Frachtausschreibung Software

Eine Frachtausschreibung klingt auf den ersten Blick nach einem einfachen Vergleich: Mehrere Spediteure geben Angebote ab. Die Preise werden gegenübergestellt. Der beste Anbieter gewinnt. In der Praxis ist die Aufgabe deutlich komplexer.

Denn ein Frachtangebot besteht häufig aus vielen Relationen, Verkehrsträgern, Gewichtsklassen, Zuschlägen, Kostenkomponenten und unterschiedlichen Volumenannahmen. Ein Gesamtpreis kann diese Unterschiede stark verdichten.

Eine spezialisierte Frachtausschreibung Software soll deshalb nicht nur Angebote nebeneinanderstellen. Sie soll dabei helfen, die Angebote auf Basis der tatsächlichen Transportstruktur eines Unternehmens zu berechnen, unterschiedliche Szenarien zu vergleichen und daraus eine belastbare Grundlage für die Vergabe zu schaffen.

ShipCheck setzt dafür auf reale Transportdaten auf Sendungsebene. Ausschreibungsangebote werden nach ihren Kostenbestandteilen berechnet, auf tatsächliche Transporte angewendet und unter anderem nach Verkehrsträger und Relation vergleichbar gemacht.

Was ist eine Frachtausschreibung Software?

Eine Frachtausschreibung Software ist ein Werkzeug zur strukturierten Analyse und zum Vergleich von Angeboten verschiedener Transportdienstleister. Im Mittelpunkt steht nicht nur die Frage: „Welcher Spediteur hat den niedrigsten Gesamtpreis?“ Sondern: „Wie würden sich die verschiedenen Angebote auf unser tatsächliches Transportprofil auswirken?“

Dafür müssen mehrere Datenwelten zusammengebracht werden: bestehende Sendungsdaten, angebotene Frachttarife, Relationen, Verkehrsträger, Mengen beziehungsweise Volumina und relevante Kostenbestandteile.

ShipCheck beschreibt sein Ausschreibungstool als Plattform, mit der Angebote Zeile für Zeile verglichen, Gesamtkosten aufgeschlüsselt und unterschiedliche Volumen- und Routenszenarien simuliert werden können.

Warum Frachtausschreibungen mit einem Gesamtbudget problematisch sein können

Bei Ausschreibungen erhalten Unternehmen häufig einen Gesamtpreis beziehungsweise ein Budget. Das ist übersichtlich. Aber dieser Wert zeigt nur begrenzt, woher die Kosten kommen.

Ein Gesamtpreis kann beispielsweise gleichzeitig enthalten: verschiedene Routen, unterschiedliche Transportarten, Zuschläge und unterschiedliche Servicearten. Dadurch wird schwer erkennbar: Auf welcher Relation ist ein Anbieter günstig? Wo ist er teuer? Welche Kostenkomponente macht den Unterschied? Wie verändert sich das Ergebnis, wenn sich das Volumen verschiebt?

ShipCheck beschreibt genau dieses Problem: Gesamtsummen verdecken häufig Verkehrsträger, Routen und Zuschläge. Das Ausschreibungstool zerlegt Angebote deshalb in ihre Bestandteile und stellt einzelne Preiskomponenten je Relation vergleichbar dar.

Welche Daten braucht eine datenbasierte Frachtausschreibung?

Eine wichtige Grundlage sind die tatsächlichen Transportdaten des Unternehmens. Historische Versanddaten zeigen beispielsweise: welche Relationen genutzt werden, welche Transportvolumina auftreten, welche Sendungsstrukturen relevant sind und welche Verkehrsträger eingesetzt werden.

ShipCheck nutzt reale Transportdaten auf Sendungsebene, um Angebote miteinander zu vergleichen. Das ist ein entscheidender Unterschied zu einem rein abstrakten Tarifvergleich. Ein Tarif ist nur dann wirtschaftlich aussagekräftig, wenn er auf die Transportstruktur angewendet wird, für die er später tatsächlich genutzt werden soll.

Wie läuft eine softwaregestützte Frachtausschreibung ab?

Der genaue Ausschreibungsprozess kann je nach Unternehmen unterschiedlich sein. Aus Sicht der Software lässt sich der ShipCheck-Ansatz jedoch vereinfacht in mehrere Schritte gliedern.

1. Reale Sendungsdaten bilden die Ausgangsbasis

Statt nur mit einem pauschalen Budget zu rechnen, werden die vorhandenen Transportinformationen verwendet. ShipCheck bewertet Angebote anhand tatsächlicher Sendungsdaten und kann die Ergebnisse bis zum Einzeltransport aufschlüsseln.

2. Angebote werden in ihre Kostenbestandteile zerlegt

Die Angebote der Spediteure werden nicht nur als eine Gesamtsumme betrachtet. Relevant sind die zugrunde liegenden Relationen, Verkehrsträger, Kostenkomponenten und Tarifbestandteile. ShipCheck bietet dafür einen Seite-an-Seite-Vergleich der Spediteur-Angebote und eine Aufschlüsselung der Gesamtkosten.

3. Die Angebote werden auf das Transportprofil angewendet

Dadurch lässt sich berechnen, was jedes Angebot für das Unternehmen unter den zugrunde gelegten Sendungsdaten bedeuten würde. ShipCheck beschreibt diesen Ansatz ausdrücklich als: Speditions-Angebote anhand der tatsächlichen Sendungsdaten vergleichen – nicht anhand von Durchschnittswerten oder Budgets.

4. Ergebnisse werden nach Relation und Verkehrsträger aufgeschlüsselt

Statt lediglich eine Rangfolge auf Basis des Gesamtbudgets zu erstellen, können die Ergebnisse granular betrachtet werden. ShipCheck ermöglicht einen Drill-down nach Relationen bis zum Einzeltransport und macht sichtbar, welche Relationen oder Verkehrsträger das Budget besonders beeinflussen.

5. Szenarien werden simuliert

Eine Ausschreibung betrifft zukünftige Transporte. Deshalb kann es sinnvoll sein, nicht nur das historische Sendungsprofil zu betrachten. ShipCheck ermöglicht Was-wäre-wenn-Szenarien mit unterschiedlichen Volumen- und Routenkombinationen.

6. Verschiedene Vergabemodelle werden verglichen

Nicht jede Ausschreibung muss mit einer einfachen „ein Anbieter gewinnt alles“-Entscheidung enden. ShipCheck unterstützt auch unterschiedliche Zuordnungsmodelle für Sendungen an Dienstleister und kann ein Best-Case-Vergabeszenario erstellen.

Funktion 1: Angebote Zeile für Zeile vergleichen

Eine grundlegende Funktion einer Frachtausschreibung Software ist die strukturierte Gegenüberstellung der Angebote. ShipCheck beschreibt dies als Seite-an-Seite-Vergleich aller Spediteur-Angebote. Damit wird aus Spediteur A: 4,2 Mio. €, Spediteur B: 4,1 Mio. €, Spediteur C: 4,3 Mio. € eine granularere Betrachtung. Zum Beispiel: welcher Anbieter auf welcher Relation günstiger ist, wie einzelne Kostenkomponenten voneinander abweichen und welche Verkehrsträger die Kosten treiben.

Funktion 2: Kosten nach Relation und Verkehrsträger aufschlüsseln

Ein Spediteur kann nicht auf jeder Relation gleich stark sein. Deshalb reicht es nicht immer, nur eine Gesamtsumme je Dienstleister zu kennen. ShipCheck stellt Ausschreibungsergebnisse nach Relation, Verkehrsträger und Kostenkomponente dar und ermöglicht einen Drill-down bis zum einzelnen Transport. Damit lässt sich deutlich besser erkennen, wo ein Anbieter im eigenen Transportnetz wirtschaftlich besonders gut oder schwächer abschneidet.

Funktion 3: Tatsächliche Sendungsdaten statt Durchschnittswerte verwenden

Ein Tarifvergleich wird deutlich aussagekräftiger, wenn reale Transportdaten einbezogen werden. ShipCheck berechnet Kosten pro Einzeltransport auf Basis der eigenen Daten des Unternehmens. Das verhindert, dass die Bewertung ausschließlich von pauschalen Durchschnittswerten oder Budgetannahmen abhängt.

Die Grundfrage lautet: Was hätte unser tatsächliches Versandprofil unter jedem Angebot gekostet? Das ist die zentrale Berechnungslogik hinter datenbasiertem Tendering.

Funktion 4: Zukünftige Volumen und Vertriebsforecasts berücksichtigen

Historische Versanddaten sind eine wichtige Grundlage. Aber die Zukunft muss nicht genauso aussehen wie das vergangene Jahr. Ein Unternehmen kann beispielsweise erwarten: höhere Volumina, neue Regionen, andere Relationen oder eine veränderte Produktstruktur.

ShipCheck erlaubt deshalb, neben vergangenen Mengen auch Vertriebsforecasts in die Ausschreibungsberechnung einzubeziehen. Dadurch können Logistikkosten auf Basis geplanter Mengen mit den tatsächlich angebotenen Tarifen berechnet werden. Das ist besonders relevant, wenn sich das Transportprofil im kommenden Vertragszeitraum deutlich verändern wird.

Funktion 5: Was-wäre-wenn-Szenarien berechnen

Ein gutes Tender-Tool sollte nicht nur ein einziges Ergebnis ausgeben. Interessant ist auch: Was passiert, wenn sich die Annahmen ändern? ShipCheck nennt beispielsweise Szenarien zu Volumenwachstum, neuen Relationen, unterschiedlichen Spediteur-Mixen und Kraftstoffpreisänderungen. Dadurch lässt sich untersuchen, wie stabil eine Vergabeentscheidung unter veränderten Bedingungen bleibt.

Funktion 6: Unterschiedliche Vergabemodelle vergleichen

Eine weitere Ebene ist die Frage: Welcher Spediteur soll welche Transporte erhalten? Der Anbieter mit dem besten Gesamtpreis muss nicht auf jeder Relation die wirtschaftlich beste Wahl sein. ShipCheck ermöglicht deshalb verschiedene Zuordnungsmodelle für Sendungen und Dienstleister. Zusätzlich kann ein Best-Case-Vergabeszenario erstellt und mit weiteren Varianten verglichen werden.

Funktion 7: Ergebnisse für Management und Controlling aufbereiten

Eine Ausschreibung endet nicht bei der Berechnung. Die Entscheidung muss häufig auch intern erklärt und freigegeben werden. ShipCheck unterstützt deshalb den Export von CFO-ready Reports für Stakeholder-Präsentationen. Das ist besonders relevant, wenn Logistik, Einkauf, Controlling und Geschäftsführung dieselbe Entscheidung aus unterschiedlichen Perspektiven bewerten müssen.

Was eine Bestpreismatrix leistet

Eine Bestpreismatrix ist eine kompakte Darstellung der Ergebnisse verschiedener Ausschreibungsteilnehmer. ShipCheck stellt die Ergebnisse nach Verkehrträgern und Relationen in einer solchen Matrix dar. Der Vorteil: Es wird sichtbar, dass ein Spediteur nicht zwangsläufig überall der günstigste sein muss.

Ein Anbieter kann beispielsweise auf bestimmten Relationen sehr stark sein, bei anderen Relationen schwächer abschneiden oder bei bestimmten Verkehrsträgern besonders attraktiv sein. Damit unterstützt die Matrix nicht nur den Angebotsvergleich. Sie schafft auch eine Grundlage für unterschiedliche Vergabemodelle.

Frachtausschreibung Software vs. Excel

Eine Ausschreibung kann selbstverständlich auch in Excel durchgeführt werden. Bei wenigen Angeboten, einfachen Tarifen und überschaubaren Relationen kann das vollkommen ausreichend sein.

Die Komplexität steigt jedoch mit mehr Spediteuren, mehr Relationen, mehr Tarifkomponenten, mehreren Verkehrsträgern, unterschiedlichen Szenarien, Forecasts und alternativen Vergabemodellen. Dann müssen viele Kombinationen immer wieder neu berechnet und miteinander verglichen werden. Der Vorteil spezialisierter Software liegt deshalb vor allem darin, diese Berechnungslogik in einer wiederverwendbaren Struktur abzubilden.

Frachtausschreibung Software vs. klassischer Angebotsvergleich

Ein einfacher Angebotsvergleich beantwortet: Welches Angebot hat welchen Preis? Eine datenbasierte Frachtausschreibung geht weiter: Was kostet das Angebot mit unserem tatsächlichen Sendungsprofil? Auf welchen Relationen ist welcher Anbieter stark? Wie verändert sich das Ergebnis bei anderen Volumina? Welche Vergabekombination ist unter den gewählten Annahmen am günstigsten? Damit wird aus einer statischen Preistabelle ein Entscheidungsmodell.

Wie viel übernimmt die Software – und was bleibt beim Menschen?

Eine Frachtausschreibung Software kann die quantitative Analyse deutlich verbessern. Sie kann beispielsweise Angebote berechnen, Kostenkomponenten vergleichbar machen, reale Sendungsdaten anwenden, Szenarien simulieren und verschiedene Vergabeoptionen gegenüberstellen.

Sie ersetzt aber nicht automatisch jede geschäftliche Entscheidung. Neben den berechneten Kosten können bei einer Vergabe weitere Kriterien relevant sein, die das Unternehmen selbst beurteilen muss. Der Nutzen des Tools liegt deshalb darin, die Kosten- und Datenseite der Entscheidung transparent und vergleichbar zu machen.

Wie unterscheidet sich dieser Artikel vom reinen Frachtangebotsvergleich?

Der Artikel „Frachtangebote vergleichen: Warum der günstigste Gesamtpreis nicht automatisch das beste Angebot ist“ behandelt vor allem eine konkrete Frage: Wie sollten verschiedene Speditionsangebote wirtschaftlich miteinander verglichen werden?

Eine Frachtausschreibung Software hat einen breiteren Zweck. Sie unterstützt den gesamten datenbasierten Analyseprozess rund um Angebote, Sendungsdaten, Kostenaufschlüsselung, Szenarien, Forecasts, Vergabemodelle und Reporting. Damit ist der Angebotsvergleich eine Kernfunktion des Tender-Tools – aber nicht seine einzige Funktion.

Worauf sollte man bei der Auswahl einer Frachtausschreibung Software achten?

Aus den beschriebenen Anforderungen ergeben sich einige zentrale Auswahlkriterien.

• Werden reale Sendungsdaten verwendet? Die Software sollte Tarife nicht nur abstrakt vergleichen, sondern sie auf die konkrete Transportstruktur anwenden können.
• Kann bis auf Relation und Einzeltransport analysiert werden? Aggregierte Budgets allein reichen bei komplexen Netzwerken häufig nicht aus.
• Werden Kostenkomponenten transparent dargestellt? Zuschläge und andere Tarifbestandteile sollten nicht in einer einzigen Gesamtsumme verschwinden.
• Können Szenarien simuliert werden? Die zukünftige Transportstruktur kann von der Vergangenheit abweichen.
• Lassen sich Forecasts berücksichtigen? Das ist insbesondere bei erwarteten Volumen- oder Strukturänderungen relevant.
• Können verschiedene Vergabemodelle verglichen werden? Die beste Lösung muss nicht zwingend eine Komplettvergabe an einen einzigen Anbieter sein.
• Können Ergebnisse verständlich exportiert werden? Die Entscheidung muss häufig auch gegenüber Finance, Management oder anderen Stakeholdern nachvollziehbar sein.

Diese Punkte entsprechen den Kernfunktionen, die ShipCheck für sein Ausschreibungstool beschreibt.

Wie ShipCheck Frachtausschreibungen unterstützt

Der ShipCheck-Ansatz lässt sich vereinfacht so zusammenfassen:

• Tatsächliche Transportdaten als Basis: Angebote werden anhand des realen Sendungsprofils bewertet.
• Angebote granular berechnen: Die Ausschreibungsangebote werden nach Kostenbestandteilen ausgewertet.
• Ergebnisse nach Relation und Verkehrsträger vergleichen: Dadurch wird sichtbar, wo einzelne Anbieter besonders stark oder schwach sind.
• Forecasts und Szenarien berücksichtigen: Historische Daten können um zukünftige Volumenannahmen und alternative Szenarien ergänzt werden.
• Vergabemodelle vergleichen: ShipCheck unterstützt verschiedene Zuordnungen von Sendungen zu Dienstleistern und ein Best-Case-Vergabeszenario.
• Ergebnisse für Entscheidungen aufbereiten: Bestpreismatrix und Reports schaffen eine nachvollziehbare Grundlage für Logistik, Einkauf, Finance und Management.

Fazit: Frachtausschreibung Software macht aus Angeboten ein Entscheidungsmodell

Eine Frachtausschreibung besteht nicht nur darin, mehrere Gesamtpreise nebeneinanderzustellen. Bei komplexeren Transportstrukturen lautet die wichtigere Frage: Was bedeuten diese Angebote für unsere tatsächlichen Sendungen und unsere zukünftige Transportstruktur?

Eine geeignete Frachtausschreibung Software sollte deshalb reale Sendungsdaten berücksichtigen, Angebote nach ihren Kostenbestandteilen berechnen, Relationen und Verkehrsträger einzeln vergleichbar machen, Forecasts einbeziehen, Szenarien simulieren und unterschiedliche Vergabemodelle gegenüberstellen.

ShipCheck verbindet diese Funktionen in seinem Ausschreibungstool und berechnet die Kosten auf Basis der eigenen Transportdaten des Unternehmens. Damit verändert sich die zentrale Frage einer Ausschreibung von „Welcher Anbieter hat das niedrigste Budget abgegeben?“ zu „Welche Anbieter- und Vergabekombination passt kostenmäßig am besten zu unserem tatsächlichen und erwarteten Transportprofil?“