Software di reporting sui costi di trasporto

Molte aziende dispongono già di un reporting sui costi di trasporto. Almeno in teoria. Le fatture sono disponibili, i dati di spedizione si trovano nel TMS o nell'ERP, alcuni spedizionieri forniscono file Excel e ogni mese ne viene creata un'analisi.

Il problema spesso non è l'assenza totale di dati. Il problema è che le informazioni:

• sono distribuite su sistemi e file diversi,
• sono strutturate in modo eterogeneo,
• devono essere consolidate manualmente a intervalli regolari,
• si fermano a un livello aggregato,
• rendono difficile individuare le cause delle variazioni di costo.

ShipCheck descrive esattamente questa situazione di partenza: i costi logistici si distribuiscono spesso tra molti spedizionieri, spedizioni e sistemi. Le fatture arrivano in formati diversi, i dati del TMS non sono sempre strutturati in modo uniforme e le analisi di gestione mensili devono essere assemblate manualmente.

Un buon software di reporting sui costi di trasporto dovrebbe quindi offrire molto più di una dashboard esteticamente gradevole. Dovrebbe unire tre elementi: una base dati coerente, un'analisi delle cause fino ai livelli di dettaglio rilevanti e un reporting ripetibile per logistica e controlling.

La domanda centrale quindi non è: «Quali grafici mostra la dashboard?» Bensì: «Con quale rapidità riusciamo a risalire da una variazione di costo ai trasporti che l'hanno causata?»

Che cos'è un software di reporting sui costi di trasporto?

Il software di reporting sui costi di trasporto struttura i dati di trasporto e di costo e li rende utilizzabili per analisi continue e per il reporting direzionale. In ShipCheck, dati di trasporto, fatture e informazioni tariffarie vengono riuniti in un ambiente comune e resi analizzabili per KPI, tendenze e driver di costo.

Il vero valore aggiunto non nasce solo dalla visualizzazione. Un buon sistema dovrebbe rendere possibile: unire i dati → riconoscere le variazioni → analizzare le cause → riportare i risultati regolarmente.

La dashboard è quindi il punto finale visibile di un processo. La base viene creata prima.

1. Creare una base dati coerente

Prima che i costi possano essere analizzati in modo sensato, i dati di trasporto sottostanti devono poter essere analizzati congiuntamente. Nella pratica le informazioni possono provenire ad esempio da:

• fatture di spedizionieri,
• file Excel,
• export CSV,
• TMS,
• ERP.

ShipCheck descrive esplicitamente i dati frammentati come uno dei problemi centrali del controlling logistico. Formati di fatturazione diversi, export del TMS e analisi Excel manuali rendono difficile una visione unificata.

Per il reporting è quindi decisiva innanzitutto una domanda: i dati sono analizzabili con una struttura comune tra spedizionieri, relazioni e periodi?

Come ShipCheck strutturi a questo scopo i dati PDF, Excel e CSV lo trattiamo separatamente nell'articolo Speditionsrechnungen und Sendungsdaten automatisch auswerten. Per il reporting stesso conta soprattutto il risultato: una base dati comune e riutilizzabile.

2. Dal KPI alla causa

Un report mensile può mostrare ad esempio: costi di trasporto marzo 940.000 €, costi di trasporto aprile 1.010.000 €. Con questo diventa visibile una variazione. Ma non ancora la sua causa.

L'analisi vera e propria inizia con la domanda successiva: perché i costi sono aumentati? Per questo una buona dashboard dovrebbe consentire un drill-down su più livelli. Una logica possibile è la seguente:

• Costi totali
• → Modalità di trasporto
• → Spedizioniere
• → Relazione
• → Spedizione
• → Voce di costo

Non ogni analisi deve seguire esattamente questo ordine. Ciò che conta è che un KPI non resti isolato.

Dai costi totali alla modalità di trasporto

Nelle aziende con più modalità di trasporto, l'andamento dei costi totali può essere facilmente fuorviante. Strada, mare e aereo seguono strutture di costo diverse. Se i costi logistici totali aumentano, dovrebbe essere visibile quale modalità di trasporto causa l'incremento.

ShipCheck rappresenta le informazioni relative al trasporto a livello di spedizione anche per modalità di trasporto. In questo modo, da «I nostri costi logistici stanno aumentando» si passa a un'affermazione più concreta come «L'aumento nasce quasi esclusivamente all'interno di una modalità di trasporto».

Dalla modalità di trasporto allo spedizioniere

Successivamente può essere rilevante quale fornitore si nasconde dietro una variazione. ShipCheck indica esplicitamente i costi per spedizioniere come una delle dimensioni KPI centrali. Questo permette di rispondere a domande come: presso quale spedizioniere i costi variano maggiormente? Quale fornitore genera quale quota dei costi totali?

Il solo confronto tra fornitori non basta ancora. La domanda successiva è: su quali trasporti si genera la variazione? Se sia più opportuno concentrarsi su uno spedizioniere principale o su un assetto multi-carrier lo discutiamo nell'articolo Hauptspediteur oder Multi-Carrier.

Dallo spedizioniere alla relazione

Le relazioni sono tra i livelli di analisi più importanti nella gestione dei costi di trasporto. Un aumento complessivo può ad esempio significare: molte relazioni diventano leggermente più costose, oppure una singola relazione ad alto volume diventa nettamente più costosa. Per il management, all'inizio, i due casi sembrano simili. Per la logistica sono fondamentalmente diversi.

ShipCheck rappresenta quindi i costi e le informazioni relative al trasporto anche per relazione. Ciò consente di individuare in modo mirato quale parte della rete di trasporto sia all'origine di una variazione.

Dalla relazione alla spedizione

Il livello successivo è la singola spedizione. ShipCheck rappresenta le informazioni di costo a livello di spedizione e indica tra l'altro i costi per spedizione come dimensione KPI centrale. Questo è importante perché i valori aggregati mostrano che qualcosa è cambiato, mentre il livello di spedizione aiuta a capire quali trasporti vi stiano realmente dietro. Per approfondire, si veda Frachtkostenanalyse auf Sendungsebene.

Dalla spedizione alla voce di costo

Oltre a relazione e spedizioniere, anche singole componenti di costo possono spiegare l'andamento. Un esempio sono i supplementi come gasolio o pedaggi. ShipCheck indica esplicitamente le relative quote di supplemento come prospettiva KPI rilevante. Questo permette di distinguere: aumenta la vera e propria prestazione di trasporto oppure aumenta soprattutto la quota di supplementi?

Il modo in cui i singoli supplementi vengono verificati dal punto di vista tariffario è un compito diverso. Lo trattiamo nell'articolo Frachtnebenkosten prüfen: Diesel, Maut und Zuschläge automatisch kontrollieren. Nel reporting si tratta prima di tutto di rendere visibile il loro andamento.

3. Rendere visibili gli andamenti nel tempo

Un reporting non è solo una fotografia istantanea. È il confronto temporale a rendere visibili molte variazioni. Sono rilevanti ad esempio:

• periodo attuale vs. periodo precedente,
• andamento dei costi per spedizione,
• variazione di singole relazioni,
• variazione della quota di supplementi,
• andamento di singoli fornitori.

ShipCheck descrive tendenze e andamenti dei costi come componenti centrali della dashboard. In questo modo, da «Quanto erano alti i nostri costi?» si passa alla domanda molto più importante: «Come stanno cambiando, e dove inizia la variazione?»

4. Logistica e Finance hanno bisogno della stessa base dati

Logistica e Finance osservano gli stessi costi di trasporto da prospettive diverse. La logistica vuole sapere: dove nascono i costi? Quale relazione sta cambiando? Quale spedizioniere è coinvolto? Quali spedizioni vi stanno dietro?

Finance e controlling sono maggiormente interessati a: come si evolvono i costi totali? Quali voci di costo guidano la variazione? Come si sviluppa il budget? Quali affermazioni possono essere dimostrate al management?

ShipCheck posiziona esplicitamente la dashboard KPI per logistica, Finance e controlling. Questo non significa che entrambi gli ambiti necessitino della stessa vista. Ma la panoramica direzionale e l'analisi operativa di dettaglio dovrebbero basarsi sulla stessa base dati. In questo modo non si creano un numero per Finance e un altro per la logistica.

La logistica ha bisogno del drill-down

Per il lavoro operativo è decisivo: da dove proviene la variazione? Per questo la logistica ha bisogno di accesso a:

• relazioni,
• spedizionieri,
• modalità di trasporto,
• singole spedizioni,
• componenti di costo.

Finance ha bisogno di sintesi

Finance non deve analizzare ogni singola spedizione. Lì è più importante: l'andamento dei costi totali, i driver di costo rilevanti e cifre mensili e direzionali affidabili. Un buon reporting unisce entrambe le esigenze.

5. Non ricostruire ogni mese il reporting direzionale

In molte aziende il report mensile nasce ogni volta come un progetto a sé. I dati vengono esportati, uniti, ripuliti, analizzati in Excel e trasferiti nelle presentazioni. Il mese successivo il processo ricomincia.

ShipCheck descrive esattamente questo problema: il reporting direzionale può richiedere giorni se le informazioni devono essere raccolte ogni mese da sistemi diversi e trasferite in presentazioni. Il sistema dovrebbe generarne report automatizzati per la direzione aziendale e il controlling.

Questa è una differenza importante tra un'analisi una tantum dei costi di trasporto e un reporting continuo dei costi di trasporto. Nuovi dati di trasporto possono essere inclusi nella stessa base di analisi. Di conseguenza, la logica di analisi non deve essere ricostruita completamente per ogni periodo. Il vero vantaggio del software non è quindi solo creare un'analisi più velocemente, ma poter ripetere la stessa analisi più volte.

Quali KPI dovrebbe mostrare una dashboard dei costi di trasporto?

I KPI concreti sono importanti, ma non sono il focus principale di questo articolo. ShipCheck indica tra l'altro:

• costo per spedizione,
• costo per kg o pallet,
• andamento dei costi nel tempo,
• costi per spedizioniere,
• quote di supplementi come gasolio o pedaggi.

Quali indicatori siano particolarmente rilevanti per la direzione logistica e il controlling, e come debbano essere interpretati, li trattiamo in modo più approfondito in Frachtkosten-KPIs: Welche Kennzahlen Logistikleitung und Controlling wirklich brauchen.

Per la scelta di un software di reporting è qui più importante: questi KPI possono essere calcolati ripetutamente dalla stessa base dati di trasporto strutturata e analizzati fino alle loro cause?

Una buona dashboard non mostra il maggior numero possibile di indicatori

Più KPI non significano automaticamente un reporting migliore. Una dashboard con 40 indicatori può essere meno utile di una con dieci se nessuno riesce a risalire dal risultato alla causa. L'architettura più importante è: panoramica → anomalia → dimensione → spedizione.

• I costi di trasporto aumentano
• → quale modalità di trasporto?
• → quale spedizioniere?
• → quale relazione?
• → quali spedizioni?
• → quale componente di costo?

La dashboard non dovrebbe quindi mostrare principalmente il massimo possibile. Dovrebbe aiutare a rispondere più velocemente alle domande giuste.

Reporting dei costi di trasporto e verifica delle fatture di trasporto non sono la stessa cosa

Queste due funzioni vengono facilmente confuse. Il reporting chiede: cosa è successo ai nostri costi di trasporto? La verifica delle fatture di trasporto chiede: una determinata fattura è stata addebitata correttamente secondo le tariffe concordate?

ShipCheck supporta entrambi i casi d'uso, ma la metodologia è diversa. Nel reporting vengono analizzati e rappresentati in modo strutturato i costi effettivi. Nella verifica delle fatture i costi effettivi vengono confrontati con i costi previsti contrattualmente. Un aumento dei costi nella dashboard non è quindi ancora un errore di fatturazione. Allo stesso modo, una fattura può essere pienamente conforme al contratto ed essere comunque parte di un andamento dei costi anomalo.

Reporting dei costi di trasporto e benchmarking di mercato sono anch'essi due questioni diverse

Un sistema di reporting può mostrare: cosa paghiamo? Come si evolvono i nostri costi? Dove si generano le variazioni? Questo non risponde ancora automaticamente a: le nostre tariffe concordate sono competitive rispetto al mercato attuale?

Questa domanda esterna sul mercato rientra, nell'attuale struttura ShipCheck/HDS, nel contesto della consulenza ossia del benchmarking. La dashboard crea trasparenza sui propri dati. La conformità al mercato è un'altra analisi.

Perché la qualità dei dati è più importante del design della dashboard

Una dashboard visivamente accattivante non può compensare dati scadenti. Se mancano informazioni rilevanti o se i costi di trasporto sono disponibili solo come voci aggregate collettive, anche l'analisi resta limitata. Sono importanti in particolare:

• informazioni di spedizione sufficientemente granulari,
• voci di costo tracciabili,
• attribuzione coerente agli spedizionieri,
• relazione e modalità di trasporto,
• riferimenti temporali affidabili.

ShipCheck affronta questa esigenza strutturando i dati di trasporto e di fatturazione e rendendoli utilizzabili per un'analisi comune.

Serve necessariamente un'integrazione con ERP o TMS?

Non necessariamente per iniziare. I materiali ShipCheck disponibili descrivono che le fatture di trasporto ossia i dati di spedizione possono essere elaborati ad esempio da PDF, Excel o CSV. Dati ERP o TMS aggiuntivi possono arricchire ulteriormente l'analisi. Per iniziare in modo elementare con il reporting, tuttavia, un'integrazione completa dei sistemi non è necessariamente un presupposto.

Quando diventa opportuno un software specializzato di reporting sui costi di trasporto

Una semplice analisi Excel può essere perfettamente sufficiente per strutture di trasporto piccole e stabili. Un software specializzato diventa più interessante quando:

• vengono impiegati più spedizionieri,
• vengono analizzate molte spedizioni,
• confluiscono fonti di dati diverse,
• sono rilevanti più relazioni o modalità di trasporto,
• il reporting viene creato regolarmente,
• i costi devono essere spiegati fino al livello di spedizione,
• logistica e controlling necessitano della stessa base dati.

ShipCheck stessa posiziona la piattaforma in particolare per aziende con più spedizionieri, modelli tariffari più complessi o strutture di trasporto internazionali. Il fattore decisivo non è quindi tanto una determinata dimensione aziendale. È la complessità e la ripetibilità dell'analisi.

A cosa prestare attenzione in un software di reporting sui costi di trasporto?

Dai requisiti descritti derivano criteri di selezione chiari:

• Vengono supportate fonti di dati diverse? Il reporting non dovrebbe dipendere dal fatto che ogni spedizioniere fornisca esattamente lo stesso formato.
• È possibile analizzare dal valore totale fino al livello di dettaglio rilevante? Un KPI non dovrebbe fermarsi alla mera constatazione di una variazione.
• Spedizioniere, relazione e modalità di trasporto sono analizzabili separatamente? Queste dimensioni sono centrali per l'analisi delle cause.
• I supplementi vengono resi visibili separatamente? Gasolio, pedaggi e altre componenti di costo non dovrebbero necessariamente scomparire in una somma totale.
• È possibile riconoscere gli andamenti nel tempo? Un sistema di reporting dovrebbe poter mostrare variazioni continue.
• Logistica e controlling lavorano con la stessa base dati? Il drill-down operativo e la panoramica direzionale dovrebbero essere collegati.
• Il report mensile deve essere ricostruito ogni volta? Il vero vantaggio del software risiede in una struttura di reporting ripetibile.

Questi punti sono più importanti della domanda su quanti tipi di grafico offra una dashboard.

Come ShipCheck costruisce il reporting sui costi di trasporto

Il processo può essere semplificato in quattro fasi.

1. Rendere disponibili i dati di trasporto: i dati di fatturazione e di spedizione vengono acquisiti dalle fonti esistenti.

2. Rendere le informazioni strutturate e analizzabili: si crea così una base dati comune.

3. Analizzare dal KPI alla causa: i costi possono essere osservati ad esempio per periodo, modalità di trasporto, spedizioniere, relazione, spedizione e voce di costo. ShipCheck rappresenta le relative informazioni nella dashboard KPI a livello di spedizione e attraverso diverse dimensioni logistiche.

4. Utilizzare il reporting ripetutamente: nuovi dati di trasporto possono essere inclusi nella stessa base di analisi. Di conseguenza, la logica di analisi non deve essere ricostruita completamente per ogni periodo.

Conclusione: una buona dashboard dei costi di trasporto spiega i numeri, non si limita a mostrarli

Un software di reporting sui costi di trasporto non dovrebbe essere valutato in base al numero di grafici presenti nella schermata iniziale. Le domande più importanti sono:

• I nostri dati di trasporto frammentati diventano analizzabili congiuntamente?
• Riusciamo a risalire da una variazione di costo, attraverso spedizioniere e relazione, fino alle spedizioni sottostanti?
• Le componenti di costo rilevanti vengono rese visibili separatamente?
• Logistica e controlling lavorano sulla stessa base dati?
• Il reporting nasce in modo continuo invece che ogni mese di nuovo in Excel?

ShipCheck collega a questo scopo dati di trasporto strutturati con una dashboard KPI che rappresenta costi, relazioni, modalità di trasporto e ulteriori informazioni fino al livello di spedizione. Il vero valore di una buona dashboard logistica non sta quindi nel rendere visibili i costi di trasporto. Sta nel fatto che una variazione non si fermi a «+7%», ma possa essere indagata fino a chiarire quali trasporti vi stiano dietro.