Quelles données sont vraiment nécessaires pour un logiciel de coûts de fret ?

Quiconque souhaite analyser numériquement ses coûts de fret se pose d'abord souvent la question technique :

De quel fichier avons-nous besoin ?

Excel ? CSV ? Facture PDF ? Export TMS ?

La question la plus importante est cependant :

Que voulons-nous faire de ces données ?

Car une analyse des coûts de fret ne nécessite pas exactement les mêmes informations qu'un audit automatique des factures ou qu'un appel d'offres fret.

ShipCheck travaille donc avec différents types de données : données de facturation, données de transport ou d'expédition, et informations tarifaires. Pour le tableau de bord KPI, ShipCheck mentionne explicitement des factures ou des données d'expédition au format PDF, Excel ou CSV.

Pour l'audit automatique des factures de fret, en revanche, des factures et des données tarifaires sont nécessaires.

Le principe déterminant est donc le suivant :

Chaque fonction n'a pas besoin des mêmes données.

Trois types de données, trois missions différentes

Pour la gestion des coûts de fret, les informations pertinentes peuvent être classées globalement en trois groupes :

• Données de facturation : qu'est-ce qui a été facturé ?
• Données d'expédition et de transport : qu'est-ce qui a réellement été transporté ?
• Données tarifaires : combien ce transport aurait-il dû coûter selon le contrat ?

Selon le cas d'usage, ces données sont combinées différemment.

Cela permet de comprendre rapidement une chose :

« Quelles données faut-il pour un logiciel de coûts de fret ? » n'a pas de réponse universelle unique.

La réponse dépend du cas d'usage.

1. Quelles données faut-il pour une analyse des coûts de fret ?

Pour le tableau de bord KPI, ShipCheck indique comme base nécessaire :

des factures ou des données d'expédition au format PDF, Excel ou CSV.

Ces données sont structurées puis présentées sous forme de KPI, de tendances et d'analyses de coûts.

Le site décrit également que ShipCheck consolide les factures de transporteurs, les exports TMS et les données ERP dans une base de données unifiée.

Cela permet notamment d'analyser les dimensions suivantes :

• Coûts
• Relations
• Modes de transport
• Transporteurs
• expéditions individuelles

ShipCheck calcule également des indicateurs tels que le coût par kg, par expédition, par route et par transporteur. Les indicateurs particulièrement pertinents sont présentés dans l'article sur les KPI des coûts de fret.

Il en résulte une différence importante

Toutes les entreprises n'ont pas à fournir le même jeu de données maximal.

Si l'on souhaite par exemple simplement examiner l'évolution des coûts par transporteur, moins de caractéristiques d'analyse sont nécessaires que pour une exploration détaillée selon :

Mode de transport → Relation → Expédition → Structure de coûts

Plus le nombre de dimensions à analyser est élevé, plus la base de données doit contenir d'attributs de transport pertinents. Le niveau de granularité possible pour une telle analyse est décrit dans l'article sur l'analyse des coûts de fret au niveau de l'expédition.

La question pertinente est donc :

Quel type d'analyse devra-t-il être possible par la suite ?

2. Données de facturation : qu'est-ce qui a réellement été facturé ?

Les données de facturation constituent le volet financier réel.

Elles répondent d'abord à :

Qu'est-ce que le transporteur a facturé ?

Chez ShipCheck, les factures de transporteurs peuvent être traitées à cette fin. Le site mentionne, outre les factures, les avoirs et les exports EDI.

Le système en extrait les données d'expédition, identifie les lignes de facturation et structure les informations dans une base de données commune.

Les données de facturation sont donc importantes pour deux missions distinctes :

• Analyse des coûts de fret : quels coûts ont réellement été facturés ?
• Audit des factures de fret : ces coûts facturés correspondent-ils au tarif convenu ?

Pour répondre à la seconde question, les données de facturation seules ne suffisent toutefois pas.

3. Données d'expédition : qu'est-ce qui a réellement été transporté ?

Les coûts prennent réellement de la valeur analytique lorsqu'ils peuvent être reliés aux transports sous-jacents.

ShipCheck travaille donc au niveau de l'expédition et présente notamment :

• Relations,
• structures de destinataires,
• informations sur les modes de transport,
• coûts

à ce niveau de détail.

Lors de l'audit automatique des factures, le moteur identifie en outre notamment :

• Transporteur
• Route
• Poids
• Niveau de service
• Prestations complémentaires

afin de calculer ce que l'expédition en question aurait dû coûter.

Ces éléments sont donc des exemples typiques d'informations qui peuvent devenir importantes selon le cas d'usage. La manière d'exploiter ces données en pratique est illustrée dans l'article Exploiter les factures de transporteurs et les données d'expédition.

Cela ne signifie pas pour autant que chaque jeu de données doive obligatoirement contenir tous ces champs.

Ce qui compte, c'est :

Les données doivent contenir suffisamment de contexte pour permettre l'analyse ou le calcul souhaité.

4. Quelles données faut-il pour l'audit des factures de fret ?

Pour l'audit automatisé des factures, la logique de données est plus claire.

Le site ShipCheck indique explicitement :

« Les factures ainsi que les données tarifaires sont nécessaires et numérisées. »

Car l'audit compare :

les coûts réels issus de la facture aux coûts théoriques issus des conditions convenues.

À cette fin, les contrats ou tarifs sont d'abord rendus calculables. ShipCheck traite pour cela :

• Contrats de fret
• Annexes
• Grilles de surcharges
• Matrices tarifaires

au format PDF ou Excel.

L'IA y reconnaît notamment les logiques tarifaires, les prix dégressifs, les formules de surcharge gasoil et les clauses spéciales, et rend les tarifs calculables. Le fonctionnement technique est présenté dans l'article Numériser les tarifs de fret.

Les lignes de facture sont ensuite vérifiées par rapport à ces conditions.

La logique minimale est donc la suivante :

• Facture : qu'est-ce qui a été facturé ?
• Tarif : quelles conditions ont été convenues ?
• Expédition : à quel transport concret ces conditions doivent-elles être appliquées ?

Sans données tarifaires, il n'existe pas de référence théorique fiable.

Sans données de facturation, il n'existe pas de volet réel.

5. Pourquoi les données tarifaires diffèrent des données de transport

Cette différence est souvent sous-estimée.

Un jeu de données d'expédition peut par exemple indiquer :

• Route
• Poids
• Transporteur
• Service
• Date

Mais il n'indique pas encore automatiquement :

Combien cette expédition aurait-elle dû coûter selon le contrat ?

Cela nécessite la logique tarifaire convenue. Celle-ci peut par exemple comprendre :

• Tarifs de base
• Paliers de poids
• Zones
• Grilles de surcharges
• Formules de surcharge gasoil
• Conditions spéciales

ShipCheck numérise ces structures tarifaires afin de pouvoir calculer un coût théorique à partir des caractéristiques du transport.

Deux types de données se distinguent ainsi :

Les données de transport décrivent l'expédition.

Les données tarifaires décrivent comment cette expédition doit être tarifée.

6. Quelles données faut-il pour le tendering ?

Dans le cadre d'un appel d'offres fret, la mission change à nouveau.

La question ici n'est pas principalement :

Qu'a-t-on facturé jusqu'à présent ?

Mais plutôt :

Combien coûteraient les nouveaux prix des prestataires appliqués à notre profil de transport réel ?

ShipCheck a besoin pour cela de données de transport ou d'expédition historiques.

La raison est simple :

Une offre ne peut être évaluée de façon réaliste que si elle est appliquée à la structure de transport réellement utilisée par l'entreprise.

Cela comprend, selon l'appel d'offres, par exemple différentes :

• Relations
• Expéditions
• Classes de poids
• Modes de transport
• Composantes de coûts

La fonction d'appel d'offres travaille avec des données de transport réelles au niveau de l'expédition et peut comparer les offres par route, mode de transport et composante de coût – voir Analyser un appel d'offres fret.

Le jeu de données devient ainsi la base de calcul des nouveaux tarifs – pas seulement une description du passé.

7. Données historiques et données de prévision remplissent des rôles différents

Pour le tendering, les données d'expédition historiques constituent le point de départ.

Elles montrent :

Quels transports ont réellement eu lieu ?

Cela ne doit toutefois pas nécessairement correspondre exactement au futur profil de transport.

Si les volumes, les relations ou le chiffre d'affaires doivent évoluer, des données de prévision peuvent être utilisées en complément.

Les deux types de données doivent donc être considérés séparément :

• Données historiques : profil de départ réel
• Prévision : évolution future attendue

ShipCheck peut appliquer des prévisions aux résultats d'appel d'offres et ainsi calculer les futurs volumes de transport avec les nouveaux prix négociés.

Une prévision n'est donc pas une source de substitution aux données d'expédition historiques.

Elle les complète.

8. Qu'est-ce qui est le plus important : beaucoup de données ou les bonnes données ?

Plus de données ne signifie pas automatiquement de meilleures données.

Un jeu de données comportant des centaines de champs n'aide guère si des coûts centraux ou des caractéristiques de transport manquent ou ne peuvent pas être correctement rattachés.

Le site ShipCheck décrit précisément ce problème lié aux données logistiques fragmentées :

Les factures se présentent sous des formats différents, les exports TMS ne sont pas standardisés et les analyses Excel manuelles produisent une image incomplète. ShipCheck structure les données provenant de sources différentes pour des analyses cohérentes.

Pour la qualité de l'analyse, trois questions comptent donc plus que le simple nombre de colonnes :

• Les informations pertinentes sont-elles présentes ?
• Peuvent-elles être rattachées à la bonne expédition ou au bon poste de coût ?
• Sont-elles comparables entre différentes sources ?

9. Quelles données manquent généralement pour une analyse souhaitée ?

Une logique inversée simple est utile ici.

Ne commencez pas par :

« Quelles données avons-nous ? »

Mais par :

« Quelle question souhaitons-nous résoudre ? »

Exemple :

• Question : quels transporteurs génèrent les coûts les plus élevés ? Il faut alors pouvoir rattacher les coûts au transporteur concerné.
• Question : quelles relations deviennent plus coûteuses ? L'analyse nécessite alors la relation ou la route et les coûts.
• Question : comment évolue le coût par kg ? Il faut alors les coûts et le poids.
• Question : quelle facture a été mal calculée ? Il faut alors la facture, les informations d'expédition pertinentes et la logique tarifaire contractuelle.
• Question : quel prestataire serait économiquement le plus avantageux dans un nouvel appel d'offres ? Il faut alors des données d'expédition historiques et les nouveaux prix des prestataires.

Le principe fondamental est le suivant :

Chaque indicateur nécessite les champs de données à partir desquels il est calculé.

10. Tout doit-il figurer dans un seul fichier ?

Non.

ShipCheck est justement conçu pour consolider différentes sources de données. Le site mentionne :

• Factures de transporteurs
• Exports TMS
• Données ERP

et décrit leur consolidation en une base de données unifiée.

Ailleurs, ces informations sont décrites comme des données de commande, des données de transport et des données de facturation.

Cela est important, car dans la pratique, une seule source contient rarement tout :

• Les coûts peuvent figurer dans la facture.
• Les détails de transport dans le TMS.
• Les informations complémentaires de commande dans l'ERP.
• La logique tarifaire, quant à elle, dans le contrat ou une matrice tarifaire.

La véritable valeur naît lorsque ces informations peuvent être analysées ensemble. La question de savoir si une interface est absolument nécessaire à cet effet est clarifiée dans l'article Un logiciel de coûts de fret a-t-il besoin d'une intégration ERP ou TMS ?

11. Quels formats de fichiers ShipCheck peut-il traiter ?

Pour le tableau de bord KPI, ShipCheck mentionne :

• PDF
• Excel
• CSV

pour les données de facturation ou d'expédition.

Pour la fonction d'audit, les documents tarifaires peuvent être téléchargés au format PDF ou Excel. Pour les factures, la page d'audit mentionne :

• Factures de transporteurs
• Avoirs
• Exports EDI

La source de données n'est donc pas limitée à un unique format standardisé.

Ce qui compte ensuite, c'est la structuration des contenus.

12. La qualité des données détermine la profondeur d'analyse possible

Un principe important s'applique :

Le logiciel ne peut analyser que les dimensions déductibles des données disponibles.

• Si, par exemple, aucune relation n'est disponible ou ne peut être déterminée, aucune analyse fiable des relations ne peut en résulter.
• Si aucun poids n'est disponible, il n'est pas possible de calculer un KPI pertinent « coût par kg ».
• Si les conditions tarifaires manquent, aucun contrôle contractuel complet du coût théorique ne peut être réalisé.

La qualité des données n'est donc pas un sujet informatique abstrait. Elle détermine directement :

Quelles questions l'analyse des coûts de fret peut résoudre.

Un contrôle pratique des données avant de démarrer

Avant une analyse des coûts de fret, quatre questions permettent donc de vérifier si la base de données est adaptée.

1. Quel cas d'usage doit être résolu ?

Analyse, reporting, audit ou tendering ?

2. Quels indicateurs ou calculs ce cas d'usage nécessite-t-il ?

• Coût par expédition
• Coût par kg
• Coût par transporteur
• Coût par relation
• Écart réel-théorique

3. Quelles informations sont nécessaires à cet effet ?

Les informations pertinentes sur le transport, les coûts et, le cas échéant, les tarifs sont-elles disponibles ?

4. Ces informations peuvent-elles être reliées entre elles ?

La facture, l'expédition, le transporteur et le tarif peuvent-ils, dans la mesure nécessaire, être rattachés au même transport ?

Cela permet d'évaluer la qualité des données de manière beaucoup plus concrète qu'avec la question générale : « Nos données sont-elles bonnes ? »

Comment ShipCheck crée une base commune à partir de données différentes

L'approche ShipCheck peut être résumée ainsi :

• 1. Importer les données : selon le cas d'usage, des données de facturation, d'expédition ou tarifaires sont traitées.
• 2. Structurer les données : ShipCheck consolide les informations provenant de sources différentes dans une base de données unifiée.
• 3. Analyser les coûts de transport : les coûts peuvent notamment être analysés par expédition, route et transporteur.
• 4. Appliquer la logique tarifaire lors de l'audit : les lignes de facture sont vérifiées par rapport aux conditions convenues.
• 5. Recalculer les transports historiques lors du tendering : les nouveaux prix des prestataires sont appliqués à la structure de transport réelle.

La base de données nécessaire dépend donc toujours de la question à résoudre.

Conclusion : pas le plus de données possible – mais les bonnes données

Un logiciel de coûts de fret n'a pas besoin d'un jeu de données universel pour chaque fonction.

• Pour une analyse, des données de facturation ou d'expédition peuvent déjà suffire.
• Pour un audit tarifaire des factures, les données tarifaires convenues sont en plus nécessaires.
• Pour le tendering, les données d'expédition historiques sont déterminantes, car les nouvelles offres sont appliquées à la structure de transport réelle.

La distinction la plus importante est donc la suivante :

• Facture : qu'est-ce qui a été facturé ?
• Expédition : qu'est-ce qui a été transporté ?
• Tarif : combien cela aurait-il dû coûter ?
• Prévision : à quoi nous attendons-nous pour l'avenir ?

Plus ces données correspondent au cas d'usage concerné, plus ShipCheck peut analyser les coûts, vérifier les écarts ou calculer les offres d'appel d'offres avec précision.

La question déterminante n'est donc pas : « Avons-nous toutes les données logistiques imaginables ? »

Mais plutôt : « Avons-nous les données nécessaires à notre question concrète sur les coûts de fret ? »

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