Forecasts in Frachtausschreibungen

Historische Sendungsdaten sind eine sehr gute Grundlage für eine Frachtausschreibung. Sie zeigen, welche Transporte tatsächlich stattgefunden haben:

• welche Relationen gefahren wurden
• welche Sendungsmengen entstanden
• welche Transportstrukturen relevant waren
• welche Verkehrsträger genutzt wurden

ShipCheck nutzt genau diese realen Transportdaten auf Sendungsebene, um Ausschreibungsangebote zu bewerten. Das Problem ist nur: Eine Ausschreibung wird nicht für das vergangene Jahr durchgeführt. Sie entscheidet über zukünftige Transporte.

Wenn sich das Transportprofil verändert, kann auch ein Angebot, das auf Basis der Vorjahresmengen besonders günstig aussieht, unter den zukünftigen Mengen anders abschneiden. Deshalb ermöglicht ShipCheck, neben historischen Mengen auch einen Vertriebsforecast in die Ausschreibungsberechnung einzubeziehen. Die geplanten Mengen werden dabei mit den tatsächlich angebotenen Tarifen berechnet.

Die entscheidende Frage einer datenbasierten Ausschreibung lautet damit nicht nur: „Welcher Anbieter hätte unser vergangenes Jahr am günstigsten gefahren?“ Sondern: „Welches Angebot passt am besten zu dem Transportprofil, das wir für den kommenden Vertragszeitraum erwarten?“

Historische Sendungsdaten bleiben die richtige Ausgangsbasis

Ein Forecast ersetzt die historischen Daten nicht. Die Vergangenheit liefert zunächst die belastbarste Information darüber, wie das Transportnetz tatsächlich aussieht. Sie zeigt:

• reale Relationen
• tatsächliche Volumina
• Sendungsstrukturen
• genutzte Transportarten

Damit können Ausschreibungsangebote zunächst gegen ein bekanntes Sendungsprofil gerechnet werden. ShipCheck beschreibt datenbasiertes Tendering genau so: Historische Versanddaten werden genutzt, um Angebote realistisch zu bewerten und unterschiedliche Szenarien zu simulieren. Wie das im Detail funktioniert, zeigt der Beitrag Frachtausschreibung Software.

Der Forecast ergänzt diese Basis um die Frage: Was verändert sich im kommenden Vertragszeitraum?

Das Problem mit „Wir nehmen einfach die Mengen vom letzten Jahr“

Für stabile Transportstrukturen kann das funktionieren. Schwieriger wird es, wenn sich das Unternehmen verändert. Beispielsweise:

• ein Produktbereich wächst stark
• ein Standort gewinnt an Bedeutung
• eine neue Region wird erschlossen
• bestimmte Relationen verlieren Volumen
• neue Relationen entstehen
• das gesamte Versandvolumen verändert sich

Dann berechnet eine Ausschreibung auf reiner Vorjahresbasis sehr präzise: Was wäre mit den bisherigen Mengen passiert? Für die Vergabe ist aber mindestens ebenso wichtig: Was erwarten wir für den Zeitraum, für den wir gerade ausschreiben?

Warum Mengenverschiebungen die Anbieterbewertung verändern können

Ein Spediteur kann auf bestimmten Relationen besonders günstig sein und auf anderen schlechter abschneiden. Dadurch verändert sich die wirtschaftliche Bedeutung eines Tarifvorteils, sobald sich das Volumen zwischen diesen Relationen verschiebt.

Ein vereinfachtes Prinzip: Im vergangenen Jahr entfielen nur wenige Transporte auf Relation A. Für das nächste Jahr erwartet das Unternehmen dort starkes Wachstum. Ein Anbieter, der auf Relation A besonders wettbewerbsfähig ist, hatte im historischen Ergebnis möglicherweise nur geringe Bedeutung. Im Forecast kann derselbe Anbieter deutlich relevanter werden.

Die Tarife selbst haben sich dabei nicht verändert. Verändert hat sich die Gewichtung der Transporte, auf die diese Tarife angewendet werden. Genau deshalb erlaubt ShipCheck, Vertriebsforecasts in die Ausschreibungsberechnung einzubeziehen.

Historisches Szenario und Forecast-Szenario sollten getrennt betrachtet werden

Ein Forecast sollte die Vergangenheit nicht einfach überschreiben. Sinnvoller ist der Vergleich mehrerer Szenarien.

• Historisches Szenario: Wie schneiden die Angebote ab, wenn das Transportprofil des vergangenen Zeitraums unverändert bleibt?
• Erwartetes Szenario: Wie schneiden dieselben Angebote mit den geplanten zukünftigen Mengen ab?
• Alternatives Szenario: Wie verändern sich die Ergebnisse, wenn einzelne Volumina stärker oder schwächer wachsen als erwartet?

So wird sichtbar, wie stark die Ausschreibungsergebnisse von den zugrunde gelegten Mengenannahmen abhängen. ShipCheck unterstützt ausdrücklich Was-wäre-wenn-Szenarien und kann unterschiedliche Volumen- und Routenkombinationen simulieren.

Welche Veränderungen lassen sich in Szenarien betrachten?

Die ShipCheck-Unterlagen nennen mehrere konkrete Anwendungsfälle:

• Volumenwachstum
• neue Relationen
• unterschiedliche Spediteur-Mixe
• Kraftstoffpreisänderungen

Es geht also nicht darum, die Zukunft automatisch vorherzusagen. Es geht darum, konkrete Annahmen zu verändern und anschließend zu berechnen: Was bedeuten diese Annahmen unter den angebotenen Tarifen für unsere Logistikkosten?

Wenn einzelne Relationen unterschiedlich wachsen

Für Frachtausschreibungen ist häufig nicht entscheidend, ob das Gesamtvolumen wächst. Wichtiger ist: Wo wächst es? Ein Unternehmen kann beispielsweise insgesamt um 10 % wachsen, während:

• eine Kernrelation um 30 % wächst
• eine andere stabil bleibt
• eine dritte deutlich zurückgeht

Genau diese Verschiebungen können die Anbieterbewertung verändern. Wenn sich mehr Volumen auf eine Relation verlagert, auf der Anbieter B deutlich günstiger als Anbieter A ist, gewinnt dieser Tarifvorteil im Gesamtergebnis an Gewicht.

Eine sinnvolle Forecast-Berechnung fragt deshalb nicht nur: „Wie viel mehr Volumen erwarten wir?“ Sondern: „Auf welchen Relationen erwarten wir dieses Volumen?“

Wenn neue Relationen hinzukommen

Noch stärker unterscheidet sich die Zukunft von der Vergangenheit, wenn neue Transportströme entstehen. Beispielsweise durch:

• einen neuen Markt
• einen neuen Standort
• eine neue Kundenregion
• veränderte Warenströme

Für diese Relation existiert möglicherweise kein historisches Volumen. Sie kann trotzdem für den kommenden Ausschreibungszeitraum relevant sein. ShipCheck nennt neue Relationen ausdrücklich als mögliches Szenario innerhalb des Tenderings. Damit kann die Ausschreibung nicht nur das bisherige Netzwerk nachrechnen, sondern auch erwartete Veränderungen berücksichtigen.

Warum Forecast und Carrier Allocation zusammengehören

Ein verändertes Transportprofil kann nicht nur die Rangfolge einzelner Angebote beeinflussen. Es kann auch verändern, welcher Spediteur-Mix wirtschaftlich am besten abschneidet.

Angenommen: Spediteur A ist auf den heute volumenstarken Relationen besonders günstig. Spediteur B ist auf einer Relation günstiger, die heute noch klein ist, im Forecast aber stark wächst. Dann kann sich mit dem zukünftigen Transportprofil auch die sinnvollste Carrier-Zuordnung verändern.

ShipCheck ermöglicht verschiedene Zuordnungsmodelle von Sendungen zu Spediteuren und unterschiedliche Optionen über Dienstleister und Relationen hinweg. Mehr dazu im Beitrag Hauptspediteur oder Multi-Carrier.

Warum ein Forecast mehr ist als „plus 10 Prozent“

Ein Forecast wird schnell zu grob, wenn nur das Gesamtvolumen pauschal erhöht wird. Denn +10 % kann sehr unterschiedliche Dinge bedeuten:

• jede Relation wächst ungefähr gleich
• eine einzelne Relation wächst stark
• neue Relationen kommen hinzu
• der Sendungsmix verschiebt sich

Das Gesamtwachstum ist identisch. Die Konsequenzen für die Ausschreibung können trotzdem sehr unterschiedlich sein. Deshalb unterstützt ShipCheck verschiedene Volumen- und Routenkombinationen statt nur einer pauschalen Gesamtbetrachtung.

Was ein Vertriebsforecast zur Frachtausschreibung beitragen kann

Vertrieb und Logistik betrachten häufig unterschiedliche Teile derselben Unternehmensentwicklung. Der Vertrieb weiß beispielsweise:

• wo Wachstum erwartet wird
• welche Regionen wichtiger werden
• wo neue Kunden oder Volumina entstehen könnten

Die Logistik muss daraus ableiten:

• welche Warenströme entstehen
• welche Relationen stärker belastet werden
• welche Transportkosten daraus folgen

ShipCheck ermöglicht ausdrücklich, einen Vertriebsforecast auf Ausschreibungsergebnisse anzuwenden. Der Vertriebsforecast wird damit von einer Umsatzplanung zu einer konkreten Eingangsgröße der Transportkostenberechnung.

Was ShipCheck dabei nicht macht

Eine wichtige Abgrenzung: ShipCheck erstellt nicht automatisch die Umsatz- oder Absatzprognose des Unternehmens. Der Forecast ist eine Annahme beziehungsweise Planungsgrundlage, die in die Ausschreibungsberechnung einfließt.

Die Software beantwortet anschließend: Was würden die angebotenen Tarife bei diesem erwarteten Transportprofil kosten? Das ist etwas anderes als eine KI, die selbstständig zukünftige Nachfrage prognostiziert. Der Nutzen liegt in der Berechnung und im Vergleich verschiedener Szenarien auf Basis der Ausschreibungsangebote.

Warum mehrere Szenarien besser sein können als ein einzelner Forecast

Ein Forecast ist keine Gewissheit. Deshalb kann es sinnvoll sein, mehrere plausible Varianten zu rechnen:

• Basis-Szenario: die erwartete Entwicklung
• Wachstumsszenario: bestimmte Volumina steigen stärker
• Konservatives Szenario: die Entwicklung fällt schwächer aus

Damit lässt sich prüfen: Bleibt derselbe Anbieter beziehungsweise dieselbe Vergabestruktur unter mehreren plausiblen Annahmen attraktiv? Wenn dieselbe Vergabe unter mehreren Szenarien ähnlich abschneidet, ist sie weniger abhängig von einer einzelnen Mengenannahme. Wenn nicht, wird zumindest sichtbar, auf welche Annahmen die Entscheidung besonders empfindlich reagiert.

Forecasts verbessern auch die Budgetplanung

Der Forecast hat nicht nur Einfluss auf die Auswahl der Spediteure. Er schafft gleichzeitig eine bessere Grundlage für die erwarteten Logistikkosten. ShipCheck beschreibt die Forecast-Funktion ausdrücklich mit dem Ziel, Logistikkosten auf Basis geplanter Mengen und tatsächlicher Ausschreibungstarife zu berechnen und dadurch Planungs- und Budgetsicherheit zu verbessern.

Das ist ein wesentlicher Unterschied zu einem Budget, das lediglich aus den Kosten des Vorjahres fortgeschrieben wird. Nach einer Ausschreibung liegen neue Tarife vor. Ein Forecast verbindet diese neuen Tarife mit den geplanten zukünftigen Mengen.

Historische Kosten, Ausschreibungstarife und Forecast sind drei unterschiedliche Ebenen

• Historische Kosten: Was haben die Transporte bisher tatsächlich gekostet?
• Neue Ausschreibungsangebote: Welche Tarife bieten die Teilnehmer für den kommenden Zeitraum an?
• Forecast: Welche Transportstruktur erwartet das Unternehmen für diesen Zeitraum?

Erst die Kombination beantwortet die relevante Zukunftsfrage: Was würden die angebotenen Tarife bei unserem erwarteten Transportprofil kosten? Das ist der Kern der Forecast-Logik im Tendering.

Warum Relation und Sendung wichtiger sind als ein globales Jahresbudget

Je granularer die zugrunde liegenden Annahmen sind, desto genauer lässt sich die erwartete Transportstruktur abbilden. ShipCheck berechnet Kosten auf Basis eigener Transportdaten bis zum Einzeltransport und schlüsselt Ausschreibungsergebnisse nach Relationen und Verkehrsträgern auf. Wie sich Sendungsdaten dafür aufbereiten lassen, zeigt der Beitrag Speditionsrechnungen und Sendungsdaten automatisch auswerten.

Dadurch lässt sich ein Forecast mit derselben Logik verbinden: Welche Mengen erwarten wir auf welchen Teilen des Transportnetzes? Das ist für eine Ausschreibung aussagekräftiger als lediglich ein globales Versandbudget für das kommende Jahr.

Welche Fragen sollte ein Forecast in einer Frachtausschreibung beantworten?

• Wie würden die Angebote mit den historischen Mengen abschneiden? Das historische Szenario liefert eine Referenz.
• Wie verändern sich die Ergebnisse mit den erwarteten zukünftigen Mengen? Hier kommt der Vertriebs- beziehungsweise Volumenforecast ins Spiel.
• Was passiert, wenn einzelne Relationen stärker wachsen? Dadurch wird sichtbar, wie empfindlich die Anbieterbewertung gegenüber Verschiebungen im Netzwerk ist.
• Was passiert bei neuen Relationen? Neue Warenströme können direkt in die zukünftige Betrachtung aufgenommen werden.
• Ändert sich die beste Carrier-Zuordnung? Ein anderes Transportprofil kann einen anderen Spediteur-Mix wirtschaftlich attraktiver machen.
• Wie verändert sich das erwartete Logistikbudget? Die angebotenen Tarife können auf die geplanten Mengen angewendet werden.

Genau für solche Varianten bietet ShipCheck Forecast- und Was-wäre-wenn-Funktionen innerhalb des Tenderings.

Wie ShipCheck Forecasts in Frachtausschreibungen nutzt

• 1. Historische Versanddaten bilden die Ausgangsbasis – reale Transportdaten zeigen das bestehende Sendungsprofil.
• 2. Ausschreibungsangebote werden auf diese Daten angewendet – so entsteht ein Vergleich auf Basis der bekannten Transportstruktur.
• 3. Zukünftige Mengen können ergänzt werden – ShipCheck kann Vertriebsforecasts auf die Ausschreibungsergebnisse anwenden.
• 4. Alternative Szenarien werden simuliert – etwa Volumenwachstum, neue Relationen oder andere Spediteur-Mixe.
• 5. Die Ergebnisse werden verglichen – damit wird sichtbar, wie sich Anbieter, Kosten und Vergabemodelle unter verschiedenen Annahmen entwickeln.

Der Forecast wird damit nicht zu einer zusätzlichen Excel-Tabelle neben der Ausschreibung. Er wird Teil der eigentlichen Angebotsberechnung.

Fazit: Die Ausschreibung sollte nicht nur das vergangene Jahr optimieren

Historische Sendungsdaten sind eine wichtige Grundlage für jede datenbasierte Frachtausschreibung. Aber sie beantworten nur: Wie sah unser Transportprofil bisher aus? Die Vergabe betrifft dagegen den kommenden Vertragszeitraum. Deshalb sollte zusätzlich gefragt werden:

• Welche Volumina erwarten wir?
• Welche Relationen wachsen oder entstehen neu?
• Wie verändern sich dadurch die Ausschreibungsergebnisse?
• Bleibt dieselbe Carrier-Zuordnung wirtschaftlich sinnvoll?

ShipCheck verbindet historische Transportdaten mit Ausschreibungstarifen und ermöglicht zusätzlich die Berücksichtigung von Vertriebsforecasts sowie Was-wäre-wenn-Szenarien. Die wichtigste Frage lautet deshalb nicht nur: „Wer wäre mit den Vorjahresmengen am günstigsten gewesen?“ Sondern: „Wer ist mit dem Transportprofil am günstigsten, das wir tatsächlich für die Zukunft erwarten?“