Frachtkosten steigen

„Unsere Frachtkosten sind um 8 % gestiegen.“

Das ist eine wichtige Information.

Aber noch keine Analyse.

Denn steigende Frachtkosten haben zunächst drei grundsätzlich unterschiedliche Ursachen:

• Wir transportieren mehr.
• Wir transportieren anders.
• Dieselben beziehungsweise vergleichbare Transporte werden teurer.

Erst danach kommt eine vierte Frage hinzu:

Wurde überhaupt korrekt abgerechnet?

Diese Situationen können in der Finanzübersicht zunächst gleich aussehen. Die richtigen Maßnahmen wären jedoch völlig unterschiedlich.

Eine gute Frachtkostenanalyse muss deshalb von der Gesamtsumme zu den Transporten und Kostenbestandteilen gelangen, die hinter der Veränderung stehen.

ShipCheck stellt Transportinformationen unter anderem auf Sendungsebene sowie nach Relation und Verkehrsträger dar. Zu den beschriebenen KPIs gehören Kosten pro Sendung, Kostenentwicklung über Zeit, Kosten nach Spediteur sowie Zuschlagsanteile wie Diesel oder Maut.

Die erste Frage lautet deshalb nicht:

„Wie senken wir die Kosten?“

Sondern:

„Warum zahlen wir überhaupt mehr?“

1. Transportieren wir einfach mehr?

Der erste Schritt ist der Vergleich von Kosten und Volumen.

Wenn ein Unternehmen deutlich mehr Sendungen verschickt, sind höhere Gesamtkosten zunächst nicht überraschend.

Deshalb sollten mindestens zwei Werte gemeinsam betrachtet werden:

• Gesamte Frachtkosten
• Anzahl der Sendungen

Angenommen, die Frachtkosten steigen um 10 %, gleichzeitig wächst das Sendungsvolumen um 15 %.

Das ist eine völlig andere Situation als: Sendungsvolumen unverändert, Frachtkosten +10 %.

Ohne die Mengenentwicklung kann eine steigende Gesamtsumme schnell falsch interpretiert werden.

Die erste Diagnose lautet also: Steigen die Kosten, weil wir mehr transportieren – oder wird der Transport selbst teurer?

2. Steigen die Kosten pro Sendung?

Als nächstes hilft die Kennzahl Kosten pro Sendung. ShipCheck nennt sie ausdrücklich als eine relevante KPI-Dimension.

Wenn die Gesamtkosten steigen, die Kosten pro Sendung aber ungefähr stabil bleiben, kann das höhere Volumen einen großen Teil der Veränderung erklären.

Steigen dagegen auch die Kosten pro Sendung, muss tiefer analysiert werden.

Aber auch hier gilt: Ein höherer Durchschnitt bedeutet noch nicht automatisch höhere Frachtraten.

Der Durchschnitt kann auch steigen, weil sich verändert hat, was transportiert wird. Beispielsweise:

• mehr lange Relationen,
• ein anderer Verkehrsträger-Mix,
• andere Sendungsstrukturen,
• andere Carrier-Zuordnungen.

Damit kommen wir zur zweiten großen Ursache.

3. Transportieren wir anders?

Auch bei unveränderten Tarifen können Frachtkosten steigen, wenn sich das Transportprofil verändert.

Ein Unternehmen kann beispielsweise genauso viele Sendungen verschicken wie im Vorjahr und trotzdem mehr bezahlen, weil ein größerer Anteil des Volumens auf kostenintensive Relationen entfällt.

Das ist kein klassischer Preisanstieg. Es ist ein Struktur- beziehungsweise Mix-Effekt.

ShipCheck stellt Transportinformationen unter anderem nach Relation, Verkehrsträger und auf Sendungsebene dar. Damit lässt sich unterscheiden:

• Sind dieselben Transporte teurer geworden?
• Führen wir heute andere Transporte durch?

Diese Trennung ist entscheidend, bevor über Kostensenkungsmaßnahmen gesprochen wird.

4. Vom Kostenanstieg zur Ursache: der Drill-down

Wenn Volumen und Durchschnittskosten zeigen, dass tiefer analysiert werden muss, sollte die Untersuchung schrittweise granularer werden.

Eine mögliche Logik lautet: Gesamtkosten → Kosten pro Sendung → Verkehrsträger → Spediteur → Relation → Sendung → Kostenart.

Nicht jede Analyse muss exakt in dieser Reihenfolge erfolgen. Entscheidend ist: Die Untersuchung endet nicht beim KPI. Sie geht weiter, bis klar wird, wo die Veränderung entsteht.

Verkehrsträger: Wo beginnt die Veränderung?

Bei Unternehmen mit Straße, See, Luft oder weiteren Transportarten kann eine Gesamtkostensteigerung aus einem einzigen Verkehrsträger stammen.

Die relevante Frage lautet: Ist ein Verkehrsträger selbst teurer geworden – oder nutzen wir ihn heute häufiger?

Beispielsweise kann ein höherer Luftfrachtanteil die durchschnittlichen Kosten pro Sendung erhöhen, ohne dass sich die Luftfrachttarife selbst verändert haben.

ShipCheck stellt Transportinformationen unter anderem nach Verkehrsträger dar.

Spediteur: Konzentriert sich der Anstieg auf einen Dienstleister?

ShipCheck nennt Kosten nach Spediteur als eine der relevanten KPI-Dimensionen.

Damit kann beispielsweise sichtbar werden: Die Gesamtkosten steigen, aber der größte Teil der Veränderung entsteht bei einem bestimmten Carrier.

Dann kann innerhalb dieses Spediteurs weiter untersucht werden: Auf welchen Relationen?

Relation: Welche Teile des Transportnetzes treiben die Kosten?

Ein durchschnittlicher Kostenanstieg kann sehr unterschiedlich entstehen.

Möglichkeit A: Fast alle Relationen werden etwas teurer.

Möglichkeit B: Die meisten Relationen bleiben stabil, aber zwei volumenstarke Relationen verursachen fast den gesamten Anstieg.

Für die Gesamtzahl kann das ähnlich aussehen. Für die weitere Maßnahme ist der Unterschied erheblich.

Die Analyse nach Relation hilft deshalb zu konkretisieren: Wo im Transportnetz entsteht die Mehrbelastung?

Sendung: Sind viele Transporte betroffen oder nur wenige?

Die nächste Ebene ist die einzelne Sendung. Auf einer Relation können beispielsweise fast alle Sendungen etwas teurer geworden sein – oder nur wenige Transporte außergewöhnlich hohe Kosten verursachen.

Ein Durchschnittswert zeigt diesen Unterschied nicht. ShipCheck stellt Transportinformationen bis auf Sendungsebene dar.

Wie stark Durchschnittswerte solche Muster verdecken können, behandeln wir ausführlicher im Artikel Frachtkostenanalyse auf Sendungsebene: Was Software sichtbar macht, das Durchschnittswerte verbergen.

Kostenart: Steigt die eigentliche Fracht oder steigen die Zuschläge?

Zuletzt sollte untersucht werden, welche Kostenbestandteile hinter der Veränderung stehen. ShipCheck nennt unter anderem Diesel- und Mautanteile als KPI-Perspektive.

Damit kann beispielsweise sichtbar werden: Die Gesamtkosten steigen, aber die eigentliche Transportleistung bleibt relativ stabil. Der Anstieg kommt vor allem aus Zuschlägen.

Auch das erfordert eine andere Reaktion als eine allgemeine Erhöhung der Basisrate.

5. Danach prüfen: Ist die Mehrbelastung vertraglich korrekt?

Sobald die Kostenursache eingegrenzt ist, kommt eine zweite Frage: Wurde dieser Betrag entsprechend den vereinbarten Tarifen berechnet?

Ein höherer Preis ist nicht automatisch ein Rechnungsfehler. Wenn beispielsweise mehr transportiert wird, kostenintensivere Relationen genutzt werden oder vertraglich definierte Zuschläge steigen, kann die Mehrbelastung vollständig korrekt sein.

Eine andere Situation liegt vor, wenn eine Rechnungsposition nicht den vereinbarten Konditionen entspricht.

ShipCheck prüft Rechnungspositionen gegen hinterlegte Tarife, Zuschläge und Konditionen und erkennt beziehungsweise kategorisiert Abweichungen.

Damit werden zwei unterschiedliche Fragen voneinander getrennt:

• Kostenanalyse: Wo entstehen die Mehrkosten?
• Frachtrechnungsprüfung: Sind diese Kosten vertraglich korrekt?

Ein auffälliger Kostenanstieg kann ein Anlass für eine Prüfung sein. Er ist aber noch kein Beweis für einen Abrechnungsfehler.

Einzelfehler oder systematisches Muster?

Wenn eine Abweichung gefunden wird, ist anschließend relevant, ob sie einmalig oder wiederkehrend auftritt.

Ein kleiner Fehler kann über viele Sendungen hinweg wirtschaftlich relevanter werden als ein großer Einzelfall.

ShipCheck unterstützt die Erkennung und Kategorisierung von Abweichungen auf Rechnungspositionsebene.

Diesen Fall behandeln wir ausführlicher im Artikel Systematische Fehler in Speditionsrechnungen erkennen: Warum kleine Abweichungen teuer werden.

6. Welche Maßnahme folgt aus welcher Ursache?

Der Grund für steigende Frachtkosten bestimmt, welcher Hebel überhaupt sinnvoll ist.

Ursache: höheres Transportvolumen

Wenn Kosten hauptsächlich steigen, weil mehr transportiert wird, liegt nicht zwingend ein Preisproblem vor. Die relevante Frage ist eher: Wie effizient entwickeln sich die Kosten im Verhältnis zum wachsenden Volumen?

Ursache: veränderte Transportstruktur

Wenn neue oder teurere Relationen beziehungsweise andere Verkehrsträger wichtiger werden, sollte die Transportstruktur analysiert werden. Die Frage lautet dann beispielsweise: Passt die bestehende Carrier- und Tarifstruktur noch zu unserem heutigen Transportprofil?

Ursache: bestimmte Spediteure oder Relationen werden teurer

Hier kann eine gezielte Analyse der betroffenen Bereiche sinnvoller sein als eine pauschale Diskussion über alle Frachtraten.

Ursache: Zuschläge steigen

Dann sollte zunächst geklärt werden: Welche Zuschläge verursachen den Anstieg? Anschließend kann geprüft werden, ob sie vertraglich korrekt berechnet wurden.

Ursache: Abrechnungsabweichung

Wenn konkrete Rechnungspositionen nicht dem Tarif entsprechen, ist die Lösung keine neue Ausschreibung. Dann geht es zunächst um die identifizierte Abweichung und den entsprechenden Claim – wie daraus ein dokumentierter Fall wird, zeigt der Artikel Speditionsrechnung reklamieren.

Ursache: bestehende Tarif- oder Vergabestruktur passt nicht mehr

Wenn sich das Transportprofil deutlich verändert hat, kann schließlich eine neue Vergabe- beziehungsweise Tenderanalyse sinnvoll werden.

Der entscheidende Punkt lautet: Nicht jede Kostensteigerung hat denselben Hebel. Deshalb: Erst Ursache, dann Maßnahme.

Warum „Frachtkosten senken“ kein sinnvoller erster Analyseschritt ist

Wenn ein Kostenreport ein deutliches Plus zeigt, entsteht schnell Druck: Wir müssen neu verhandeln.

Das kann richtig sein. Es kann aber auch am eigentlichen Problem vorbeigehen.

Wenn die Kosten steigen, weil das Unternehmen mehr Ware über lange Relationen transportiert, löst eine pauschale Neuverhandlung das strukturelle Problem nicht unbedingt. Wenn ein Zuschlag falsch berechnet wurde, braucht es keine komplette Ausschreibung. Wenn sich durch neue Volumina die optimale Carrier-Struktur verändert hat, kann dagegen eine Vergabeanalyse sinnvoll sein.

Die Qualität der Maßnahme hängt davon ab, wie präzise die Ursache vorher verstanden wurde.

7. Eine weitere Frage bleibt: Sind die Tarife marktgerecht?

Auch eine sehr detaillierte interne Analyse beantwortet nicht jede Kostenfrage.

ShipCheck kann analysieren: Was bezahlen wir?

Die Frachtrechnungsprüfung kann beantworten: Wurde entsprechend den vereinbarten Tarifen korrekt abgerechnet?

Damit ist aber noch nicht geklärt: Sind diese Tarife gegenüber dem aktuellen Markt wettbewerbsfähig?

Das ist eine separate externe Marktfrage und gehört in der aktuellen ShipCheck/HDS-Struktur in den Beratungs- beziehungsweise Benchmarking-Kontext.

Die drei Ebenen sollten deshalb klar getrennt bleiben:

• Kostenanalyse: Was verändert sich?
• Audit: Wurde korrekt abgerechnet?
• Benchmarking: Sind die Konditionen marktgerecht?

Eine Rechnung kann vollständig vertragskonform sein, obwohl der zugrunde liegende Tarif gegenüber dem Markt unattraktiv ist. Und ein marktgerechter Tarif kann trotzdem falsch abgerechnet werden.

8. So unterstützt ShipCheck die Ursachenanalyse

Der Prozess lässt sich vereinfacht in vier Schritten darstellen.

1. Transport- und Rechnungsdaten strukturiert auswertbar machen

Daten aus unterschiedlichen Quellen bilden eine gemeinsame Analysebasis.

2. Entwicklungen und KPIs erkennen

• Kostenentwicklung
• Kosten pro Sendung
• Kosten nach Spediteur
• Zuschlagsanteile

3. Vom KPI zur Ursache drillen

Auffälligkeiten können unter anderem nach Verkehrsträger, Spediteur, Relation und Sendung weiter untersucht werden.

4. Bei Bedarf gegen den Vertrag prüfen

Wenn eine auffällige Kostenposition identifiziert ist, können Rechnungspositionen gegen hinterlegte Tarife und Konditionen geprüft werden.

Damit verbindet ShipCheck zwei Fragen, die bei steigenden Frachtkosten häufig nacheinander beantwortet werden müssen: Wo entsteht die Mehrbelastung? Und: Ist sie vertraglich korrekt?

Fazit: „Frachtkosten +8 %“ ist der Anfang der Analyse

Steigende Frachtkosten können grundsätzlich bedeuten: Wir transportieren mehr. Wir transportieren anders. Unsere Transporte werden teurer.

Und erst danach stellt sich zusätzlich die Frage: Wurde korrekt abgerechnet?

Eine reine Gesamtkostenbetrachtung kann diese Ursachen nicht voneinander unterscheiden.

Deshalb sollte die Analyse Schritt für Schritt granularer werden: Gesamtkosten → Kosten pro Sendung → Verkehrsträger → Spediteur → Relation → Sendung → Kostenart.

ShipCheck ermöglicht dafür die Analyse von Transportkosten über verschiedene Dimensionen bis auf Sendungsebene und verbindet diese bei Bedarf mit der tariflichen Frachtrechnungsprüfung.

Die wichtigste Regel lautet: Nicht mit der Kostensenkungsmaßnahme beginnen. Zuerst herausfinden, wodurch die Kosten überhaupt gestiegen sind.