Logiciel de gestion des coûts de transport

La gestion des coûts de transport est souvent réduite à des tâches individuelles. Le contrôle de gestion établit un rapport mensuel, la logistique vérifie les factures suspectes et les achats lancent régulièrement des appels d’offres de transport.

Pourtant, la base de données sous-jacente est souvent la même : expéditions, factures, tarifs et coûts de transport. C’est précisément pour cette raison qu’un logiciel moderne de gestion des coûts de transport ne doit pas traiter ces tâches de manière isolée.

ShipCheck regroupe les données de transport, les factures et les conditions tarifaires dans un environnement centralisé et les utilise pour l’analyse, le contrôle et l’optimisation des coûts logistiques.

La relation peut se résumer à trois questions :

• Réel : Combien nos transports ont-ils réellement coûté ?
• Théorique : Ces transports ont-ils été facturés correctement selon les tarifs convenus ?
• Futur : Que coûteraient d’autres tarifs et transporteurs avec notre profil de transport ?

L’avantage décisif d’une solution intégrée ne réside pas seulement dans le fait que les trois tâches sont présentes dans un seul logiciel. La même base de données de transport peut être réutilisée pour l’analyse, l’audit de facturation et les appels d’offres. C’est le cœur de la gestion des coûts de transport.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des coûts de transport ?

Un logiciel de gestion des coûts de transport aide les entreprises à saisir, évaluer, contrôler et utiliser les coûts de transport de manière structurée pour les décisions futures. Il ne s’agit pas seulement d’archiver numériquement des factures ou de créer un tableau de bord.

Une solution complète combine plusieurs tâches :

• Analyser les coûts de transport
• Surveiller les KPI et les évolutions de coûts
• Vérifier les factures par rapport aux tarifs convenus
• Identifier les écarts
• Calculer les offres d’appels d’offres
• Comparer les scénarios d’attribution et de prévision

ShipCheck est décrit comme un logiciel d’analyse, de contrôle et d’optimisation des coûts logistiques. La plateforme centralise les données de transport, les factures et les conditions tarifaires, et rend visibles les indicateurs clés (KPI), les tendances et les facteurs de coûts.

La différence majeure par rapport à des analyses Excel isolées ou des outils spécialisés est la suivante : les données ne sont pas reconstruites pour chaque processus de coût de transport.

La base commune : expéditions, factures et tarifs

Avant de pouvoir analyser ou vérifier les coûts de transport, les données sous-jacentes doivent être exploitables. En pratique, elles sont souvent dispersées :

• Factures de transport
• Documents PDF
• Fichiers Excel
• Exports CSV
• Données TMS et ERP
• Tarifs de transport et contrats

Cette fragmentation est précisément l’un des problèmes fondamentaux du contrôle de gestion logistique. Les différents formats de factures, les exports TMS non structurés de manière uniforme et les analyses Excel manuelles compliquent l’obtention d’une vue d’ensemble.

ShipCheck peut traiter les données de facturation et d’expédition, notamment à partir de PDF, Excel et CSV, et les rendre exploitables de manière structurée. Cela crée une base commune pour trois tâches distinctes :

• Analyse des coûts réels
• Audit par rapport aux coûts contractuels théoriques
• Calcul d’alternatives futures

Nous traitons plus en détail la manière dont ShipCheck structure les différentes sources de fichiers et de données dans l’article Évaluer automatiquement les factures de transport et les données d’expédition.

Pour la gestion des coûts de transport, l’essentiel est que la base de données structurée soit ensuite utilisée à travers plusieurs processus.

1. Réel : Analyser les coûts de transport

La première tâche de la gestion des coûts de transport est la transparence. Les entreprises doivent comprendre : Combien nos transports ont-ils réellement coûté ?

Un montant total n’est qu’un début. Par exemple : Coûts de transport en avril : 1,1 million d’euros. Ce chiffre ne répond pas encore aux questions suivantes :

• quels transporteurs génèrent les coûts
• quelles relations sont particulièrement pertinentes
• quels modes de transport sont concernés
• comment évoluent les coûts par expédition
• quelle est la part des suppléments
• où les coûts ont changé par rapport à la période précédente

ShipCheck présente les informations de transport au niveau de l’expédition et permet des analyses, entre autres, par relation et par mode de transport. Pour en savoir plus, consultez l’article Analyse des coûts de transport au niveau de l’expédition.

Les KPI décrits comprennent également :

• Coûts par expédition
• Coûts par kg ou par palette
• Évolution des coûts dans le temps
• Coûts par transporteur
• Parts de suppléments tels que le gazole ou le péage

Ainsi, la première fonction d’un logiciel de gestion des coûts de transport est de créer, à partir des données de transport, une vue continue des coûts et de leurs facteurs.

Du KPI à la cause

L’analyse devient particulièrement pertinente lorsque les coûts changent. Un tableau de bord peut par exemple afficher : Coûts par expédition +7 %. La question est alors : Pourquoi ?

L’analyse peut se poursuivre ainsi : Coûts totaux → Mode de transport → Transporteur → Relation → Expédition → Type de coût. Ainsi, une valeur de reporting devient une analyse opérationnelle.

Nous expliquons plus en détail comment ce forage (drill-down) fonctionne dans le reporting continu dans l’article Logiciel de reporting des coûts de transport : Ce qu’un bon tableau de bord logistique doit pouvoir faire.

2. Théorique : La facturation a-t-elle été conforme au contrat ?

La deuxième tâche est différente. L’analyse des coûts montre ce qui a été facturé. L’audit des factures de transport demande si ce calcul était contractuellement correct.

Pour cela, les données de facturation doivent être comparées aux tarifs et conditions convenus. ShipCheck vérifie les postes de facturation par rapport aux tarifs, suppléments et conditions enregistrés, et identifie ou catégorise les écarts. Vous trouverez les bases à ce sujet dans l’article Logiciel d’audit des factures de transport.

Cela crée un deuxième niveau de gestion des coûts de transport : les coûts réels par rapport aux coûts contractuels théoriques.

Des tarifs calculables sont la condition préalable

L’audit automatique des factures de transport ne fonctionne que si la logique tarifaire contractuelle est également disponible de manière structurée. Un tarif peut par exemple inclure :

• Classes de poids
• Zones
• Taux de base
• Règles gazole
• Logiques de péage
• Remises
• Prestations annexes

C’est pourquoi ShipCheck ne se contente pas de traiter les données de facturation et d’expédition, mais rend également les modèles tarifaires calculables pour l’audit automatique. L’article Numériser les tarifs de transport montre comment cela fonctionne.

La logique est la suivante : Données d’expédition + Règles tarifaires = Coûts théoriques. Facture = Coûts réels. Théorique vs Réel = Écart potentiel. Ainsi, l’analyse des coûts devient un véritable contrôle des coûts.

L’analyse et l’audit des factures sont deux questions distinctes

Cette distinction est centrale. Un tableau de bord peut montrer que les coûts sur la relation X ont augmenté. Cela ne signifie pas encore que les factures sur la relation X sont erronées.

Inversement, un écart tarifaire peut exister sans qu’il ne saute immédiatement aux yeux dans une évolution agrégée des coûts. C’est pourquoi le logiciel de gestion des coûts de transport répond à deux questions différentes :

• Analyse : Où nos coûts évoluent-ils ?
• Audit : La facturation a-t-elle été correcte ?

3. Identifier les écarts, mais aussi les classer

Lors de l’audit des factures, il n’y a pas que l’écart individuel qui soit intéressant. Une petite erreur sur une seule facture peut être insignifiante. Toutefois, si la même erreur se répète, elle peut représenter un montant total important.

ShipCheck permet d’identifier et de catégoriser les écarts au niveau des postes de facturation. Ainsi, les écarts peuvent être classés grâce aux données d’expédition et de coûts sous-jacentes.

Nous traitons ce cas d’utilisation plus en détail dans l’article Identifier les erreurs systématiques dans les factures de transport.

Pour la gestion des coûts de transport, l’essentiel est : l’analyse montre où les coûts sont suspects. L’audit des factures montre s’il y a un écart contractuel.

4. Établir le reporting comme un processus continu

La gestion des coûts de transport n’est pas une analyse ponctuelle. Chaque mois, de nouvelles factures, expéditions, données de transporteurs et postes de coûts s’ajoutent.

Si de nouvelles analyses Excel doivent être construites à chaque fois, cela crée un processus manuel récurrent. ShipCheck décrit précisément ce problème dans le reporting de gestion : les données doivent souvent être collectées à partir de plusieurs systèmes et transférées dans des présentations. Le système doit permettre des rapports automatisés pour la direction et le contrôle de gestion.

Ainsi, la tâche passe de « nous créons un rapport sur les coûts de transport » à « nous disposons d’une base de données à partir de laquelle le reporting peut être généré de manière répétée ». C’est une différence fondamentale entre une analyse ponctuelle et une gestion continue des coûts de transport.

5. Futur : Appliquer de nouveaux tarifs de transport à des expéditions réelles

La troisième perspective est tournée vers l’avenir. Lorsque de nouvelles offres de transporteurs sont disponibles, la question n’est plus seulement de savoir ce que coûtent nos transports actuels, mais ce que ces transports coûteraient avec les nouveaux tarifs.

ShipCheck calcule les offres d’appels d’offres selon leurs composants de coût et les évalue sur la base de données de transport réelles. Les résultats peuvent être présentés par mode de transport et par relation dans une matrice du meilleur prix. Détails dans l’article Logiciel d’appel d’offres de transport.

Ainsi, la même base de données de transport est à nouveau utilisée. « Qu’avons-nous payé ? » devient « Que paierions-nous avec le prestataire A, B ou C ? ».

Les expéditions historiques deviennent la base de calcul

ShipCheck utilise des données de transport réelles au niveau de l’expédition pour comparer les offres d’appels d’offres. De cette manière, les tarifs ne sont pas seulement juxtaposés de manière abstraite, mais appliqués au profil d’expédition réel.

C’est précisément là que se manifeste le lien entre l’analyse des coûts et les appels d’offres (tendering) : les mêmes données de transport qui sont analysées rétrospectivement peuvent soutenir les futures décisions d’attribution. Un guide étape par étape à ce sujet est proposé dans le Guide des appels d’offres de transport.

6. Calculer des options d’attribution alternatives

Un appel d’offres ne doit pas nécessairement se terminer par la décision que le prestataire A reçoit tout. ShipCheck permet différents modèles d’affectation des expéditions aux transporteurs et prend également en charge un scénario d’attribution optimal (Best-Case).

Ainsi, différentes structures de transporteurs peuvent être comparées sur le plan économique. Le logiciel montre donc non seulement les coûts historiques, mais aussi comment différentes options d’attribution futures se comporteraient avec les données de transport et les tarifs sous-jacents. Vous trouverez une comparaison dans l’article Transporteur principal ou multi-transporteurs.

7. Associer les prévisions aux nouveaux tarifs

Les données d’expédition historiques sont une base importante. Cependant, la structure de transport future peut être différente. ShipCheck permet donc d’appliquer des prévisions de ventes aux résultats des appels d’offres et de simuler différents scénarios de volumes et d’itinéraires.

Ainsi, trois niveaux de données sont reliés : les données de transport historiques, les nouveaux tarifs de transport et les volumes attendus.

La question n’est alors plus seulement « Quel prestataire aurait été avantageux avec les volumes de l’année précédente ? », mais « Que coûteraient ces tarifs avec notre profil de transport prévu ? ». Plus d’informations dans l’article Prévisions dans l’appel d’offres de transport.

Le modèle central : Réel, Théorique et Futur

La gestion des coûts de transport peut ainsi être réduite à trois niveaux.

Réel : Que payons-nous ?

L’analyse examine les coûts réels, les expéditions, les transporteurs, les relations, les modes de transport, les suppléments et l’évolution des coûts.

Théorique : Qu’aurions-nous dû payer ?

L’audit des factures compare la logique tarifaire contractuelle à la facture réelle et rend les écarts visibles.

Futur : Que coûteraient les alternatives ?

L’appel d’offres combine des données de transport réelles, de nouvelles offres de transporteurs, des prévisions et différentes affectations de transporteurs pour les décisions futures.

Les calculs diffèrent. Cependant, les données de transport sous-jacentes sont étroitement liées. C’est précisément là que réside l’avantage d’un logiciel intégré de gestion des coûts de transport.

Pourquoi des outils séparés créent rapidement de nouveaux silos de données

Toutes les tâches décrites peuvent en principe être résolues séparément, par exemple :

• Excel pour le reporting
• un outil d’audit de facturation séparé
• des tableaux d’appels d’offres pour les tenders
• un ERP ou un TMS pour les données de transport opérationnelles

Cela peut fonctionner. Le problème surgit lorsque chaque tâche développe sa propre logique de données. Il faut alors sans cesse exporter, structurer, adapter et vérifier les mêmes informations de transport.

L’avantage d’un système intégré n’est donc pas seulement la commodité. Une base de données de transport une fois structurée peut être réutilisée à travers plusieurs processus de coûts de transport.

Les expéditions qui sont analysées aujourd’hui dans le tableau de bord KPI peuvent servir plus tard de base à un appel d’offres. La logique tarifaire qui a été rendue calculable pour l’audit des factures est en même temps une représentation structurée des conditions convenues.

Ce que le logiciel de gestion des coûts de transport ne résout pas automatiquement

Une limite importante demeure. Le logiciel peut analyser ce que nous payons. Il peut vérifier si la facture correspond à notre contrat. Et il peut calculer ce que de nouvelles offres coûteraient avec notre profil de transport.

Cependant, cela ne répond pas automatiquement à la question de savoir si notre tarif actuel est compétitif par rapport au marché. Cette question de marché externe relève, dans la structure actuelle ShipCheck/HDS, du contexte de conseil ou de benchmarking.

La distinction est la suivante : ce qui est correct contractuellement n’est pas automatiquement conforme au marché. La gestion opérationnelle des coûts de transport et le benchmarking externe du marché répondent à des questions différentes.

Pour quelles entreprises un logiciel de gestion des coûts de transport est-il particulièrement pertinent ?

L’utilité croît avec la complexité. ShipCheck positionne la plateforme, entre autres, pour les entreprises ayant plusieurs transporteurs, des modèles tarifaires complexes et des structures de transport internationales.

Une complexité supplémentaire provient souvent de :

• nombreuses expéditions
• multiples relations
• différents modes de transport
• plusieurs sources de données
• reporting régulier
• appels d’offres récurrents

Une structure de transport simple peut bien fonctionner avec des outils simples. Toutefois, plus les données, les tarifs et les prestataires se multiplient, plus il devient difficile de gérer séparément et manuellement l’analyse, l’audit et l’appel d’offres.

À quoi faut-il veiller lors du choix d’un logiciel de gestion des coûts de transport ?

Lors de la sélection, il ne faut pas seulement s’interroger sur les fonctionnalités individuelles. Le plus important est de savoir quels processus et quelles données sont reliés entre eux.

• Les données de facturation et d’expédition sont-elles traitées de manière structurée ? Sans données de transport fiables, aucune des autres fonctions n’a de sens.
• Les coûts de transport peuvent-ils être analysés de manière granulaire ? Le système ne doit pas s’arrêter à un montant total.
• Les tarifs de transport peuvent-ils être enregistrés de manière calculable ? C’est la condition préalable à un audit théorique/réel contractuel.
• Les postes de facturation sont-ils vérifiés par rapport à ces tarifs ? C’est le seul moyen de rendre visibles les écarts concrets.
• Les données d’expédition historiques peuvent-elles être utilisées pour les appels d’offres ? Cela permet de transformer l’analyse rétrospective en calcul prévisionnel.
• Les scénarios de prévision et d’attribution peuvent-ils être comparés ? Cela devient pertinent lorsque les volumes ou les structures de transporteurs changent.
• L’analyse, l’audit et l’appel d’offres utilisent-ils la même base de données ? C’est l’une des différences décisives entre les outils isolés et une plateforme de gestion des coûts de transport plus complète.

Comment ShipCheck relie les domaines

L’approche ShipCheck peut se résumer en six étapes :

• 1. Structurer les données de transport : les données d’expédition et de facturation sont rendues analysables.
• 2. Analyser les coûts de transport : les KPI, les tendances et les facteurs de coûts deviennent visibles.
• 3. Rendre les tarifs de transport calculables : les règles de prix contractuelles forment la base des coûts théoriques.
• 4. Vérifier les factures : les postes de facturation sont comparés aux tarifs et conditions convenus.
• 5. Calculer les offres d’appels d’offres : les nouvelles offres sont appliquées aux données de transport réelles et comparées.
• 6. Évaluer les scénarios futurs : les prévisions et les différentes affectations de transporteurs permettent de comparer les options alternatives.

Cela crée un processus fluide : Données → Analyse → Contrôle → Décision.

Conclusion : La gestion des coûts de transport relie le réel, le théorique et le futur

La gestion des coûts de transport est plus qu’un tableau de bord. C’est aussi plus qu’un audit de facturation. Et c’est plus qu’un appel d’offres de transport. Les trois questions centrales sont directement liées :

• Combien nos transports ont-ils réellement coûté ?
• Ont-ils été facturés correctement selon les conditions convenues ?
• Combien coûteraient à l’avenir d’autres tarifs et options d’attribution ?

ShipCheck associe pour cela les données de transport, les factures et les informations tarifaires avec le reporting KPI, l’audit des factures de transport et les appels d’offres basés sur les données.

L’avantage réel ne réside donc pas dans une seule fonctionnalité. C’est une base de données de transport commune qui peut être utilisée pour le présent, le théorique et le futur.