Frachtangebote vergleichen

Bei einer Frachtausschreibung wirkt die wichtigste Frage zunächst einfach: Welcher Spediteur bietet den niedrigsten Preis? In der Praxis ist genau diese Frage schwieriger zu beantworten, als es scheint.

Ein Gesamtpreis kann einen guten ersten Überblick liefern. Er zeigt aber nicht unbedingt, wie sich ein Angebot auf die einzelnen Transporte eines Unternehmens auswirkt.

Denn Frachttarife bestehen häufig aus vielen Komponenten: Relationen, Gewichtsklassen, Grundraten, Zuschlägen, Nebenleistungen und unterschiedlichen Verkehrsträgern. Ein Anbieter kann deshalb auf bestimmten Relationen besonders günstig sein und auf anderen deutlich teurer.

ShipCheck verfolgt bei Ausschreibungen deshalb einen datenbasierten Ansatz: Angebote werden nach ihren Kostenbestandteilen berechnet und anhand tatsächlicher Transportvolumina bewertet. Die Ergebnisse können nach Verkehrsträgern und Relationen in einer Bestpreismatrix dargestellt werden.

Die entscheidende Frage lautet damit nicht nur: „Welcher Anbieter hat den niedrigsten Gesamtpreis angeboten?“ Sondern: „Was würden unsere tatsächlichen Sendungen mit den jeweiligen Angeboten kosten?“

Warum der Gesamtpreis eines Frachtangebots täuschen kann

Ein Gesamtpreis verdichtet viele unterschiedliche Transporte zu einer einzigen Zahl. Das ist praktisch. Es kann aber wichtige Unterschiede verdecken.

Ein vereinfachtes Beispiel: Spediteur A ist sehr günstig auf Relation 1, teuer auf Relation 2 und durchschnittlich auf Relation 3. Spediteur B ist etwas teurer auf Relation 1, deutlich günstiger auf Relation 2 und günstig auf Relation 3. Welcher Anbieter insgesamt besser ist, hängt nicht nur von seinen Einzelpreisen ab.

Entscheidend ist auch: Wie viele Sendungen fährt das Unternehmen tatsächlich auf jeder Relation? Wenn Relation 2 einen großen Anteil des realen Transportvolumens ausmacht, kann dort ein kleiner Preisunterschied einen größeren Effekt haben als ein großer Unterschied auf einer selten genutzten Relation. Genau deshalb werden bei ShipCheck historische Versanddaten genutzt, um Angebote realistisch zu bewerten.

Ein Frachttarif ist mehr als eine einzelne Zahl

Ein Frachtangebot besteht selten aus nur einem Preis. Je nach Transportart können unterschiedliche Kostenbestandteile relevant sein. Zum Beispiel Basisrate, Relation, Gewichtsklasse, Zuschläge, Nebenleistungen und weitere tarifliche Kostenpositionen.

Ein Vergleich, der nur einen Gesamtbetrag betrachtet, verdichtet diese Unterschiede. Ein datenbasierter Vergleich geht tiefer. Er fragt: Welche Kosten entstehen für die tatsächlich relevanten Transporte unter jedem angebotenen Tarif? Das entspricht auch der ShipCheck-Tendering-Logik: Angebote werden nicht nur als Endpreis betrachtet, sondern nach Kostenbestandteilen berechnet und gegen reale Transportvolumina bewertet.

Warum das reale Sendungsprofil entscheidend ist

Ein Tarif kann nur im Kontext der tatsächlichen Transportstruktur sinnvoll bewertet werden. Relevant sind beispielsweise: welche Relationen regelmäßig gefahren werden, wie viele Sendungen auf diesen Relationen entstehen, welche Gewichtsklassen vorkommen, welche Transportarten genutzt werden und welche Kostenbestandteile tatsächlich relevant sind.

Zwei Unternehmen können deshalb dieselben Tarifangebote erhalten und trotzdem zu unterschiedlichen Ergebnissen kommen. Der Grund: Ihr Sendungsprofil ist unterschiedlich. Ein Anbieter, der für Unternehmen A besonders günstig ist, muss deshalb nicht automatisch auch für Unternehmen B die beste wirtschaftliche Wahl sein.

ShipCheck nutzt historische Versanddaten genau für diese Bewertung. Statt nur mit Durchschnittspreisen zu arbeiten, können Angebote auf das tatsächliche Sendungsprofil angewendet werden.

Vom Tarifvergleich zum Sendungsvergleich

Ein klassischer Tarifvergleich fragt beispielsweise: Spediteur A verlangt auf Relation X 120 Euro. Spediteur B verlangt 115 Euro. Damit scheint B günstiger.

Eine sendungsbasierte Bewertung geht einen Schritt weiter. Sie fragt: Was hätte jede unserer tatsächlichen Sendungen unter Tarif A beziehungsweise Tarif B gekostet? Damit können Unterschiede berücksichtigt werden, die in einer einzelnen Basisrate nicht sichtbar sind. Zum Beispiel unterschiedliche Gewichtsklassen, unterschiedliche Relationen, Zuschläge und andere Kostenbestandteile.

Das Prinzip lautet: Sendungsprofil + Tarif A = berechnete Kosten. Sendungsprofil + Tarif B = berechnete Kosten. Sendungsprofil + Tarif C = berechnete Kosten. Erst danach können die Ergebnisse sinnvoll verglichen werden.

Warum Gewichtsklassen den Angebotsvergleich verändern können

Viele Transporttarife unterscheiden nach Gewicht. Dadurch kann ein Anbieter beispielsweise bei leichteren Sendungen günstig sein, während ein anderer bei schwereren Sendungen besser abschneidet. Ein reiner Durchschnittswert kann diesen Unterschied verdecken.

Deshalb ist beim Vergleich wichtig, welche Gewichtsklassen im realen Sendungsprofil tatsächlich auftreten. Ein Tarif sollte also nicht isoliert bewertet werden. Er sollte mit den Transporten berechnet werden, für die er später eingesetzt werden soll.

Warum Relationen einzeln betrachtet werden sollten

Dasselbe gilt für Relationen. Ein Spediteur verfügt nicht zwangsläufig auf jeder Strecke über dieselbe Kostenposition. Ein Angebot kann deshalb auf einer Relation sehr attraktiv sein und auf einer anderen weniger.

ShipCheck stellt Ergebnisse einer Ausschreibung unter anderem nach Relationen dar. Dadurch wird eine wichtige Frage sichtbar: Welcher Anbieter ist auf welcher Relation am günstigsten? Das ist wesentlich aussagekräftiger als die alleinige Frage: Welcher Anbieter hat insgesamt die niedrigste Angebotssumme?

Warum Zuschläge in den Vergleich gehören

Auch bei Ausschreibungen sollte nicht nur die Basisrate betrachtet werden. Diesel, Maut und weitere tarifliche Kostenbestandteile können beeinflussen, was ein Transport tatsächlich kostet. Ein Anbieter mit einer günstigeren Basisrate kann deshalb unter bestimmten Tarifstrukturen insgesamt trotzdem teurer sein.

Für eine belastbare Bewertung müssen die relevanten Kostenbestandteile gemeinsam berechnet werden. ShipCheck beschreibt den Tendering-Ansatz ausdrücklich so, dass Angebote nach ihren einzelnen Kostenbestandteilen bewertet werden. Damit wird aus einem Vergleich von Listenpreisen ein Vergleich der erwarteten tatsächlichen Kosten.

Was eine Bestpreismatrix zeigt

Wenn mehrere Anbieter über viele Relationen miteinander verglichen werden, wird eine einzelne Gesamttabelle schnell unübersichtlich. Eine Bestpreismatrix verdichtet die Ergebnisse anders. Sie kann zeigen: welche Anbieter auf welchen Relationen am besten abschneiden, wie sich die Ergebnisse nach Verkehrsträger unterscheiden, wo ein Anbieter besonders wettbewerbsfähig ist und wo andere Angebote günstiger ausfallen.

ShipCheck stellt die Ergebnisse der Ausschreibung nach Verkehrsträgern und Relationen in einer Bestpreismatrix dar. Damit wird sichtbar, dass es nicht zwingend den einen günstigsten Anbieter für das gesamte Netzwerk geben muss. Unterschiedliche Anbieter können auf unterschiedlichen Teilen des Transportnetzes besser abschneiden.

Muss deshalb immer an mehrere Spediteure vergeben werden?

Nein. Eine Bestpreismatrix bedeutet nicht automatisch, dass jede Relation an den jeweils günstigsten Anbieter vergeben werden sollte. Die Software schafft zunächst Transparenz über die Kostenstruktur. Die eigentliche Vergabeentscheidung kann weitere Anforderungen berücksichtigen, die über die reine Kostenberechnung hinausgehen.

Der Nutzen der Analyse liegt deshalb nicht darin, eine Vergabeentscheidung vollständig zu automatisieren. Er liegt darin, eine bessere Datenbasis dafür zu schaffen. Die Software beantwortet: Wie unterscheiden sich die Angebote auf Basis unseres tatsächlichen Transportprofils? Die Entscheidung, wie daraus vergeben wird, bleibt eine geschäftliche Entscheidung.

Warum historische Versanddaten besser sind als eine reine Budgetannahme

Eine Ausschreibung braucht eine Annahme darüber, welche Transporte zukünftig auftreten werden. Historische Sendungsdaten liefern dafür eine konkrete Datenbasis. Sie zeigen beispielsweise: welche Relationen tatsächlich genutzt wurden, welche Mengen dort auftraten und welche Sendungsstrukturen relevant waren.

ShipCheck nutzt historische Versanddaten, um Angebote realistisch zu bewerten und Szenarien zu simulieren. Damit basiert die Kalkulation nicht nur auf einer pauschalen Budgetsumme. Sie wird an die operative Transportstruktur gekoppelt.

Was Szenarien beim Angebotsvergleich bringen

Vergangene Transportdaten sind eine gute Grundlage. Das zukünftige Transportprofil muss jedoch nicht exakt identisch sein. Deshalb kann es sinnvoll sein, unterschiedliche Szenarien zu betrachten.

ShipCheck nennt Szenariosimulation ausdrücklich als Bestandteil des datenbasierten Tenderings. Damit kann untersucht werden, wie sich Angebote unter veränderten Annahmen entwickeln. Der grundsätzliche Nutzen: Ein Anbieter, der im historischen Profil am günstigsten ist, muss nicht zwangsläufig bei einer deutlich veränderten Transportstruktur ebenfalls vorne liegen. Szenarien ermöglichen deshalb eine robustere Bewertung als eine einzige statische Rechnung.

Warum Durchschnittspreise schnell zu grob werden

Durchschnittspreise sind für Management-Übersichten sinnvoll. Für die Bewertung komplexer Frachttarife können sie jedoch zu grob sein. Ein Durchschnitt fasst unterschiedliche Relationen, Gewichte, Sendungen und Zuschläge in einer Zahl zusammen. Dadurch können genau die Unterschiede verloren gehen, die zwischen zwei Angeboten entscheidend sind.

ShipCheck bewertet Angebote deshalb anhand des tatsächlichen Sendungsprofils und nicht ausschließlich über Durchschnittswerte.

Beispiel: Warum Angebot A trotz günstigerem Gesamtpreis nicht überall besser sein muss

Ein vereinfachtes Beispiel: Ein Unternehmen schreibt drei wichtige Relationen aus. München → Hamburg macht 50 % des Volumens aus: Anbieter A ist günstiger, Anbieter B teurer. München → Wien macht 35 % des Volumens aus: Anbieter A ist teurer, Anbieter B günstiger. München → Prag macht 15 % des Volumens aus: Beide sind ähnlich.

Ein aggregierter Vergleich könnte Anbieter A als Gewinner zeigen. Aber daraus folgt nicht automatisch, dass A auf jeder Relation die beste Option ist. Die entscheidende Erkenntnis ist: Der günstigste Gesamtanbieter und der günstigste Anbieter je Relation sind zwei unterschiedliche Informationen. Eine sendungsbasierte Berechnung macht genau diese Unterschiede sichtbar.

Frachtangebote vergleichen und Frachtkosten analysieren sind zwei verschiedene Aufgaben

Die Frachtkostenanalyse betrachtet die heutige beziehungsweise historische Kostensituation. Sie beantwortet beispielsweise: Was haben wir bezahlt? Welche Relationen verursachen welche Kosten? Wie entwickeln sich Spediteure? Welche Zuschläge fallen an?

Der Angebotsvergleich nutzt diese Daten für eine andere Frage: Was würden dieselben beziehungsweise vergleichbare Transporte unter den neuen Angeboten kosten? Damit wird die bestehende Sendungsdatenbasis zu einer Grundlage für die Ausschreibung.

Frachtangebote vergleichen und Frachttarife digitalisieren

Auch die Tarifdigitalisierung spielt hier eine andere Rolle als bei der Frachtrechnungsprüfung. Bei der Rechnungsprüfung wird ein Tarif verwendet, um zu bestimmen: Was hätte eine bereits erfolgte Sendung laut Vertrag kosten dürfen? Bei einer Ausschreibung werden mehrere angebotene Tarife miteinander verglichen, um zu bestimmen: Was würden die relevanten Sendungen unter jedem dieser Angebote kosten?

Das zugrunde liegende Prinzip ist ähnlich: Tarifregeln müssen berechenbar sein. Die Fragestellung ist jedoch eine andere.

Warum eine Software bei vielen Angeboten besonders hilfreich ist

Schon bei wenigen Anbietern kann ein Frachttarif viele Kombinationen enthalten. Mit mehreren Spediteuren, Relationen, Gewichtsklassen, Zuschlägen und Kostenpositionen steigt die Anzahl der zu berechnenden Kombinationen schnell. Ein manueller Vergleich kann dadurch sehr aufwendig werden.

Software macht es möglich, dieselbe Transportdatenbasis systematisch gegen mehrere Angebote zu rechnen. Der Vorteil liegt nicht nur in Geschwindigkeit. Er liegt vor allem darin, dass alle Anbieter nach derselben Berechnungslogik bewertet werden.

Wie ShipCheck Frachtangebote vergleicht

Der Prozess lässt sich vereinfacht so darstellen:

• Versanddaten bilden die Vergleichsbasis: Historische Transportdaten liefern das Sendungsprofil, gegen das die Angebote bewertet werden.
• Angebote werden nach ihren Kostenbestandteilen berechnet: Statt lediglich einen Endpreis miteinander zu vergleichen, werden die relevanten Tarifbestandteile berücksichtigt.
• Angebote werden auf reale Transportvolumina angewendet: Dadurch entsteht eine Bewertung, die zur tatsächlichen Transportstruktur des Unternehmens passt.
• Ergebnisse werden nach Relation und Verkehrsträger vergleichbar: ShipCheck kann die Ergebnisse in einer Bestpreismatrix darstellen.
• Szenarien können simuliert werden: Damit können unterschiedliche Annahmen über das Transportprofil berücksichtigt werden.

So entsteht eine deutlich granularere Grundlage für die Vergabeentscheidung als durch den alleinigen Vergleich aggregierter Angebotssummen.

Fazit: Das beste Frachtangebot zeigt sich erst im eigenen Sendungsprofil

Ein niedriger Gesamtpreis ist wichtig. Er reicht aber nicht immer aus, um ein Frachtangebot sinnvoll zu bewerten. Entscheidend ist, wie der Tarif auf die tatsächlichen Transporte des Unternehmens wirkt.

Deshalb sollte ein Angebotsvergleich Fragen beantworten wie: Welche Relationen fahren wir tatsächlich? Welche Gewichtsklassen treten dort auf? Welche Zuschläge gelten? Was würde jede Sendung unter Angebot A, B oder C kosten? Welcher Anbieter ist auf welcher Relation besonders günstig?

ShipCheck nutzt historische Versanddaten, berechnet Angebote anhand ihrer Kostenbestandteile und macht die Ergebnisse unter anderem über eine Bestpreismatrix nach Relation und Verkehrsträger vergleichbar.

Die wichtigste Frage einer Frachtausschreibung lautet deshalb nicht nur: „Wer hat den niedrigsten Gesamtpreis?“ Sondern: „Welches Angebot passt kostenmäßig am besten zu unserem tatsächlichen Transportprofil?“