Un controllo delle fatture di trasporto non termina con la constatazione:
«Questa fattura è sbagliata.»
È qui che inizia la domanda successiva:
Cosa esattamente è stato calcolato in modo errato – e la deviazione può essere documentata in modo da risultare tracciabile per lo spedizioniere?
Per farlo deve essere chiaro:
- Quale spedizione è interessata?
- Quale voce di fattura si discosta?
- Cosa è stato calcolato secondo la fattura?
- Cosa avrebbe dovuto essere calcolato secondo la tariffa concordata?
- A quanto ammonta la differenza?
- La stessa deviazione riguarda altre spedizioni?
ShipCheck verifica le voci di fattura rispetto alle tariffe, ai supplementi e alle condizioni memorizzate e rileva, rispettivamente classifica, le deviazioni.
Nasce così la base per un claim documentato:
Tariffa → costi previsti → fattura → deviazione → spedizioni interessate → claim
Il processo concreto dopo la presentazione di un claim – ad esempio comunicazione, approvazione o nota di credito – può variare a seconda dell'azienda e dello spedizioniere. Ciò che conta inizialmente è che la richiesta possa essere derivata in modo tracciabile dai dati di trasporto e tariffari sottostanti.
1. Un reclamo inizia con una deviazione concreta
Un'affermazione come:
«La fattura è troppo alta.»
non è ancora una base di reclamo solida.
Prima di tutto deve essere chiaro quale voce di fattura si discosta da quale logica tariffaria concordata.
Le deviazioni tipiche possono riguardare ad esempio:
- classi di peso
- zone
- sconti
- supplementi
- prestazioni accessorie
- voci duplicate o errate
ShipCheck verifica le singole voci di fattura rispetto alla logica tariffaria memorizzata e classifica le deviazioni riscontrate.
Ciò consente di porre la domanda rilevante in modo più preciso:
Cosa è stato fatturato – e cosa avrebbe dovuto essere fatturato secondo la tariffa concordata?
2. Costi previsti e costi effettivi costituiscono la base
Il nucleo del controllo delle fatture di trasporto è il confronto tra costi previsti e costi effettivi.
Costi effettivi
Sono i costi effettivamente fatturati.
Costi previsti
Sono i costi che risultano dalle tariffe e condizioni concordate per la spedizione concreta.
A seconda della tariffa possono essere rilevanti, ad esempio:
- relazione o zona
- peso
- tariffa base
- regola del gasolio
- pedaggio
- sconto
- prestazione accessoria
In questo modo è possibile calcolare, per una spedizione concreta:
Quanto sarebbe dovuto costare questo trasporto secondo le condizioni concordate?
Solo dopo la fattura fatturata può essere verificata in modo significativo rispetto a questo valore.
La logica è la seguente:
- dati di spedizione + regole tariffarie = costi previsti
- voci di fattura = costi effettivi
- previsto vs. effettivo = possibile deviazione
Proprio per questo motivo la digitalizzazione strutturata delle tariffe di trasporto è un presupposto per un controllo automatizzato delle fatture di trasporto.
3. Dalla differenza alla motivazione tracciabile
Un semplice importo di differenza non è sufficiente per un claim.
Supponiamo:
- Importo fatturato: 1.240 €
- Costi previsti calcolati: 1.160 €
- Differenza: 80 €
Gli 80 € mostrano sì la deviazione finanziaria.
Ciò che conta, tuttavia, è il motivo per cui è nata questa differenza.
Un controllo tracciabile collega quindi:
- spedizione interessata
- voce di fattura interessata
- base tariffaria applicata
- costi previsti calcolati
- importo fatturato
- differenza
In questo modo, da:
«Avete addebitato 80 € in più.»
nasce un'affermazione verificabile:
«Per questa spedizione, la voce fatturata si discosta dai costi che risultano dalla logica tariffaria concordata.»
Questa è la base effettiva di un claim documentato.
4. La singola spedizione e la singola voce di fattura sono il livello di prova
Le analisi aggregate sono molto utili per il reporting dei costi di trasporto.
Per un reclamo relativo alle tariffe, tuttavia, la deviazione deve poter essere ricondotta a casi concreti.
Supponiamo che un'analisi mostri:
«Presso lo spedizioniere A esistono deviazioni per complessivi 18.000 €.»
Allora deve essere tracciabile:
- Quali spedizioni sono interessate?
- Quali voci di fattura causano la differenza?
- Quale regola tariffaria è alla base in ciascun caso?
ShipCheck verifica le deviazioni a livello di voce di fattura e le collega ai dati di spedizione e trasporto sottostanti.
La richiesta complessiva non nasce quindi da una differenza forfettaria.
Nasce da deviazioni singole tracciabili.
5. Dopo il primo errore, verificare: caso isolato o schema?
Una deviazione riscontrata non dovrebbe essere considerata automaticamente in modo isolato.
Se la stessa logica tariffaria è stata applicata a molte spedizioni, la domanda successiva è:
L'errore si verifica anche lì?
Un piccolo errore può diventare economicamente rilevante se si ripete sistematicamente.
Per questo, dopo una deviazione, si dovrebbe verificare:
Caso isolato o schema ricorrente?
ShipCheck supporta l'individuazione e la classificazione delle deviazioni a livello di voce di fattura. In questo modo possono diventare visibili errori identici, rispettivamente ricorrenti, su più spedizioni.
Il passaggio decisivo è quindi:
Non limitarsi a controllare la fattura individuata, ma quantificare l'entità della deviazione.
Approfondiamo questo aspetto nell'articolo «Riconoscere errori sistematici nelle fatture di spedizione: perché le piccole deviazioni diventano costose».
6. Strutturare le deviazioni per tipo di errore ed effetto finanziario
Quando sono presenti più deviazioni, non ci si dovrebbe limitare a considerare un importo totale.
È utile una struttura per:
- tipo di errore
- spedizioni interessate
- frequenza
- differenza finanziaria
In questo modo diventa visibile, ad esempio:
- Deviazione A: frequente, piccola differenza per spedizione, importo totale elevato
- Deviazione B: unica, differenza singola più elevata
La classificazione aiuta a valutare meglio la rilevanza economica dei singoli errori.
Un piccolo errore sistematico può essere più rilevante di un grande caso isolato.
7. Dalla deviazione tariffaria al claim documentato
Ne risulta un processo di audit chiaro.
Passo 1: strutturare la base tariffaria
Le condizioni concordate devono essere disponibili in modo tale da permettere il calcolo dei costi previsti per una spedizione.
Passo 2: collegare fattura e spedizione
Le voci di fattura fatturate vengono collegate ai dati di trasporto rilevanti.
Passo 3: calcolare i costi previsti
La logica tariffaria concordata viene applicata alla spedizione concreta.
Passo 4: confrontare previsto ed effettivo
I costi fatturati e quelli calcolati secondo tariffa vengono messi a confronto.
Passo 5: classificare la deviazione
Diventa visibile quale logica tariffaria, rispettivamente di costo, causa la differenza.
Passo 6: identificare ulteriori spedizioni interessate
In presenza di una logica ricorrente, si verifica se la stessa deviazione si presenta anche in altri casi.
Passo 7: documentare le deviazioni
Le spedizioni interessate, le voci di fattura, la base tariffaria, i costi previsti, i costi effettivi e le differenze costituiscono la base del claim.
In questo modo, da una fattura sospetta nasce una base di richiesta tracciabile.
8. Perché una base tariffaria solida è decisiva
Una differenza individuata automaticamente vale quanto i dati sottostanti.
Prima di un reclamo effettivo occorre quindi assicurarsi che:
- la base tariffaria rilevante sia memorizzata correttamente,
- i dati di spedizione siano corretti,
- la logica dei supplementi sia rappresentata correttamente,
- siano state applicate le condizioni corrette.
Per questo ShipCheck unisce l'elaborazione automatizzata alla rappresentazione strutturata della logica tariffaria concordata.
Una differenza rilevata significa in un primo momento:
La fattura e il calcolo tariffario memorizzato non coincidono.
Il claim documentato rende successivamente tracciabile su cosa si basa questa deviazione.
9. Perché i controlli a campione non mostrano l'entità di un errore
Molti errori di fatturazione vengono scoperti per caso.
- Una fattura risulta sospetta.
- La voce concreta viene verificata.
- L'errore viene trovato.
A questo punto l'azienda sa però solo:
Questa singola voce di fattura è sospetta.
Se la causa deriva da una logica tariffaria ricorrente, la domanda più importante è:
Quante altre voci di fattura sono interessate?
Proprio per questo è rilevante il controllo sistematico di quantità maggiori di fatture e spedizioni.
Da:
«Abbiamo trovato un errore.»
diventa:
«Possiamo quantificare su quali spedizioni si presenta la stessa deviazione e quale differenza finanziaria ne deriva.»
Per un claim documentato, questa differenza è essenziale.
10. Aumento dei costi e deviazione reclamabile non sono la stessa cosa
Non ogni aumento dei costi può essere reclamato.
Supponiamo: la quota del gasolio aumenta in modo significativo.
Il reporting dei costi di trasporto mostra inizialmente un fattore di costo – perché i costi di trasporto aumentano è una domanda di analisi a sé stante.
Per un reclamo relativo alle tariffe occorre inoltre verificare:
Il supplemento gasolio è stato calcolato secondo la regola concordata?
Se sì, l'importo può essere elevato e comunque contrattualmente corretto.
Per questo occorre distinguere due domande:
- Analisi dei costi di trasporto: dove cambiano i nostri costi?
- Controllo delle fatture di trasporto: la fatturazione corrisponde alla tariffa concordata?
Solo una deviazione tariffaria crea la base per un claim.
11. Anche una tariffa svantaggiosa non è automaticamente reclamabile
Lo stesso vale per l'attrattività di mercato di una tariffa.
Una fattura può essere pienamente conforme al contratto, anche se le condizioni concordate risultano svantaggiose rispetto al mercato attuale.
Per questo si distinguono tre domande:
- Analisi: cosa paghiamo?
- Audit: il contratto è stato applicato correttamente?
- Benchmarking: le nostre condizioni sono in linea con il mercato?
ShipCheck, in qualità di software di gestione dei costi di trasporto, affronta l'analisi dei costi di trasporto propri e il controllo contrattuale delle fatture.
La valutazione esterna del mercato rientra, nell'attuale struttura ShipCheck/HDS, nel contesto della consulenza, rispettivamente del benchmarking.
Per un claim non è quindi decisivo:
«Questo prezzo è troppo alto.»
Bensì:
«Questo importo fatturato non corrisponde alla logica tariffaria concordata.»
Come ShipCheck supporta il processo
ShipCheck collega più fasi del controllo delle fatture di trasporto.
Le tariffe di trasporto diventano calcolabili
Le condizioni concordate costituiscono il lato previsto del controllo.
Le voci di fattura vengono verificate
La fatturazione effettiva viene verificata rispetto a tariffe, supplementi e condizioni.
Le deviazioni vengono individuate e classificate
In questo modo diventa visibile dove i costi previsti e quelli effettivi si discostano e di quale tipo di deviazione si tratta.
Le spedizioni interessate possono essere quantificate
In questo modo si può verificare se un errore è isolato o ricorrente e quale effetto finanziario ne deriva.
Le deviazioni costituiscono la base per claim e recovery
I materiali ShipCheck disponibili supportano i flussi di claim e recovery.
Il processo organizzativo concreto dopo la trasmissione del claim – ad esempio la comunicazione con lo spedizioniere, l'approvazione, il rifiuto o la nota di credito – può variare a seconda del vettore e dell'azienda.
Il nucleo solido di ShipCheck non si ferma quindi a:
«Abbiamo trovato un'anomalia.»
Bensì arriva a una deviazione strutturata, quantificata e tracciabile, che può essere seguita ulteriormente.
Conclusione: un reclamo richiede una catena tracciabile di previsto/effettivo
Reclamare una fattura di spedizione non dovrebbe significare:
«Questo importo ci sembra troppo alto.»
La base solida è la seguente:
- Quale spedizione è interessata?
- Quale voce di fattura è stata calcolata?
- Quale base tariffaria si applica?
- Quali costi previsti ne risultano?
- A quanto ammontano i costi effettivi?
- Quanto è grande la differenza?
- La stessa deviazione riguarda altre spedizioni?
A tale scopo, ShipCheck supporta il controllo delle fatture di trasporto per singola voce rispetto alle tariffe e condizioni memorizzate, nonché la classificazione e quantificazione delle deviazioni riscontrate.
In questo modo, da:
«Qui c'è qualcosa che non va.»
nasce una catena tracciabile:
Tariffa → costi previsti → fattura → deviazione → spedizioni interessate → claim documentato
Ed è proprio qui che sta la differenza tra il semplice riscontro di un errore in fattura e una deviazione che può essere seguita economicamente.
Domande frequenti
Quando conviene reclamare una fattura di spedizione?
Quando una voce di fattura concreta si discosta dalle tariffe o dalle condizioni concordate e la differenza è tracciabile sulla base dei dati di spedizione e tariffari sottostanti.
Quali informazioni servono per un claim documentato?
Sono rilevanti in particolare la spedizione interessata, la voce di fattura, la base tariffaria applicata, i costi previsti calcolati, i costi effettivi fatturati e la differenza che ne risulta.
Come si riconosce una fattura di spedizione errata?
Confrontando le voci di fattura fatturate con i costi che risultano dalle tariffe, dai supplementi e dalle condizioni concordate.
ShipCheck è in grado di individuare errori nelle fatture di trasporto?
Sì. ShipCheck verifica le voci di fattura rispetto alle tariffe e condizioni memorizzate e rileva, rispettivamente classifica, le deviazioni.
Dopo aver trovato un errore, conviene controllare altre fatture?
Se la deviazione deriva da una logica tariffaria ricorrente, è opportuno verificare se sono interessate anche altre spedizioni, rispettivamente altre voci di fattura.
Qual è la differenza tra un errore isolato e una deviazione sistematica?
Un errore isolato riguarda un singolo caso o pochi casi. Una deviazione sistematica si ripete secondo la stessa logica, rispettivamente una logica comparabile.
Un prezzo elevato è automaticamente reclamabile?
No. Ciò che conta è se la fatturazione si discosta dalle condizioni concordate contrattualmente.
Si possono reclamare maggiori costi di gasolio o pedaggio?
Un aumento dei costi da solo non è sufficiente. Ciò che conta è se il gasolio, il pedaggio o altri supplementi sono stati calcolati secondo la logica tariffaria concordata.
Cosa succede dopo il claim documentato?
Il successivo processo organizzativo può variare a seconda dell'azienda e dello spedizioniere. I materiali ShipCheck disponibili descrivono i flussi di claim e recovery, ma non un iter universale per la comunicazione, l'approvazione o la nota di credito.
Il controllo delle fatture di trasporto è la stessa cosa del benchmarking di mercato?
No. Il controllo delle fatture verifica se le condizioni concordate sono state applicate correttamente. Il benchmarking risponde alla domanda separata se tali condizioni siano competitive rispetto al mercato.
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