Logiciel d'appel d'offres fret

Un appel d'offres fret ressemble à première vue à une simple comparaison : plusieurs transporteurs soumettent des offres. Les prix sont mis en regard. Le meilleur prestataire l'emporte. Dans la pratique, la tâche est nettement plus complexe.

En effet, une offre de fret se compose souvent de nombreuses relations, modes de transport, classes de poids, suppléments, composantes de coûts et hypothèses de volume différentes. Un prix global peut fortement condenser ces différences.

Un logiciel d'appel d'offres fret spécialisé ne doit donc pas se contenter de juxtaposer les offres. Il doit aider à calculer les offres sur la base de la structure de transport réelle d'une entreprise, à comparer différents scénarios et à créer ainsi une base solide pour l'attribution.

ShipCheck s'appuie pour cela sur des données de transport réelles au niveau de l'expédition. Les offres d'appel d'offres sont calculées selon leurs composantes de coûts, appliquées aux transports réels et rendues comparables notamment par mode de transport et par relation.

Qu'est-ce qu'un logiciel d'appel d'offres fret ?

Un logiciel d'appel d'offres fret est un outil d'analyse structurée et de comparaison des offres de différents prestataires de transport. La question centrale n'est pas seulement : « Quel transporteur a le prix global le plus bas ? » mais : « Comment les différentes offres se répercuteraient-elles sur notre profil de transport réel ? »

Pour cela, plusieurs univers de données doivent être réunis : les données d'expédition existantes, les tarifs de fret proposés, les relations, les modes de transport, les quantités ou volumes, et les composantes de coûts pertinentes.

ShipCheck décrit son outil d'appel d'offres comme une plateforme permettant de comparer les offres ligne par ligne, de détailler les coûts totaux et de simuler différents scénarios de volume et d'itinéraires.

Pourquoi les appels d'offres fret avec un budget global peuvent poser problème

Lors des appels d'offres, les entreprises reçoivent souvent un prix global ou un budget. C'est clair. Mais cette valeur ne montre que de manière limitée d'où viennent les coûts.

Un prix global peut par exemple regrouper simultanément : différents itinéraires, différents modes de transport, des suppléments et différents types de service. Il devient alors difficile de savoir : sur quelle relation un prestataire est-il avantageux ? Où est-il cher ? Quelle composante de coût fait la différence ? Comment le résultat évolue-t-il si le volume change ?

ShipCheck décrit précisément ce problème : les montants globaux masquent souvent les modes de transport, les itinéraires et les suppléments. L'outil d'appel d'offres décompose donc les offres en leurs composantes et présente les différentes composantes de prix de manière comparable par relation.

Quelles données nécessite un appel d'offres fret basé sur les données ?

Une base importante est constituée par les données de transport réelles de l'entreprise. Les données d'expédition historiques montrent par exemple : quelles relations sont utilisées, quels volumes de transport surviennent, quelles structures d'expédition sont pertinentes et quels modes de transport sont utilisés.

ShipCheck utilise des données de transport réelles au niveau de l'expédition pour comparer les offres entre elles. C'est une différence déterminante par rapport à une simple comparaison tarifaire abstraite. Un tarif n'a de valeur économique que s'il est appliqué à la structure de transport pour laquelle il sera effectivement utilisé par la suite.

Comment se déroule un appel d'offres fret assisté par logiciel ?

Le processus exact d'appel d'offres peut varier selon les entreprises. Du point de vue du logiciel, l'approche ShipCheck peut toutefois être simplifiée en plusieurs étapes.

1. Les données d'expédition réelles constituent la base de départ

Plutôt que de calculer uniquement avec un budget forfaitaire, les informations de transport existantes sont utilisées. ShipCheck évalue les offres à partir de données d'expédition réelles et peut détailler les résultats jusqu'au transport individuel.

2. Les offres sont décomposées en leurs composantes de coûts

Les offres des transporteurs ne sont pas considérées uniquement comme un montant global. Les relations, modes de transport, composantes de coûts et éléments tarifaires sous-jacents sont pertinents. ShipCheck propose à cet effet une comparaison côte à côte des offres des transporteurs et une ventilation des coûts totaux.

3. Les offres sont appliquées au profil de transport

Cela permet de calculer ce que chaque offre signifierait pour l'entreprise sur la base des données d'expédition retenues. ShipCheck décrit expressément cette approche comme suit : comparer les offres des transporteurs sur la base des données d'expédition réelles – et non de valeurs moyennes ou de budgets.

4. Les résultats sont détaillés par relation et par mode de transport

Plutôt que de simplement établir un classement basé sur le budget global, les résultats peuvent être examinés de manière granulaire. ShipCheck permet une analyse détaillée par relation jusqu'au transport individuel et met en évidence les relations ou modes de transport qui influencent particulièrement le budget.

5. Des scénarios sont simulés

Un appel d'offres concerne des transports futurs. Il peut donc être utile de ne pas se limiter au profil d'expédition historique. ShipCheck permet des scénarios de type « et si » avec différentes combinaisons de volumes et d'itinéraires.

6. Différents modèles d'attribution sont comparés

Un appel d'offres ne doit pas nécessairement se conclure par une décision simple du type « un seul prestataire remporte tout ». ShipCheck prend également en charge différents modèles de répartition des expéditions entre prestataires et peut établir un scénario d'attribution optimal (best case).

Fonction 1 : comparer les offres ligne par ligne

Une fonction fondamentale d'un logiciel d'appel d'offres fret est la comparaison structurée des offres. ShipCheck décrit cela comme une comparaison côte à côte de toutes les offres des transporteurs. Ainsi, transporteur A : 4,2 M€, transporteur B : 4,1 M€, transporteur C : 4,3 M€ devient une analyse plus granulaire. Par exemple : quel prestataire est plus avantageux sur quelle relation, comment les différentes composantes de coûts divergent-elles, et quels modes de transport tirent les coûts vers le haut.

Fonction 2 : ventiler les coûts par relation et par mode de transport

Un transporteur ne peut pas être aussi performant sur toutes les relations. Il ne suffit donc pas toujours de connaître un simple total par prestataire. ShipCheck présente les résultats d'appel d'offres par relation, mode de transport et composante de coûts, et permet une analyse détaillée jusqu'au transport individuel. Il devient ainsi beaucoup plus facile de voir où un prestataire est particulièrement performant ou moins performant dans le propre réseau de transport.

Fonction 3 : utiliser des données d'expédition réelles plutôt que des valeurs moyennes

Une comparaison tarifaire devient beaucoup plus pertinente lorsque des données de transport réelles sont intégrées. ShipCheck calcule les coûts par transport individuel sur la base des données propres de l'entreprise. Cela évite que l'évaluation dépende exclusivement de valeurs moyennes forfaitaires ou d'hypothèses budgétaires.

La question de base est la suivante : qu'aurait coûté notre profil d'expédition réel avec chaque offre ? C'est la logique de calcul centrale du tendering basé sur les données.

Fonction 4 : tenir compte des volumes futurs et des prévisions commerciales

Les données d'expédition historiques constituent une base importante. Mais l'avenir ne doit pas nécessairement ressembler à l'année écoulée. Une entreprise peut par exemple s'attendre à : des volumes plus élevés, de nouvelles régions, d'autres relations ou une structure de produits modifiée.

ShipCheck permet donc d'intégrer, en plus des volumes passés, des prévisions commerciales dans le calcul de l'appel d'offres. Les coûts logistiques peuvent ainsi être calculés sur la base des volumes prévus avec les tarifs effectivement proposés. Cela est particulièrement pertinent lorsque le profil de transport doit évoluer sensiblement pendant la période contractuelle à venir.

Fonction 5 : calculer des scénarios « et si »

Un bon outil de tender ne devrait pas se limiter à produire un seul résultat. Il est également intéressant de savoir : que se passe-t-il si les hypothèses changent ? ShipCheck évoque par exemple des scénarios de croissance de volume, de nouvelles relations, différents mix de transporteurs et des variations de prix du carburant. Cela permet d'examiner la robustesse d'une décision d'attribution dans des conditions changeantes.

Fonction 6 : comparer différents modèles d'attribution

Un autre niveau concerne la question : quel transporteur doit recevoir quels transports ? Le prestataire présentant le meilleur prix global n'est pas forcément le meilleur choix économique sur chaque relation. ShipCheck permet donc différents modèles de répartition des expéditions entre prestataires. Un scénario d'attribution optimal (best case) peut en outre être établi et comparé à d'autres variantes.

Fonction 7 : préparer les résultats pour la direction et le contrôle de gestion

Un appel d'offres ne s'arrête pas au calcul. La décision doit souvent aussi être expliquée et validée en interne. ShipCheck permet donc l'export de rapports prêts pour la direction financière, destinés aux présentations aux parties prenantes. Cela est particulièrement pertinent lorsque la logistique, les achats, le contrôle de gestion et la direction doivent évaluer la même décision sous des angles différents.

Ce qu'apporte une matrice des meilleurs prix

Une matrice des meilleurs prix est une représentation compacte des résultats des différents participants à l'appel d'offres. ShipCheck présente les résultats par mode de transport et par relation dans une telle matrice. L'avantage : il devient visible qu'un transporteur n'est pas nécessairement le moins cher partout.

Un prestataire peut par exemple être très performant sur certaines relations, moins performant sur d'autres, ou particulièrement attractif pour certains modes de transport. La matrice ne facilite donc pas seulement la comparaison des offres. Elle crée aussi une base pour différents modèles d'attribution.

Logiciel d'appel d'offres fret vs Excel

Un appel d'offres peut évidemment aussi être réalisé sous Excel. Avec peu d'offres, des tarifs simples et des relations limitées, cela peut être tout à fait suffisant.

La complexité augmente cependant avec davantage de transporteurs, davantage de relations, davantage de composantes tarifaires, plusieurs modes de transport, différents scénarios, prévisions et modèles d'attribution alternatifs. De nombreuses combinaisons doivent alors être recalculées et comparées sans cesse. L'avantage d'un logiciel spécialisé réside donc surtout dans le fait de représenter cette logique de calcul dans une structure réutilisable.

Logiciel d'appel d'offres fret vs comparaison d'offres classique

Une simple comparaison d'offres répond à : quelle offre a quel prix ? Un appel d'offres fret basé sur les données va plus loin : que coûte l'offre avec notre profil d'expédition réel ? Sur quelles relations tel prestataire est-il fort ? Comment le résultat évolue-t-il avec d'autres volumes ? Quelle combinaison d'attribution est la plus avantageuse selon les hypothèses retenues ? Un simple tableau de prix statique devient ainsi un modèle de décision.

Quelle part le logiciel prend-il en charge – et que reste-t-il à l'humain ?

Un logiciel d'appel d'offres fret peut nettement améliorer l'analyse quantitative. Il peut par exemple calculer les offres, rendre comparables les composantes de coûts, appliquer des données d'expédition réelles, simuler des scénarios et comparer différentes options d'attribution.

Il ne remplace toutefois pas automatiquement toute décision commerciale. Outre les coûts calculés, d'autres critères peuvent être pertinents pour une attribution, que l'entreprise doit elle-même évaluer. L'intérêt de l'outil réside donc dans le fait de rendre transparent et comparable le volet coûts et données de la décision.

En quoi cet article diffère-t-il de la simple comparaison d'offres de fret ?

L'article « Comparer les offres de fret : pourquoi le prix global le plus bas n'est pas automatiquement la meilleure offre » traite avant tout d'une question concrète : comment comparer économiquement différentes offres de transport ?

Un logiciel d'appel d'offres fret a un objectif plus large. Il soutient l'ensemble du processus d'analyse basé sur les données autour des offres, des données d'expédition, de la ventilation des coûts, des scénarios, des prévisions, des modèles d'attribution et du reporting. La comparaison d'offres est ainsi une fonction centrale de l'outil de tender – mais pas sa seule fonction.

À quoi faut-il faire attention lors du choix d'un logiciel d'appel d'offres fret ?

Des exigences décrites découlent quelques critères de choix centraux.

• Utilise-t-on des données d'expédition réelles ? Le logiciel ne devrait pas se contenter de comparer les tarifs de manière abstraite, mais devrait pouvoir les appliquer à la structure de transport concrète.
• Peut-on analyser jusqu'à la relation et au transport individuel ? Des budgets agrégés seuls sont souvent insuffisants pour des réseaux complexes.
• Les composantes de coûts sont-elles présentées de manière transparente ? Les suppléments et autres éléments tarifaires ne devraient pas disparaître dans un seul montant global.
• Peut-on simuler des scénarios ? La structure de transport future peut différer du passé.
• Peut-on tenir compte de prévisions ? Cela est particulièrement pertinent en cas de changements de volume ou de structure attendus.
• Peut-on comparer différents modèles d'attribution ? La meilleure solution n'est pas nécessairement une attribution complète à un seul prestataire.
• Les résultats peuvent-ils être exportés de manière compréhensible ? La décision doit souvent aussi être justifiable auprès de la finance, de la direction ou d'autres parties prenantes.

Ces points correspondent aux fonctions centrales que ShipCheck décrit pour son outil d'appel d'offres.

Comment ShipCheck accompagne les appels d'offres fret

L'approche ShipCheck peut être résumée de manière simplifiée ainsi :

• Données de transport réelles comme base : les offres sont évaluées à partir du profil d'expédition réel.
• Calculer les offres de manière granulaire : les offres d'appel d'offres sont analysées par composante de coûts.
• Comparer les résultats par relation et mode de transport : cela permet de voir où certains prestataires sont particulièrement forts ou faibles.
• Tenir compte des prévisions et scénarios : les données historiques peuvent être complétées par des hypothèses de volume futures et des scénarios alternatifs.
• Comparer les modèles d'attribution : ShipCheck prend en charge différentes répartitions des expéditions entre prestataires et un scénario d'attribution optimal (best case).
• Préparer les résultats pour la décision : la matrice des meilleurs prix et les rapports créent une base compréhensible pour la logistique, les achats, la finance et la direction.

Conclusion : le logiciel d'appel d'offres fret transforme des offres en modèle de décision

Un appel d'offres fret ne consiste pas seulement à juxtaposer plusieurs prix globaux. Pour des structures de transport plus complexes, la question la plus importante est : que signifient ces offres pour nos expéditions réelles et notre structure de transport future ?

Un logiciel d'appel d'offres fret adapté devrait donc tenir compte de données d'expédition réelles, calculer les offres selon leurs composantes de coûts, rendre comparables individuellement les relations et modes de transport, intégrer des prévisions, simuler des scénarios et comparer différents modèles d'attribution.

ShipCheck réunit ces fonctions dans son outil d'appel d'offres et calcule les coûts sur la base des données de transport propres de l'entreprise. La question centrale d'un appel d'offres passe ainsi de « Quel prestataire a proposé le budget le plus bas ? » à « Quelle combinaison de prestataires et d'attribution correspond le mieux, en termes de coûts, à notre profil de transport réel et attendu ? »