Welche Daten braucht Frachtkosten-Software wirklich?

Wer Frachtkosten digital analysieren möchte, stellt häufig zuerst die technische Frage:

Welche Datei brauchen wir?

Excel? CSV? Rechnungs-PDF? TMS-Export?

Die wichtigere Frage lautet jedoch:

Was wollen wir mit den Daten tun?

Denn eine Frachtkostenanalyse benötigt nicht exakt dieselben Informationen wie eine automatische Rechnungsprüfung oder eine Frachtausschreibung.

ShipCheck arbeitet deshalb mit verschiedenen Datenarten: Rechnungsdaten, Transport- beziehungsweise Sendungsdaten und Tarifinformationen. Für das KPI-Dashboard nennt ShipCheck ausdrücklich Rechnungen oder Sendungsdaten in PDF-, Excel- oder CSV-Format.

Für die automatische Frachtrechnungsprüfung werden dagegen Rechnungen und Tarifdaten benötigt.

Der entscheidende Grundsatz lautet deshalb:

Nicht jede Funktion braucht dieselben Daten.

Drei Datenarten, drei unterschiedliche Aufgaben

Für Frachtkostenmanagement lassen sich die relevanten Informationen grob in drei Gruppen einteilen:

• Rechnungsdaten: Was wurde fakturiert?
• Sendungs- und Transportdaten: Was wurde tatsächlich transportiert?
• Tarifdaten: Was hätte dieser Transport laut Vertrag kosten sollen?

Je nach Anwendungsfall werden diese Daten unterschiedlich kombiniert.

Damit wird schnell klar:

„Welche Daten braucht Frachtkosten-Software?“ hat keine einzige universelle Antwort.

Die Antwort hängt vom Use Case ab.

1. Welche Daten braucht man für eine Frachtkostenanalyse?

Für das KPI-Dashboard nennt ShipCheck als erforderliche Grundlage:

Rechnungen oder Sendungsdaten im PDF-, Excel- oder CSV-Format.

Diese Daten werden strukturiert und anschließend als KPIs, Trends und Kostenanalysen dargestellt.

Die Website beschreibt außerdem, dass ShipCheck Speditionsrechnungen, TMS-Exporte und ERP-Daten in einer einheitlichen Datenbasis zusammenführt.

Dabei können unter anderem folgende Dimensionen ausgewertet werden:

• Kosten
• Relationen
• Verkehrsträger
• Spediteure
• einzelne Sendungen

ShipCheck berechnet außerdem Kennzahlen wie Kosten pro kg, pro Sendung, pro Route und pro Spediteur. Welche Kennzahlen dabei besonders relevant sind, zeigt der Beitrag zu Frachtkosten-KPIs.

Daraus ergibt sich ein wichtiger Unterschied

Nicht jedes Unternehmen muss denselben maximalen Datensatz liefern.

Wenn beispielsweise lediglich die Kostenentwicklung nach Spediteur untersucht werden soll, werden weniger Analysemerkmale benötigt als für einen Drill-down nach:

Verkehrsträger → Relation → Sendung → Kostenstruktur

Je mehr Dimensionen analysiert werden sollen, desto mehr passende Transportattribute müssen in der Datenbasis vorhanden sein. Wie granular eine solche Auswertung werden kann, beschreibt der Beitrag zur Frachtkostenanalyse auf Sendungsebene.

Die sinnvolle Frage lautet also:

Welche Auswertung soll später möglich sein?

2. Rechnungsdaten: Was wurde tatsächlich berechnet?

Rechnungsdaten bilden die finanzielle Ist-Seite.

Sie beantworten zunächst:

Was hat der Spediteur fakturiert?

Bei ShipCheck können dafür Speditionsrechnungen verarbeitet werden. Die Website nennt neben Rechnungen auch Gutschriften und EDI-Exporte.

Das System extrahiert daraus Sendungsdaten, identifiziert Rechnungspositionen und strukturiert die Informationen in einer gemeinsamen Datenbasis.

Rechnungsdaten sind deshalb für zwei unterschiedliche Aufgaben wichtig:

• Frachtkostenanalyse: Welche Kosten wurden tatsächlich berechnet?
• Frachtrechnungsprüfung: Entsprechen diese berechneten Kosten dem vereinbarten Tarif?

Für die zweite Frage reichen Rechnungsdaten allein jedoch nicht.

3. Sendungsdaten: Was wurde tatsächlich transportiert?

Kosten werden erst dann analytisch besonders wertvoll, wenn sie mit den zugrunde liegenden Transporten verbunden werden können.

ShipCheck arbeitet deshalb auf Sendungsebene und stellt unter anderem:

• Relationen,
• Empfängerstrukturen,
• Verkehrsträgerinformationen,
• Kosten

auf dieser Ebene dar.

Bei der automatischen Rechnungsprüfung identifiziert die Engine zudem unter anderem:

• Spediteur
• Route
• Gewicht
• Servicelevel
• Zusatzleistungen

um zu berechnen, was die jeweilige Sendung hätte kosten sollen.

Diese Angaben sind deshalb typische Beispiele für Informationen, die je nach Use Case wichtig werden können. Wie sich solche Daten praktisch nutzen lassen, zeigt der Beitrag Speditionsrechnungen und Sendungsdaten auswerten.

Das bedeutet jedoch nicht, dass jeder einzelne Datensatz zwingend jedes dieser Felder enthalten muss.

Entscheidend ist:

Die Daten müssen genügend Kontext enthalten, um die gewünschte Analyse oder Berechnung durchzuführen.

4. Welche Daten braucht man für Frachtrechnungsprüfung?

Bei der automatisierten Rechnungsprüfung ist die Datenlogik klarer.

Die ShipCheck-Website nennt ausdrücklich:

„Rechnungen sowie Tarifdaten werden benötigt und digitalisiert.“

Denn die Prüfung vergleicht:

Istkosten aus der Rechnung mit Sollkosten aus den vereinbarten Konditionen.

Dazu werden Verträge beziehungsweise Tarife zunächst berechenbar gemacht. ShipCheck verarbeitet hierfür:

• Frachtverträge
• Anhänge
• Zuschlagstabellen
• Tarifmatrizen

als PDF oder Excel.

Die KI erkennt darin unter anderem Tariflogiken, gestaffelte Preise, Dieselformeln und Sonderklauseln und macht die Tarife berechenbar. Wie das technisch funktioniert, zeigt der Beitrag Frachttarife digitalisieren.

Danach werden Rechnungspositionen gegen diese Konditionen geprüft.

Die minimale Logik lautet deshalb:

• Rechnung: Was wurde berechnet?
• Tarif: Welche Konditionen wurden vereinbart?
• Sendung: Auf welchen konkreten Transport müssen diese Konditionen angewendet werden?

Ohne Tarifdaten gibt es keine belastbare Soll-Seite.

Ohne Rechnungsdaten gibt es keine Ist-Seite.

5. Warum Tarifdaten etwas anderes sind als Transportdaten

Dieser Unterschied wird häufig unterschätzt.

Ein Sendungsdatensatz kann beispielsweise zeigen:

• Route
• Gewicht
• Carrier
• Service
• Datum

Er sagt aber noch nicht automatisch:

Was hätte diese Sendung laut Vertrag kosten dürfen?

Dafür braucht es die vereinbarte Preislogik. Diese kann beispielsweise enthalten:

• Basisraten
• Gewichtsstufen
• Zonen
• Zuschlagstabellen
• Dieselformeln
• Sonderkonditionen

ShipCheck digitalisiert solche Tarifstrukturen, damit aus den Transportmerkmalen eine Sollkostenberechnung entstehen kann.

Damit unterscheiden sich zwei Datentypen:

Transportdaten beschreiben die Sendung.

Tarifdaten beschreiben, wie diese Sendung bepreist werden soll.

6. Welche Daten braucht man für Tendering?

Bei einer Frachtausschreibung verschiebt sich die Aufgabe erneut.

Hier lautet die Frage nicht primär:

Was wurde bisher berechnet?

Sondern:

Was würden neue Anbieterpreise mit unserem tatsächlichen Transportprofil kosten?

Dafür benötigt ShipCheck historische Transport- beziehungsweise Sendungsdaten.

Der Grund ist einfach:

Ein Angebot kann nur dann realistisch bewertet werden, wenn es auf die Transportstruktur angewendet wird, die das Unternehmen tatsächlich hat.

Dazu gehören je nach Ausschreibung beispielsweise unterschiedliche:

• Relationen
• Sendungen
• Gewichtsklassen
• Verkehrsträger
• Kostenkomponenten

Die Ausschreibungsfunktion arbeitet mit realen Transportdaten auf Sendungsebene und kann Angebote nach Route, Verkehrsträger und Kostenkomponenten vergleichen – siehe Frachtausschreibung auswerten.

Der Datensatz wird damit zur Berechnungsbasis für die neuen Tarife – nicht nur zu einer Beschreibung der Vergangenheit.

7. Historische Daten und Forecast-Daten erfüllen unterschiedliche Aufgaben

Für Tendering sind historische Sendungsdaten der Ausgangspunkt.

Sie zeigen:

Welche Transporte haben tatsächlich stattgefunden?

Das muss aber nicht exakt dem zukünftigen Transportprofil entsprechen.

Wenn sich Mengen, Relationen oder Geschäftsvolumen verändern sollen, können zusätzlich Forecast-Daten verwendet werden.

Die beiden Datenarten sollten deshalb getrennt betrachtet werden:

• Historische Daten: reales Ausgangsprofil
• Forecast: erwartete zukünftige Veränderung

ShipCheck kann Forecasts auf Ausschreibungsergebnisse anwenden und so zukünftige Transportmengen mit neuen Tenderpreisen berechnen.

Damit ist ein Forecast keine Ersatzquelle für historische Sendungsdaten.

Er ergänzt sie.

8. Was ist wichtiger: viele Daten oder die richtigen Daten?

Mehr Daten sind nicht automatisch bessere Daten.

Ein Datensatz mit hunderten Feldern hilft wenig, wenn zentrale Kosten oder Transportmerkmale fehlen oder nicht sauber zugeordnet werden können.

Die ShipCheck-Website beschreibt genau dieses Problem bei fragmentierten Logistikdaten:

Rechnungen liegen in unterschiedlichen Formaten vor, TMS-Exporte sind nicht standardisiert und manuelle Excel-Auswertungen erzeugen ein unvollständiges Bild. ShipCheck strukturiert Daten aus unterschiedlichen Quellen für konsistente Auswertungen.

Für die Analysequalität sind deshalb drei Fragen wichtiger als die reine Zahl der Spalten:

• Sind die relevanten Informationen vorhanden?
• Können sie der richtigen Sendung beziehungsweise Kostenposition zugeordnet werden?
• Sind sie über unterschiedliche Quellen hinweg vergleichbar?

9. Welche Daten fehlen typischerweise für eine gewünschte Auswertung?

Hier hilft eine einfache Rückwärtslogik.

Beginnen Sie nicht mit:

„Welche Daten haben wir?“

Sondern mit:

„Welche Frage möchten wir beantworten?“

Beispiel:

• Frage: Welche Spediteure verursachen die höchsten Kosten? Dann müssen Kosten dem jeweiligen Spediteur zugeordnet werden können.
• Frage: Welche Relationen werden teurer? Dann braucht die Analyse Relation beziehungsweise Route und Kosten.
• Frage: Wie entwickeln sich Kosten pro kg? Dann werden Kosten und Gewicht benötigt.
• Frage: Welche Rechnung wurde falsch berechnet? Dann braucht es Rechnung, relevante Sendungsinformationen und die vertragliche Tariflogik.
• Frage: Welcher Anbieter wäre in einer neuen Ausschreibung wirtschaftlich besser? Dann werden historische Sendungsdaten und die neuen Anbieterpreise benötigt.

Das Grundprinzip lautet:

Jede Kennzahl braucht die Datenfelder, aus denen sie berechnet wird.

10. Muss alles in einer einzigen Datei stehen?

Nein.

ShipCheck ist gerade darauf ausgelegt, unterschiedliche Datenquellen zusammenzuführen. Die Website nennt:

• Speditionsrechnungen
• TMS-Exporte
• ERP-Daten

und beschreibt deren Zusammenführung in eine einheitliche Datenbasis.

An anderer Stelle werden diese Informationen als Auftragsdaten, Transportdaten und Rechnungsdaten beschrieben.

Das ist relevant, weil in der Praxis selten eine einzige Quelle alles enthält:

• Die Kosten können in der Rechnung liegen.
• Die Transportdetails im TMS.
• Zusätzliche Auftragsinformationen im ERP.
• Die Tariflogik wiederum im Vertrag oder in einer Tarifmatrix.

Der eigentliche Wert entsteht, wenn diese Informationen gemeinsam auswertbar werden. Ob dafür zwingend eine Schnittstelle nötig ist, klärt der Beitrag Braucht Frachtkosten-Software eine ERP- oder TMS-Integration?

11. Welche Dateiformate kann ShipCheck verarbeiten?

Für das KPI-Dashboard nennt ShipCheck:

• PDF
• Excel
• CSV

für Rechnungs- oder Sendungsdaten.

Für die Audit-Funktion können Tarifunterlagen als PDF oder Excel hochgeladen werden. Bei Rechnungen nennt die Audit-Seite:

• Speditionsrechnungen
• Gutschriften
• EDI-Exporte

Damit ist die Datenquelle nicht auf ein einziges standardisiertes Format beschränkt.

Entscheidend ist anschließend die Strukturierung der Inhalte.

12. Datenqualität bestimmt, wie tief analysiert werden kann

Ein wichtiger Grundsatz lautet:

Die Software kann nur Dimensionen analysieren, die aus den vorhandenen Daten ableitbar sind.

• Wenn beispielsweise keine Relation vorliegt oder ermittelt werden kann, kann auch keine belastbare Relationsanalyse daraus entstehen.
• Wenn kein Gewicht verfügbar ist, lässt sich daraus kein sinnvoller KPI „Kosten pro kg“ berechnen.
• Wenn Tarifkonditionen fehlen, lässt sich keine vollständige vertragliche Sollkostenprüfung durchführen.

Deshalb ist Datenqualität kein abstraktes IT-Thema. Sie bestimmt direkt:

Welche Fragen die Frachtkostenanalyse beantworten kann.

Ein praktischer Datencheck vor dem Start

Vor einer Frachtkostenanalyse lässt sich deshalb mit vier Fragen prüfen, ob die Datenbasis geeignet ist.

1. Welcher Use Case soll gelöst werden?

Analyse, Reporting, Audit oder Tendering?

2. Welche Kennzahlen beziehungsweise Berechnungen braucht dieser Use Case?

• Kosten pro Sendung
• Kosten pro kg
• Kosten nach Carrier
• Kosten nach Relation
• Soll-Ist-Differenz

3. Welche Informationen werden dafür benötigt?

Sind die relevanten Transport-, Kosten- und gegebenenfalls Tarifinformationen vorhanden?

4. Sind diese Informationen miteinander verknüpfbar?

Können Rechnung, Sendung, Carrier und Tarif soweit erforderlich dem gleichen Transport zugeordnet werden?

Damit lässt sich Datenqualität sehr viel konkreter beurteilen als mit der allgemeinen Frage: „Sind unsere Daten gut?“

Wie ShipCheck aus unterschiedlichen Daten eine gemeinsame Basis schafft

Der ShipCheck-Ansatz lässt sich vereinfacht so darstellen:

• 1. Daten einlesen: Je nach Use Case werden Rechnungs-, Sendungs- beziehungsweise Tarifdaten verarbeitet.
• 2. Daten strukturieren: ShipCheck führt Informationen aus unterschiedlichen Quellen in einer einheitlichen Datenbasis zusammen.
• 3. Transportkosten analysieren: Kosten können unter anderem nach Sendung, Route und Spediteur ausgewertet werden.
• 4. Bei Audit Tariflogik anwenden: Rechnungspositionen werden gegen die vereinbarten Konditionen geprüft.
• 5. Bei Tendering historische Transporte neu berechnen: Neue Anbieterpreise werden gegen die reale Transportstruktur gerechnet.

Damit hängt die erforderliche Datenbasis immer von der Frage ab, die beantwortet werden soll.

Fazit: Nicht möglichst viele Daten – sondern die richtigen Daten

Frachtkosten-Software braucht keinen universellen Datensatz für jede Funktion.

• Für eine Analyse können bereits Rechnungs- oder Sendungsdaten ausreichen.
• Für eine tarifliche Rechnungsprüfung werden zusätzlich die vereinbarten Tarifdaten benötigt.
• Für Tendering sind historische Sendungsdaten entscheidend, weil neue Angebote gegen die reale Transportstruktur gerechnet werden.

Die wichtigste Unterscheidung lautet deshalb:

• Rechnung: Was wurde berechnet?
• Sendung: Was wurde transportiert?
• Tarif: Was hätte es kosten sollen?
• Forecast: Was erwarten wir künftig?

Je besser diese Daten zum jeweiligen Use Case passen, desto präziser kann ShipCheck Kosten analysieren, Abweichungen prüfen oder Ausschreibungsangebote berechnen.

Die entscheidende Frage ist also nicht: „Haben wir alle denkbaren Logistikdaten?“

Sondern: „Haben wir die Daten, die für unsere konkrete Frachtkostenfrage notwendig sind?“

Ein Blick auf die Abo-Modelle zeigt, mit welchem Umfang ein Einstieg möglich ist.