Analisi dei costi di trasporto a livello di spedizione

Molte aziende conoscono molto bene i propri costi di trasporto totali. Sanno quanto hanno speso il mese scorso, confrontano budget e costi effettivi e vedono se un trasportatore è diventato più caro rispetto all’anno precedente.

Quello che questi numeri spesso non mostrano è perché i costi sono cambiati.

È proprio per questo che HDS non analizza i costi logistici solo in modo aggregato, ma fondamentalmente a livello della singola spedizione – inclusi i relativi costi accessori.

Una media può essere un buon segnale per il management. Per l’analisi effettiva dei costi, però, spesso è troppo grossolana.

Cosa significa analisi dei costi di trasporto a livello di spedizione?

In un’analisi a livello di spedizione non si considera soltanto quanto un’azienda ha pagato in totale per un trasportatore, una regione o un mese. Ogni singola spedizione viene invece valutata nel modo più completo possibile.

Le informazioni tipiche includono:

• peso
• tratta
• fornitore
• trasporto base
• voci di supplemento
• modalità di trasporto
• altre componenti tariffarie

HDS lavora volutamente con questo livello di granularità. Per un’analisi solida, dati quanto più dettagliati possibile per ogni spedizione sono particolarmente utili, tra cui peso, tratta, fornitore e voci di supplemento.

La differenza è significativa. Un’analisi aggregata dice: “I nostri costi di trasporto sono aumentati del 3%.”

Un’analisi a livello di spedizione può mostrare: “I costi sono aumentati soprattutto su determinate tratte e a causa di specifici supplementi, mentre altre aree sono diventate meno costose.” Solo la seconda affermazione è realmente operativa.

Perché i costi di trasporto aggregati possono dare un quadro distorto

Il problema di base è semplice: sviluppi diversi possono compensarsi a vicenda nella media.

Un esempio:

• La tratta A diventa significativamente meno costosa.
• La tratta B diventa significativamente più costosa.
• I costi totali rimangono quasi invariati.

Nel reporting manageriale può nascere l’impressione: “Nessun cambiamento rilevante.” In realtà, due parti della struttura di trasporto si sono mosse in direzioni completamente diverse.

HDS osserva esattamente questo nella pratica. Le condizioni economiche possono colpire simultaneamente segmenti di trasporto diversi in modi molto differenti. Mentre un segmento può diventare più economico grazie alla sovracapacità, un altro può diventare molto più caro a causa di vincoli di capacità.

Chi guarda solo i costi totali spesso vede questi spostamenti troppo tardi.

Il confronto con l’anno precedente non basta

Anche un confronto storico può creare un falso senso di sicurezza. Se un’azienda riduce i costi di trasporto del 2% rispetto all’anno precedente, a prima vista sembra un risultato positivo.

Ma questa informazione risponde solo a: “Come stiamo andando rispetto a noi stessi?” Non risponde a: “Come si è evoluto il mercato sulle nostre tratte specifiche?”

HDS descrive proprio questa situazione come un problema ricorrente. I team interni conoscono naturalmente soprattutto i propri contratti e il proprio storico. HDS, invece, confronta continuamente con prezzi reali di mercato provenienti da un database di offerte alimentato da numerosi progetti correnti e conclusi.

Questo è importante perché un aumento interno dei costi può apparire plausibile anche se, nello stesso periodo, le condizioni di mercato sulle tratte interessate sono migliorate. Al contrario, un aumento apparentemente sfavorevole può essere del tutto comprensibile se un segmento è diventato significativamente più caro.

La media non mostra dove sta il problema

Anche quando i costi totali aumentano chiaramente, senza sufficiente granularità resta aperta un’altra domanda: cosa sta causando il cambiamento?

Le possibili cause sono molto diverse:

• tariffe base più alte
• strutture di volume diverse
• tratte cambiate
• pesi maggiori
• supplementi carburante
• pedaggi
• servizi aggiuntivi
• mix di trasportatori diversi
• singole voci di costo

Un’affermazione generica come “costi di trasporto +6%” aiuta poco nell’analisi delle cause. Una vista a livello di spedizione, invece, consente un drill-down:

Costi totali → modalità di trasporto → trasportatore → tratta → spedizione → voce di costo

È qui che diventa visibile quale componente stia realmente guidando l’evoluzione.

I costi accessori sono particolarmente facili da trascurare

Un’area particolarmente importante è quella dei costi accessori. Secondo l’esperienza HDS, molti mittenti accettano i supplementi come giustificati in linea di principio, ma ne mettono molto meno spesso in discussione il livello concreto. Per questo HDS valuta anche i costi accessori a livello di singola spedizione.

Questo è rilevante perché una tariffa base stabile può facilmente creare l’impressione di costi di trasporto stabili. I costi reali per spedizione possono tuttavia continuare a salire, ad esempio a causa di:

• supplementi carburante
• pedaggi
• servizi aggiuntivi
• altri costi accessori legati alla tariffa

Se queste voci compaiono solo come somme aggregate nelle analisi interne, l’effettiva evoluzione dei costi rimane difficile da comprendere. HDS osserva regolarmente proprio questo nei dati aziendali: i costi accessori spesso non sono scomposti in modo pulito, ma presentati solo in forma aggregata.

Perché la qualità dei dati è spesso peggiore di quanto si pensi

Un’analisi a livello di spedizione richiede dati affidabili. Nella pratica, però, questi dati sono spesso:

• distribuiti su più sistemi
• incompleti in alcune sedi
• strutturati in modi diversi
• troppo aggregati per quanto riguarda i costi accessori

HDS descrive quindi la qualità dei dati nelle aziende come molto variabile e spesso inferiore a quanto inizialmente supposto. Questo però non significa che un’analisi precisa sia impossibile.

Parte del lavoro consiste proprio nel colmare queste lacune informative e strutturare i dati in modo da rendere possibile una valutazione a livello di spedizione. Tipicamente servono:

• fatture di trasporto o dati di spedizione
• contratti esistenti
• strutture tariffarie
• informazioni su sedi e flussi logistici
• peso
• tratta
• fornitore
• voci di supplemento

Perché il potenziale di risparmio non può essere quantificato seriamente con una percentuale generica

L’analisi a livello di spedizione è fondamentale anche quando si parla di risparmi. Affermazioni generiche come “Riduciamo i vostri costi di trasporto del 10%” sono poco affidabili prima di un’analisi.

HDS sostiene esplicitamente che il potenziale reale dipende da quanto la struttura di costo dell’azienda si sia allontanata dagli sviluppi attuali del mercato. Cifre credibili emergono solo da un confronto a livello di spedizione.

Le possibili fonti di risparmio variano inoltre a seconda della situazione. In un’area, condizioni di mercato migliori possono essere la leva. In un’altra, possono esserlo i costi accessori. Altrove, potrebbe esserci pochissimo potenziale perché la tariffa esistente è già buona.

Un’analisi basata sulle medie non riesce a rappresentare bene queste differenze.

Perché bisogna considerare anche i requisiti di servizio

Un altro punto importante della metodologia HDS: un trasporto più economico non è automaticamente un trasporto migliore.

L’analisi deve tenere conto anche dei requisiti del servizio logistico e del livello di qualità necessario. HDS parla esplicitamente del problema di confrontare “mele con pere”.

Un confronto sensato quindi non deve chiedere solo: “Quale tariffa è più economica?” Deve chiedere anche: “I servizi sottostanti sono davvero comparabili?” Questo vale, ad esempio, per differenze in:

• tempi di transito
• livelli di servizio
• opzioni di consegna
• modalità di trasporto
• requisiti regionali

Un’analisi a livello di spedizione crea la base necessaria per considerare correttamente queste differenze.

Perché i dati attuali contano più dell’esperienza di ieri

I mercati del trasporto cambiano continuamente. Un approccio corretto uno o due anni fa può essere già superato oggi. HDS cita esplicitamente questo principio come uno dei fondamenti della propria metodologia.

Le cause possono includere:

• sovracapacità
• vincoli di capacità
• oscillazioni dei costi del carburante
• cambiamenti geopolitici
• differenze regionali
• evoluzioni dei mercati spot e contrattuali

HDS descrive, per esempio, come trasporto marittimo, aereo e stradale possano evolvere contemporaneamente in direzioni diverse. Proprio per questo una tariffa media storica non è un riferimento sufficiente per la situazione attuale.

Dalla metodologia consulenziale al software

La metodologia di fondo è chiara: non partire dal budget totale, ma dai singoli trasporti.

ShipCheck è stato sviluppato a partire dall’esperienza sui costi logistici e dai metodi di lavoro dell’HDS International Group. Il software trasferisce questo principio in una struttura dati scalabile. Fatture di trasporto, dati TMS e altre informazioni vengono strutturati e standardizzati.

Nel dashboard KPI, i costi possono poi essere analizzati secondo dimensioni come:

• trasportatore
• modalità di trasporto
• tratta
• regione
• singola spedizione

ShipCheck consente di scendere dalla vista complessiva fino al singolo trasporto. L’obiettivo non è sostituire la metodologia HDS. Il software rende lo stesso livello di granularità utilizzabile in modo continuativo anche su grandi volumi di dati.

Cosa offre concretamente l’analisi a livello di spedizione?

Un’analisi dei costi a livello di spedizione aiuta le aziende a rispondere a domande che una semplice vista dei costi totali lascia aperte:

• Quali tratte stanno facendo aumentare i nostri costi?
• Quali trasportatori stanno realmente diventando più cari?
• Sta aumentando il trasporto base o stanno aumentando i costi accessori?
• Quali tipi di spedizione generano costi particolarmente elevati?
• Le variazioni sono dovute al prezzo o al volume?
• Dove i costi si muovono diversamente dalla tendenza generale?
• Quale base dati abbiamo per le negoziazioni?
• Dove vale la pena approfondire l’analisi?

In questo modo, un report mensile diventa una base per decisioni operative e strategiche.

Analisi aggregata e analisi a livello di spedizione non sono in contraddizione

Il punto non è che “i totali sono inutili”. I totali sono ovviamente importanti per il reporting manageriale. La differenza decisiva è la direzione dell’analisi.

Una buona base dati permette entrambe le direzioni: spedizione → tratta → trasportatore → portafoglio complessivo e portafoglio complessivo → trasportatore → tratta → singola spedizione.

Il management può quindi continuare a concentrarsi su pochi KPI centrali. Se un valore risulta anomalo, la logistica può poi ricostruire cosa c’è dietro. Questo è il vero vantaggio di una base dati a livello di spedizione.

Conclusione: il totale mostra il risultato – i dati a livello di spedizione spiegano la causa

I costi di trasporto aggregati rispondono a una domanda importante: quanto abbiamo pagato? Per una gestione solida dei costi, però, non basta.

Chi vuole capire perché i costi stanno cambiando deve andare più in profondità:

• Quale tratta?
• Quale trasportatore?
• Quale spedizione?
• Quale componente tariffaria?
• Quale supplemento?

È proprio per questo che HDS valuta fondamentalmente i costi logistici a livello di singola spedizione e considera anche i costi accessori.

L’obiettivo non è avere più dati per il gusto di averli. L’obiettivo è ottenere una risposta più semplice alla domanda decisiva: dove nascono realmente i nostri costi di trasporto – e perché?