
- Costi per spedizioniere
- Quote di supplementi
3. Approfondire dal KPI alla causa
Le anomalie possono essere ulteriormente esaminate tra l'altro per modalità di trasporto, spedizioniere, relazione e spedizione.
4. Verificare, se necessario, rispetto al contratto
Una volta identificata una voce di costo anomala, le voci di fattura possono essere verificate rispetto alle tariffe e alle condizioni memorizzate.
In questo modo ShipCheck collega due domande che, in caso di costi di trasporto in aumento, spesso devono trovare risposta in sequenza: dove nasce il maggior onere? E: è corretto dal punto di vista contrattuale?
Conclusione: «Costi di trasporto +8 %» è l'inizio dell'analisi
L'aumento dei costi di trasporto può fondamentalmente significare: trasportiamo di più. Trasportiamo in modo diverso. I nostri trasporti diventano più costosi.
E solo dopo si pone inoltre la domanda: la fatturazione è stata corretta?
Una semplice visione dei costi totali non può distinguere queste cause tra loro.
Per questo l'analisi dovrebbe diventare gradualmente più granulare: costi totali → costi per spedizione → modalità di trasporto → spedizioniere → relazione → spedizione → voce di costo.
ShipCheck consente a tal fine l'analisi dei costi di trasporto lungo diverse dimensioni fino al livello di singola spedizione e la collega, se necessario, con la verifica tariffaria delle fatture di trasporto.
La regola più importante è: non iniziare con la misura di riduzione dei costi. Prima scoprire per quale motivo i costi sono effettivamente aumentati.
Domande frequenti
Perché aumentano i costi di trasporto?
In generale, le aziende possono trasportare di più, avere una struttura di trasporto diversa o pagare costi più alti per trasporti comparabili. Inoltre possono giocare un ruolo delle discrepanze di fatturazione.
Come si analizza un aumento dei costi di trasporto?
Prima di tutto vanno confrontati i costi totali e il volume delle spedizioni. In seguito aiutano i costi per spedizione e le analisi per modalità di trasporto, spedizioniere, relazione, spedizione e voce di costo per circoscrivere la causa.
Costi di trasporto più alti significano automaticamente tariffe di trasporto più alte?
No. I costi totali possono aumentare anche perché si trasporta di più o perché cambia la struttura di trasporto.
Perché i costi per spedizione sono importanti?
Aiutano innanzitutto a distinguere la pura crescita del volume da costi medi di trasporto più elevati. ShipCheck indica i costi per spedizione come una dimensione KPI centrale.
Perché è opportuno analizzare i costi di trasporto per relazione?
Perché poche relazioni ad alto volume o ad alto costo possono causare gran parte di un aumento complessivo.
È opportuno valutare i costi per spedizioniere?
Sì. In questo modo diventa visibile se una variazione si concentra su determinati fornitori di servizi. I costi per spedizioniere rientrano tra le dimensioni KPI descritte da ShipCheck.
Che ruolo giocano gasolio e pedaggi?
Gasolio, pedaggi e altri supplementi possono evolvere indipendentemente dalle altre componenti di costo. Per questo è utile un'analisi separata.
Un aumento dei costi significa che lo spedizioniere sta fatturando in modo errato?
No. Un maggior addebito può essere pienamente conforme al contratto. Solo una verifica tariffaria delle fatture mostra se le singole voci di fattura corrispondono alle condizioni concordate.
ShipCheck può verificare le fatture di trasporto rispetto alle tariffe?
Sì. ShipCheck confronta le voci di fattura con le tariffe, i supplementi e le condizioni memorizzate e rileva ovvero classifica le discrepanze.
L'analisi dei costi di trasporto mostra se le nostre tariffe sono in linea con il mercato?
Non automaticamente. L'analisi esamina i costi propri e l'audit la correttezza contrattuale. La valutazione esterna rispetto al mercato attuale è una questione separata.
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