Logiciel de reporting des coûts de fret

De nombreuses entreprises disposent déjà d’un reporting des coûts de fret. Du moins en théorie. Les factures sont présentes, les données d’expédition se trouvent dans le TMS ou l’ERP, certains transporteurs fournissent des fichiers Excel et une analyse est créée mensuellement à partir de ces éléments.

Le problème n’est souvent pas l’absence totale de chiffres. Le problème est que les informations :

• sont réparties sur différents systèmes et fichiers,
• sont structurées différemment,
• doivent être fusionnées manuellement de manière régulière,
• s’arrêtent à un niveau agrégé,
• rendent difficile la visualisation des causes des variations de coûts.

ShipCheck décrit précisément cette situation initiale : les coûts logistiques sont souvent répartis entre de nombreux transporteurs, envois et systèmes. Les factures arrivent dans différents formats, les données TMS ne sont pas toujours structurées de manière uniforme et les rapports de gestion mensuels doivent être compilés manuellement.

Un bon logiciel de reporting des coûts de fret devrait donc offrir bien plus qu’un joli tableau de bord. Il devrait combiner trois éléments : une base de données cohérente, une analyse des causes jusqu’aux niveaux de détail pertinents et un reporting répétable pour la logistique et le contrôle de gestion.

La question centrale n’est donc pas : « Quels graphiques le tableau de bord affiche-t-il ? », mais plutôt : « À quelle vitesse pouvons-nous passer d’une variation de coûts aux transports qui l’ont causée ? »

Qu’est-ce qu’un logiciel de reporting des coûts de fret ?

Le logiciel de reporting des coûts de fret structure les données de transport et de coûts et les rend exploitables pour des analyses continues et des rapports de gestion. Avec ShipCheck, les données de transport, les factures et les informations tarifaires sont regroupées dans un environnement commun et rendues analysables pour les KPIs, les tendances et les moteurs de coûts.

L’utilité réelle ne provient pas seulement de la visualisation. Un bon système devrait permettre de : fusionner les données → identifier les changements → analyser les causes → rapporter les résultats régulièrement.

Le tableau de bord est donc l’aboutissement visible d’un processus. La base est créée en amont.

1. Créer une base de données cohérente

Avant de pouvoir analyser les coûts de manière pertinente, les données de transport sous-jacentes doivent pouvoir être analysées conjointement. En pratique, les informations peuvent provenir, par exemple, de :

• factures de transport,
• fichiers Excel,
• exports CSV,
• TMS,
• ERP.

ShipCheck décrit explicitement les données fragmentées comme l’un des problèmes centraux du contrôle de gestion logistique. Les différents formats de facture, les exports TMS et les analyses Excel manuelles compliquent l’obtention d’une vue unifiée.

Pour le reporting, une question est donc d’abord décisive : les données sont-elles analysables dans une structure commune à travers les transporteurs, les relations et les périodes ?

La manière dont ShipCheck structure les données PDF, Excel et CSV à cet effet est traitée séparément dans l’article Évaluer automatiquement les factures de transport et les données d’expédition. Pour le reporting lui-même, c’est surtout le résultat qui compte : une base de données commune et réutilisable.

2. Passer du KPI à la cause

Un rapport mensuel peut montrer, par exemple : coûts de fret en mars 940 000 €, coûts de fret en avril 1 010 000 €. Un changement est ainsi visible. Mais pas encore sa cause.

L’analyse proprement dite commence par la question suivante : Pourquoi les coûts ont-ils augmenté ? Pour cela, un bon tableau de bord devrait permettre une analyse détaillée (drill-down) sur plusieurs niveaux. Une logique possible est la suivante :

• Coûts totaux
• → Mode de transport
• → Prestataire
• → Relation
• → Envoi
• → Type de coût

Toutes les analyses ne doivent pas nécessairement suivre cet ordre exact. L’essentiel est qu’un KPI ne reste pas isolé.

Des coûts totaux au mode de transport

Pour les entreprises utilisant plusieurs modes de transport, l’évolution du coût total peut être trompeuse. La route, la mer et l’air suivent des structures de coûts différentes. Si les coûts logistiques globaux augmentent, il devrait être visible quel mode de transport est à l’origine de cette hausse.

ShipCheck présente les informations relatives au transport au niveau de l’envoi, également par mode de transport. Ainsi, l’affirmation « Nos coûts logistiques augmentent » devient plus concrète : « La hausse se produit presque exclusivement au sein d’un seul mode de transport. »

Du mode de transport au prestataire

Ensuite, il peut être pertinent de savoir quel prestataire est à l’origine d’un changement. ShipCheck cite explicitement les coûts par transporteur comme l’une des dimensions clés des KPIs. Cela permet de répondre à des questions telles que : Chez quel transporteur les coûts varient-ils le plus fortement ? Quel prestataire génère quelle part des coûts totaux ?

Toutefois, la comparaison des prestataires ne suffit pas à elle seule. La question suivante est : Sur quels transports le changement se produit-il ? Nous examinons s’il est plus judicieux de se concentrer sur un transporteur principal ou sur une configuration multi-transporteurs dans l’article Transporteur principal ou multi-transporteurs.

Du prestataire à la relation

Les relations font partie des niveaux d’analyse les plus importants dans la gestion des coûts de fret. Une hausse globale peut signifier, par exemple : de nombreuses relations deviennent un peu plus chères – ou une seule relation à fort volume devient nettement plus chère. Pour la direction, les deux cas semblent initialement similaires. Pour la logistique, ils sont fondamentalement différents.

ShipCheck présente donc les coûts et les informations de transport, entre autres, par relation. Cela permet d’étudier de manière ciblée quelle partie du réseau de transport est à l’origine d’un changement.

De la relation à l’envoi

Le niveau suivant est l’envoi individuel. ShipCheck présente les informations de coûts au niveau de l’envoi et cite, entre autres, le coût par envoi comme une dimension clé des KPIs. C’est important car si les valeurs agrégées montrent que quelque chose a changé, le niveau de l’envoi aide à comprendre quels transports en sont réellement à l’origine. Plus de détails dans Analyse des coûts de fret au niveau de l’envoi.

De l’envoi au type de coût

Outre la relation et le transporteur, certains composants de coûts peuvent également expliquer l’évolution. C’est le cas, par exemple, des suppléments tels que le carburant ou le péage. ShipCheck cite explicitement ces parts de suppléments comme une perspective pertinente des KPIs. Cela permet de distinguer si c’est la prestation de transport proprement dite qui augmente ou si c’est surtout la part des suppléments.

La manière dont les différents suppléments sont vérifiés au niveau tarifaire est une autre tâche. Nous traitons ce sujet dans l’article Vérifier les frais annexes de transport : contrôler automatiquement le carburant, le péage et les suppléments. Dans le reporting, il s’agit d’abord de rendre leur évolution visible.

3. Visualiser les évolutions dans le temps

Un reporting n’est pas seulement un instantané. C’est la comparaison temporelle qui rend de nombreux changements visibles. Sont pertinents, par exemple :

• période actuelle vs période précédente,
• évolution des coûts par envoi,
• variation de certaines relations,
• variation de la part des suppléments,
• évolution de certains prestataires.

ShipCheck décrit les tendances et les évolutions de coûts comme des éléments centraux du tableau de bord. Ainsi, la question « Quel était le montant de nos coûts ? » devient la question, bien plus importante : « Comment évoluent-ils – et où le changement commence-t-il ? »

4. La logistique et la finance ont besoin de la même base de données

La logistique et la finance examinent les mêmes coûts de fret sous des angles différents. La logistique veut savoir : Où les coûts apparaissent-ils ? Quelle relation change ? Quel transporteur est concerné ? Quels envois se cachent derrière ?

La finance et le contrôle de gestion s’intéressent davantage à : Comment évoluent les coûts totaux ? Quels types de coûts tirent le changement ? Comment évolue le budget ? Quelles affirmations peuvent être justifiées auprès de la direction ?

ShipCheck positionne le tableau de bord des KPIs explicitement pour la logistique, la finance et le contrôle de gestion. Cela ne signifie pas que les deux domaines ont besoin de la même vue. Mais : la vue d’ensemble pour la direction et l’analyse opérationnelle détaillée doivent reposer sur la même base de données. Ainsi, on n’obtient pas un chiffre pour la finance et un autre pour la logistique.

La logistique a besoin d’une analyse détaillée

Pour le travail opérationnel, il est crucial de savoir d’où vient le changement. C’est pourquoi la logistique a besoin d’accéder aux :

• relations,
• transporteurs,
• modes de transport,
• envois individuels,
• composants de coûts.

La finance a besoin de condensation

La finance n’a pas besoin d’analyser chaque envoi individuel. Ce qui y est plus important, c’est : l’évolution des coûts totaux, les moteurs de coûts pertinents ainsi que des chiffres mensuels et de gestion fiables. Un bon reporting combine ces deux exigences.

5. Ne pas reconstruire le reporting de gestion chaque mois

Dans de nombreuses entreprises, le rapport mensuel redevient sans cesse un projet à part entière. Les données sont exportées, fusionnées, nettoyées, analysées dans Excel et transférées dans des présentations. Le mois suivant, le processus recommence.

ShipCheck décrit précisément ce problème : le reporting de gestion peut prendre des jours si les informations doivent être collectées mensuellement à partir de différents systèmes et transférées dans des présentations. Le système doit générer à partir de là des rapports automatisés pour la direction et le contrôle de gestion.

C’est une différence importante entre une analyse ponctuelle des coûts de fret et un reporting continu des coûts de fret. De nouvelles données de transport peuvent être intégrées dans la même base d’analyse. Par conséquent, la logique d’évaluation n’a pas besoin d’être entièrement reconstruite pour chaque période. Le véritable avantage du logiciel n’est donc pas seulement de créer une analyse plus rapidement, mais de pouvoir effectuer la même analyse de manière répétée.

Quels KPIs un tableau de bord des coûts de fret devrait-il afficher ?

Les KPIs concrets sont importants, mais ne constituent pas le sujet principal de cet article. ShipCheck cite entre autres :

• coûts par envoi,
• coûts par kg ou par palette,
• évolution des coûts dans le temps,
• coûts par transporteur,
• parts de suppléments tels que le carburant ou le péage.

Nous traitons plus en détail quels indicateurs sont particulièrement pertinents pour la direction logistique et le contrôle de gestion, et comment ils devraient être interprétés, dans KPIs des coûts de fret : les indicateurs dont la direction logistique et le contrôle de gestion ont réellement besoin.

Pour le choix d’un logiciel de reporting, il est ici plus important de savoir : ces KPIs peuvent-ils être calculés de manière répétée à partir de la même base de données de transport structurée et être analysés jusqu’à leurs causes ?

Un bon tableau de bord n’affiche pas le plus grand nombre possible d’indicateurs

Plus de KPIs ne signifie pas automatiquement un meilleur reporting. Un tableau de bord avec 40 indicateurs peut être moins utile qu’un tableau de bord avec dix, si personne ne parvient à passer du résultat à la cause. L’architecture la plus importante est : vue d’ensemble → anomalie → dimension → envoi.

• Les coûts de fret augmentent
• → quel mode de transport ?
• → quel transporteur ?
• → quelle relation ?
• → quels envois ?
• → quel composant de coût ?

Le tableau de bord ne devrait donc pas chercher en priorité à montrer le plus de choses possible. Il devrait aider à répondre plus rapidement aux bonnes questions.

Le reporting des coûts de fret et le contrôle des factures de transport ne sont pas la même chose

Ces deux fonctions sont facilement confondues. Le reporting demande : Qu’est-il arrivé à nos coûts de fret ? Le contrôle des factures de transport demande : Une facture spécifique a-t-elle été correctement facturée conformément aux tarifs convenus ?

ShipCheck prend en charge ces deux cas d’utilisation, mais la méthodologie est différente. Dans le reporting, les coûts réels sont analysés et présentés de manière structurée. Lors du contrôle des factures, les coûts réels sont vérifiés par rapport aux coûts théoriques calculés contractuellement. Une augmentation des coûts dans le tableau de bord n’est donc pas encore une erreur de facturation. De même, une facture peut être tout à fait conforme au contrat tout en faisant partie d’une évolution des coûts frappante.

Le reporting des coûts de fret et le benchmarking du marché sont également deux questions différentes

Un système de reporting peut montrer : Que payons-nous ? Comment évoluent nos coûts ? Où apparaissent les changements ? Cela ne répond pas encore automatiquement à la question : Nos tarifs convenus sont-ils compétitifs par rapport au marché actuel ?

Cette question externe sur le marché appartient, dans la structure actuelle de ShipCheck/HDS, au contexte du conseil ou du benchmarking. Le tableau de bord apporte de la transparence sur ses propres données. La conformité au marché est une autre analyse.

Pourquoi la qualité des données est plus importante que le design du tableau de bord

Un tableau de bord visuellement fort ne peut pas compenser des données de mauvaise qualité. Si des informations pertinentes manquent ou si les coûts de fret ne sont disponibles que sous forme de postes agrégés, l’analyse reste également limitée. Sont particulièrement importants :

• des informations d’envoi suffisamment granulaires,
• des postes de coûts compréhensibles,
• une attribution cohérente aux transporteurs,
• la relation et le mode de transport,
• des références temporelles fiables.

ShipCheck traite cette base en structurant les données de transport et de facturation et en les rendant exploitables pour une analyse commune.

Une intégration ERP ou TMS est-elle indispensable pour cela ?

Pas nécessairement pour commencer. La documentation ShipCheck disponible décrit que les factures de transport ou les données d’expédition peuvent être traitées à partir de formats PDF, Excel ou CSV, par exemple. Des données ERP ou TMS supplémentaires peuvent enrichir davantage l’analyse. Cependant, pour une introduction de base au reporting, une intégration complète du système n’est pas forcément un prérequis.

Quand un logiciel spécialisé de reporting des coûts de fret devient pertinent

Une simple analyse Excel peut être tout à fait suffisante pour des structures de transport petites et stables. Un logiciel spécialisé devient plus intéressant lorsque :

• plusieurs transporteurs sont utilisés,
• de nombreux envois sont analysés,
• différentes sources de données sont combinées,
• plusieurs relations ou modes de transport sont concernés,
• un reporting est établi régulièrement,
• les coûts doivent être expliqués jusqu’à l’envoi,
• la logistique et le contrôle de gestion ont besoin de la même base de données.

ShipCheck lui-même positionne la plateforme en particulier pour les entreprises ayant plusieurs transporteurs, des modèles tarifaires complexes ou des structures de transport internationales. Le facteur décisif n’est donc pas tant une certaine taille d’entreprise, c’est la complexité et la répétabilité de l’analyse.

À quoi faut-il veiller lors du choix d’un logiciel de reporting des coûts de fret ?

Les exigences décrites permettent de définir des critères de sélection clairs :

• Différentes sources de données sont-elles prises en charge ? Le reporting ne devrait pas dépendre du fait que chaque transporteur livre exactement le même format.
• Est-il possible d’analyser de la valeur globale jusqu’au niveau de détail pertinent ? Un KPI ne devrait pas s’arrêter à la constatation d’un changement.
• Le transporteur, la relation et le mode de transport sont-ils analysables séparément ? Ces dimensions sont centrales pour l’analyse des causes.
• Les suppléments sont-ils visibles séparément ? Le carburant, le péage et les autres composants de coûts ne devraient pas nécessairement disparaître dans un montant total.
• Les évolutions dans le temps peuvent-elles être identifiées ? Un système de reporting devrait pouvoir montrer les changements continus.
• La logistique et le contrôle de gestion travaillent-ils avec la même base de données ? L’analyse opérationnelle détaillée et la vue d’ensemble pour la direction devraient être liées.
• Le rapport mensuel doit-il être reconstruit à chaque fois ? Le véritable avantage du logiciel réside dans une structure de reporting répétable.

Ces points sont plus importants que la question de savoir combien de types de diagrammes un tableau de bord propose.

Comment ShipCheck construit le reporting des coûts de fret

Le processus peut être simplifié en quatre étapes.

1. Mettre à disposition les données de transport : les données de facturation et d’expédition sont importées à partir des sources existantes.

2. Rendre les informations exploitables de manière structurée : cela crée une base de données commune.

3. Analyser du KPI jusqu’à la cause : les coûts peuvent être examinés, par exemple, par période, mode de transport, transporteur, relation, envoi et type de coût. ShipCheck présente les informations correspondantes dans le tableau de bord des KPIs au niveau de l’envoi et à travers différentes dimensions logistiques.

4. Utiliser le reporting de manière répétée : de nouvelles données de transport peuvent être intégrées dans la même base d’analyse. Par conséquent, la logique d’évaluation n’a pas besoin d’être entièrement reconstruite pour chaque période.

Conclusion : Un bon tableau de bord des coûts de fret explique les chiffres au lieu de se contenter de les montrer

Un logiciel de reporting des coûts de fret ne devrait pas être évalué en fonction du nombre de graphiques figurant sur l’écran d’accueil. Les questions les plus importantes sont les suivantes :

• Nos données de transport fragmentées deviennent-elles analysables ensemble ?
• Pouvons-nous passer d’une variation de coûts via le transporteur et la relation jusqu’aux envois sous-jacents ?
• Les composants de coûts pertinents deviennent-ils visibles séparément ?
• La logistique et le contrôle de gestion travaillent-ils sur la même base de données ?
• Le reporting est-il généré en continu plutôt que d’être recréé chaque mois dans Excel ?

ShipCheck combine pour cela des données de transport structurées avec un tableau de bord de KPIs qui présente les coûts, les relations, les modes de transport et d’autres informations jusqu’au niveau de l’envoi. La valeur réelle d’un bon tableau de bord logistique ne réside donc pas dans le fait que les coûts de fret deviennent visibles. Elle réside dans le fait qu’un changement ne s’arrête pas à « +7 % », mais peut être étudié jusqu’à ce que l’on sache quels transports se cachent derrière.