Analyser un appel d’offres de transport

À la fin d’un appel d’offres de transport, on se retrouve souvent avec plusieurs offres et plusieurs prix totaux. Cependant, cela ne signifie pas que l’appel d’offres a été analysé. En effet, un classement du type « Transporteur A : 4,1 millions €, Transporteur B : 4,2 millions €, Transporteur C : 4,3 millions € » répond essentiellement à une question : qui est en tête globalement selon les hypothèses retenues ?

Pour l’attribution, les départements impliqués ont toutefois besoin d’informations différentes. La logistique doit comprendre comment une offre fonctionne dans le réseau de transport réel. Les achats doivent identifier les points forts ou faibles des prestataires et les points de négociation concrets. La finance et le CFO doivent pouvoir comprendre quels coûts totaux et quelles différences financières se cachent derrière les diverses options d’attribution.

Une bonne analyse de tender ne fournit donc pas simplement plus de données. Elle rend le même appel d’offres compréhensible selon trois perspectives de décision distinctes. ShipCheck ventile les résultats des appels d’offres, entre autres, par mode de transport, relation et composante de coût, permet des analyses jusqu’au transport individuel et soutient l’exportation de rapports pour les parties prenantes.

Un appel d’offres nécessite plus qu’un prix total

Le prix total reste important. Il indique ce qu’une offre coûterait globalement pour les volumes de transport choisis. Mais ce chiffre unique peut regrouper des éléments très disparates :

• Relations
• Modes de transport
• Suppléments
• Composantes de coût
• Types de service

ShipCheck décrit précisément ce problème : un prix total peut masquer certaines routes, modes de transport ou suppléments. C’est pourquoi les offres sont ventilées de manière granulaire et rendues comparables – pour en savoir plus, consultez l’article Logiciel d’appel d’offres de transport. Ces informations détaillées ne sont toutefois pas pertinentes de la même manière pour chaque intervenant.

Ce que la logistique doit savoir de l’appel d’offres

Pour la logistique, la question centrale est : comment cette offre fonctionne-t-elle dans notre réseau de transport réel ? Un chiffre global suffit rarement. Il est surtout important de savoir comment les prestataires s’en sortent au sein de la structure de transport opérationnelle.

Quelles relations tirent le résultat ?

Un transporteur peut être globalement avantageux tout en étant moins performant sur certaines relations clés. ShipCheck présente donc les résultats des appels d’offres par relation et permet un « drill-down » jusqu’au transport individuel. Cela permet par exemple de visualiser :

• quel prestataire est en tête sur quelle relation
• où apparaissent les différences de coûts les plus importantes
• quelles relations influencent particulièrement le résultat global

Comment les modes de transport diffèrent-ils ?

Pour les entreprises utilisant plusieurs types de transport, il convient également de différencier par mode de transport. ShipCheck ventile les résultats des appels d’offres par mode de transport. Un prestataire peut, par exemple, obtenir des résultats différents en transport routier par rapport au fret maritime ou aérien. Pour la logistique, l’intérêt n’est donc pas seulement : « Qui gagne globalement ? », mais plutôt : « Où, dans notre réseau de transport, tel prestataire est-il économiquement fort ? »

Que se passe-t-il au niveau des expéditions ?

ShipCheck calcule les offres des appels d’offres sur la base de données de transport réelles et permet une analyse détaillée jusqu’à l’expédition individuelle. Cela permet de comprendre comment les tarifs proposés impactent la structure réelle des envois. L’article Analyser automatiquement les factures de transport et les données d’expédition montre comment préparer cette base de données.

Ce que les achats doivent savoir de l’appel d’offres

Pour les achats, cette même base de données est intéressante sous une autre perspective. La question centrale est : où les prestataires se distinguent-ils suffisamment pour créer un levier de négociation ou d’attribution ?

Où tel transporteur est-il fort ou faible ?

ShipCheck présente les offres de manière comparable, notamment par relation et mode de transport. Une matrice des meilleurs prix montre quel participant à l’appel d’offres obtient les meilleurs résultats tarifaires dans quel domaine. Ainsi, l’argument « Votre offre est globalement trop chère » se transforme en une discussion beaucoup plus concrète : « Sur ces relations, vous êtes nettement au-dessus des alternatives » ou « Ici, vous êtes compétitif, mais là se crée l’écart avec la meilleure offre. » ShipCheck décrit explicitement cette transparence comme le fondement de négociations plus solides.

Quelles composantes de coût expliquent la différence ?

Deux offres peuvent avoir un prix total similaire tout en étant structurées de manière très différente en interne. ShipCheck propose donc une ventilation des coûts totaux et une transparence sur chaque composante de coût. Pour les achats, c’est important car on ne compare pas seulement le résultat final : on voit précisément où naît la différence de prix. Cette information peut être directement intégrée au prochain cycle de négociation.

Quelles options d’attribution sont réellement disponibles ?

Les achats ne sont pas non plus obligés de choisir entre des lots complets par prestataire. ShipCheck permet différents modèles d’attribution des expéditions aux transporteurs et crée en plus un scénario d’attribution « best-case ». Cela permet par exemple de comparer :

• l’attribution complète à un seul prestataire
• un transporteur principal plus d’autres prestataires
• une répartition multi-transporteurs
• le scénario théorique du meilleur cas

Les achats voient ainsi non seulement quel prestataire est avantageux, mais aussi comment différentes structures d’attribution se comportent économiquement. Pour approfondir le sujet : Transporteur principal ou multi-transporteurs.

Ce que le CFO et le contrôle de gestion doivent savoir de l’appel d’offres

La finance n’a généralement pas besoin du même niveau de détail que la logistique opérationnelle. Les données doivent plutôt être traduites en une décision financière. La question centrale est : combien coûte chaque option d’attribution – et quelle est la fiabilité de ce chiffre pour la prochaine période contractuelle ?

Quels sont les coûts totaux attendus ?

Le premier point est la vue financière consolidée. Quel serait le coût total du transport avec l’offre A, l’offre B, un modèle multi-transporteurs ou un scénario d’attribution alternatif ? Cela permet de confronter directement l’impact financier de différentes décisions.

Combien coûte l’attribution privilégiée par rapport aux alternatives ?

Le modèle théoriquement le moins cher ne doit pas nécessairement être mis en œuvre. Cependant, il est important de savoir quel écart de coût engendre une autre structure d’attribution. ShipCheck permet de comparer ici différentes affectations de transporteurs ainsi qu’un scénario d’attribution « best-case ». Ainsi, la discussion avec le management peut, par exemple, porter sur le fait que : « Notre structure d’attribution privilégiée se situe à X au-dessus du meilleur cas théorique. » La décision devient ainsi financièrement compréhensible.

Comment le budget évolue-t-il avec les volumes futurs ?

Un appel d’offres ne concerne pas seulement le passé. Si les volumes ou les relations futurs changent, le budget logistique attendu peut également varier. ShipCheck permet donc de prendre en compte les prévisions de vente ainsi que différents scénarios de volumes et de routes – voir Les prévisions dans les appels d’offres de transport. Pour la finance, une question plus pertinente que « Combien les nouveaux tarifs auraient-ils coûté l’année dernière ? » émerge alors : « Combien coûteront les nouveaux tarifs avec notre profil de transport attendu ? »

Comment documenter la décision en interne ?

Les résultats d’un appel d’offres doivent souvent être expliqués à la direction générale, au contrôle de gestion ou à d’autres parties prenantes. ShipCheck soutient à cet effet l’exportation de rapports prêts pour le CFO destinés aux présentations des parties prenantes. L’objectif n’est pas de copier l’intégralité des données détaillées dans un rapport de gestion, mais de présenter de manière compréhensible la logique de décision financière.

Trois perspectives – mais une seule base de données

• Logistique : Comment les offres fonctionnent-elles au sein de notre réseau de transport ?
• Achats : Où les prestataires se différencient-ils et quelles options de négociation et d’attribution en découlent ?
• Finance/CFO : Quels sont les coûts totaux générés, comment les scénarios diffèrent-ils et que signifie la décision pour le budget ?

L’avantage d’une base de données commune est que ces perspectives ne proviennent pas de fichiers Excel ou d’états de calcul différents. L’analyse opérationnelle détaillée et la vue du management financier reposent sur les mêmes résultats d’appels d’offres.

Quels résultats devraient être disponibles après un appel d’offres de transport ?

Une bonne analyse de tender ne doit pas se contenter d’exporter toutes les données disponibles. Elle doit rendre la décision compréhensible. À cet effet, cinq blocs de résultats sont particulièrement pertinents :

• 1. Coûts totaux des offres : Combien coûterait chaque offre globalement avec le profil de transport retenu ?
• 2. Ventilation des principales différences par relation, mode de transport et composante de coût.
• 3. Points forts et points faibles des prestataires – une matrice des meilleurs prix montre qui est en tête sur quelles parties du réseau.
• 4. Comparaison des options d’attribution : attribution concentrée versus mix de transporteurs ou scénario du meilleur cas.
• 5. Vision future : Comment les résultats évoluent-ils selon les volumes attendus ou des scénarios alternatifs ?

On passe ainsi d’une collection d’offres de transporteurs à une base de décision commune.

La négociation et l’attribution nécessitent des analyses différentes

La même analyse de tender peut être utilisée différemment en deux phases. Avant la négociation finale, les éléments suivants sont particulièrement pertinents :

• Différences de prix
• Relations faibles
• Composantes de coût atypiques
• Différences par rapport à la concurrence

Avant l’attribution finale, les éléments suivants deviennent plus pertinents :

• Coûts totaux finaux
• Affectations des transporteurs
• Scénarios d’attribution
• Impacts des prévisions
• Effets budgétaires

La base de données est la même. C’est la perspective de décision qui change.

Pourquoi un export Excel ne constitue pas encore, à lui seul, un bon reporting de tender

Un tableau peut contenir tous les chiffres sans pour autant permettre une décision claire. La question pertinente n’est pas « Avons-nous exporté toutes les données ? », mais : « Chaque décideur peut-il comprendre pourquoi l’option d’attribution A est préférée à l’option d’attribution B ? »

Les données détaillées doivent rester disponibles à cet effet. Parallèlement, le management a besoin d’une vue synthétique sur les coûts totaux, des différences financières, les alternatives d’attribution et les impacts des prévisions. ShipCheck associe donc l’analyse granulaire du tender à des rapports exportables pour les parties prenantes.

Quelles questions l’analyse finale du tender devrait-elle résoudre ?

• Combien coûte chaque offre avec notre profil de transport réel ?
• Où apparaissent les principales différences de coûts ?
• Sur quelles relations ou modes de transport tel prestataire est-il particulièrement compétitif ?
• Quels sont les résultats économiques des différents modèles de transporteurs et d’attribution ?
• Comment les volumes futurs modifient-ils les résultats ?
• La décision peut-elle être présentée de manière compréhensible à la direction et à la finance ?

Lorsque ces questions sont résolues, il ne s’agit plus seulement d’un appel d’offres. Il s’agit d’une base solide pour la négociation, l’attribution et les décisions budgétaires.

Conclusion : la logistique, les achats et le CFO ont besoin de réponses différentes au même appel d’offres

Un appel d’offres de transport n’est pas terminé dès que l’on sait quel prestataire a proposé le prix total le plus bas. La logistique doit comprendre comment les offres fonctionnent dans le réseau de transport. Les achats doivent savoir où les prestataires sont forts ou faibles et quelles sont les options d’attribution. La finance et le CFO doivent pouvoir comprendre quels coûts totaux et quels impacts budgétaires se cachent derrière les différentes décisions.

ShipCheck associe à cet effet des données d’appels d’offres granulaires à des analyses par relation, mode de transport et composante de coût, ainsi qu’à des scénarios d’attribution, des prévisions et un reporting pour les parties prenantes. Le résultat le plus important d’un appel d’offres n’est donc pas un tableau avec trois prix totaux, mais une base de données commune sur laquelle la logistique, les achats et la finance peuvent comprendre comment les différentes options de prestataires et d’attribution se comportent économiquement.