Confrontare le offerte di trasporto

In una gara di trasporto la domanda principale sembra semplice: quale spedizioniere offre il prezzo più basso? Nella pratica, rispondere è più difficile di quanto sembri.

Un prezzo totale offre una buona prima panoramica. Ma non mostra necessariamente l'effetto di un'offerta sui singoli trasporti dell'azienda.

Le tariffe di trasporto sono spesso composte da molti elementi: direttrici, fasce di peso, tariffe base, supplementi, servizi accessori e diverse modalità di trasporto. Un fornitore può quindi essere molto conveniente su determinate direttrici e nettamente più caro su altre.

Per questo ShipCheck adotta nelle gare un approccio basato sui dati: le offerte vengono calcolate in base alle loro componenti di costo e valutate sui volumi di trasporto reali. I risultati possono essere rappresentati per modalità di trasporto e direttrice in una matrice dei prezzi migliori.

La domanda decisiva non è quindi solo: «Quale fornitore ha offerto il prezzo totale più basso?» ma: «Quanto costerebbero le nostre spedizioni reali con ciascuna offerta?»

Perché il prezzo totale di un'offerta può ingannare

Un prezzo totale comprime molti trasporti diversi in un unico numero. È pratico. Ma può nascondere differenze importanti.

Un esempio semplificato: il fornitore A è molto conveniente sulla direttrice 1, caro sulla 2 e nella media sulla 3. Il fornitore B è un po' più caro sulla 1, nettamente più conveniente sulla 2 e conveniente sulla 3. Quale sia complessivamente migliore non dipende solo dai singoli prezzi.

Conta anche quante spedizioni l'azienda effettua realmente su ciascuna direttrice. Se la direttrice 2 rappresenta una quota rilevante del volume reale, una piccola differenza di prezzo può pesare più di una grande differenza su una direttrice usata di rado. Proprio per questo ShipCheck utilizza i dati di spedizione storici per valutare le offerte in modo realistico.

Una tariffa di trasporto è più di un singolo numero

Un'offerta di trasporto raramente consiste in un solo prezzo. A seconda del tipo di trasporto possono essere rilevanti diverse componenti di costo: tariffa base, direttrice, fascia di peso, supplementi, servizi accessori e altre voci tariffarie.

Un confronto che guarda solo a un importo complessivo appiattisce queste differenze. Un confronto basato sui dati va più a fondo. Chiede: quali costi generano i trasporti realmente rilevanti sotto ogni tariffa offerta? È anche la logica di tendering di ShipCheck: le offerte non vengono considerate solo come prezzo finale, ma calcolate per componenti di costo e valutate sui volumi di trasporto reali.

Perché il profilo di spedizione reale è decisivo

Una tariffa può essere valutata in modo sensato solo nel contesto della struttura di trasporto reale. Sono rilevanti ad esempio: quali direttrici vengono percorse regolarmente, quante spedizioni vi si generano, quali fasce di peso ricorrono, quali modalità di trasporto vengono usate e quali componenti di costo sono realmente rilevanti.

Due aziende possono quindi ricevere le stesse offerte tariffarie e arrivare comunque a risultati diversi. Il motivo: il loro profilo di spedizione è differente. Un fornitore particolarmente conveniente per l'azienda A non è automaticamente la scelta economicamente migliore per l'azienda B.

ShipCheck utilizza i dati di spedizione storici proprio per questa valutazione. Invece di lavorare solo con prezzi medi, le offerte possono essere applicate al profilo di spedizione reale.

Dal confronto delle tariffe al confronto delle spedizioni

Un confronto tariffario classico chiede ad esempio: il fornitore A chiede 120 euro sulla direttrice X. Il fornitore B ne chiede 115. B sembra quindi più conveniente.

Una valutazione basata sulle spedizioni va oltre. Chiede: quanto sarebbe costata ciascuna delle nostre spedizioni reali con la tariffa A o con la tariffa B? Così si possono considerare differenze non visibili in una singola tariffa base: fasce di peso diverse, direttrici diverse, supplementi e altre componenti di costo.

Il principio è: profilo di spedizione + tariffa A = costi calcolati. Profilo di spedizione + tariffa B = costi calcolati. Profilo di spedizione + tariffa C = costi calcolati. Solo dopo i risultati possono essere confrontati in modo sensato.

Perché le fasce di peso possono cambiare il confronto delle offerte

Molte tariffe di trasporto differenziano per peso. Un fornitore può quindi essere conveniente sulle spedizioni leggere, mentre un altro rende meglio su quelle pesanti. Un semplice valore medio può nascondere questa differenza.

Perciò è importante sapere quali fasce di peso ricorrono realmente nel profilo di spedizione. Una tariffa non andrebbe valutata isolatamente. Andrebbe calcolata con i trasporti per i quali verrà utilizzata.

Perché le direttrici andrebbero considerate singolarmente

Lo stesso vale per le direttrici. Uno spedizioniere non ha necessariamente la stessa posizione di costo su ogni tratta. Un'offerta può quindi essere molto interessante su una direttrice e meno su un'altra.

ShipCheck rappresenta i risultati di una gara anche per direttrice. Diventa così visibile una domanda importante: quale fornitore è più conveniente su quale direttrice? È molto più significativo della sola domanda su chi abbia presentato l'importo complessivo più basso.

Perché i supplementi rientrano nel confronto

Anche nelle gare non si dovrebbe guardare solo alla tariffa base. Gasolio, pedaggi e altre componenti tariffarie influiscono sul costo effettivo di un trasporto. Un fornitore con una tariffa base più bassa può quindi risultare complessivamente più caro con certe strutture tariffarie.

Per una valutazione affidabile le componenti di costo rilevanti devono essere calcolate insieme. ShipCheck descrive esplicitamente il proprio approccio di tendering come valutazione delle offerte in base alle singole componenti di costo. Il confronto di prezzi di listino diventa così un confronto dei costi reali attesi.

Cosa mostra una matrice dei prezzi migliori

Quando più fornitori vengono confrontati su molte direttrici, un'unica tabella complessiva diventa presto poco leggibile. Una matrice dei prezzi migliori sintetizza i risultati in modo diverso. Può mostrare quali fornitori risultano migliori su quali direttrici, come cambiano i risultati per modalità di trasporto, dove un fornitore è particolarmente competitivo e dove altre offerte sono più convenienti.

ShipCheck rappresenta i risultati della gara per modalità di trasporto e direttrice in una matrice dei prezzi migliori. Diventa così evidente che non deve esistere necessariamente un unico fornitore più conveniente per l'intera rete. Fornitori diversi possono risultare migliori su parti diverse della rete di trasporto.

Significa che bisogna sempre assegnare a più spedizionieri?

No. Una matrice dei prezzi migliori non implica automaticamente che ogni direttrice debba essere assegnata al fornitore più conveniente. Il software crea prima di tutto trasparenza sulla struttura di costo. La decisione di aggiudicazione può considerare ulteriori requisiti che vanno oltre il puro calcolo dei costi.

L'utilità dell'analisi non sta quindi nell'automatizzare completamente una decisione di aggiudicazione, ma nel creare una base dati migliore. Il software risponde: come si differenziano le offerte sulla base del nostro profilo di trasporto reale? Il modo in cui si aggiudica resta una decisione aziendale.

Perché i dati di spedizione storici sono meglio di una semplice ipotesi di budget

Una gara ha bisogno di un'ipotesi sui trasporti futuri. I dati di spedizione storici forniscono una base concreta. Mostrano ad esempio quali direttrici sono state realmente utilizzate, quali quantità vi si sono verificate e quali strutture di spedizione erano rilevanti.

ShipCheck utilizza i dati di spedizione storici per valutare le offerte in modo realistico e simulare scenari. Il calcolo non si basa quindi solo su un importo di budget forfettario, ma è collegato alla struttura di trasporto operativa.

Cosa aggiungono gli scenari al confronto delle offerte

I dati di trasporto passati sono una buona base. Il profilo di trasporto futuro però non deve essere identico. Può quindi essere utile considerare scenari diversi.

ShipCheck indica esplicitamente la simulazione di scenari come parte del tendering basato sui dati. Si può così esaminare come si comportano le offerte con ipotesi modificate. Il vantaggio di fondo: un fornitore più conveniente nel profilo storico non è necessariamente in testa con una struttura di trasporto sensibilmente diversa. Gli scenari permettono quindi una valutazione più robusta di un singolo calcolo statico.

Perché i prezzi medi diventano presto troppo grossolani

I prezzi medi sono utili per le viste direzionali. Per valutare tariffe di trasporto complesse possono però essere troppo grossolani. Una media riunisce direttrici, pesi, spedizioni e supplementi diversi in un unico numero. Così possono andare perse proprio le differenze decisive tra due offerte.

Per questo ShipCheck valuta le offerte sul profilo di spedizione reale e non esclusivamente tramite valori medi.

Esempio: perché l'offerta A non deve essere migliore ovunque nonostante un prezzo totale più basso

Un esempio semplificato: un'azienda mette a gara tre direttrici importanti. Monaco → Amburgo rappresenta il 50 % del volume: il fornitore A è più conveniente, il fornitore B più caro. Monaco → Vienna rappresenta il 35 % del volume: A è più caro, B più conveniente. Monaco → Praga rappresenta il 15 % del volume: entrambi sono simili.

Un confronto aggregato potrebbe indicare A come vincitore. Ma non ne consegue automaticamente che A sia l'opzione migliore su ogni direttrice. L'osservazione decisiva è: il fornitore complessivamente più conveniente e il fornitore più conveniente per direttrice sono due informazioni diverse. Un calcolo basato sulle spedizioni rende visibili proprio queste differenze.

Confrontare le offerte e analizzare i costi di trasporto sono due compiti diversi

L'analisi dei costi di trasporto osserva la situazione attuale o storica. Risponde ad esempio a: quanto abbiamo pagato? Quali direttrici generano quali costi? Come si comportano gli spedizionieri? Quali supplementi maturano?

Il confronto delle offerte usa questi dati per un'altra domanda: quanto costerebbero gli stessi trasporti, o trasporti comparabili, con le nuove offerte? La base dati di spedizione esistente diventa così il fondamento della gara.

Confrontare le offerte e digitalizzare le tariffe di trasporto

Anche la digitalizzazione delle tariffe ha qui un ruolo diverso rispetto al controllo delle fatture di trasporto. Nel controllo fatture una tariffa serve a determinare quanto una spedizione già effettuata avrebbe dovuto costare secondo il contratto. In una gara vengono confrontate più tariffe offerte per determinare quanto costerebbero le spedizioni rilevanti con ciascuna di queste offerte.

Il principio di fondo è simile: le regole tariffarie devono essere calcolabili. La domanda posta è però diversa.

Perché un software è particolarmente utile con molte offerte

Già con pochi fornitori una tariffa di trasporto può contenere molte combinazioni. Con più spedizionieri, direttrici, fasce di peso, supplementi e voci di costo il numero di combinazioni da calcolare cresce rapidamente. Un confronto manuale può diventare molto oneroso.

Il software rende possibile calcolare sistematicamente la stessa base dati di trasporto contro più offerte. Il vantaggio non è solo la velocità, ma soprattutto che tutti i fornitori vengono valutati con la stessa logica di calcolo.

Come ShipCheck confronta le offerte di trasporto

Il processo può essere rappresentato in modo semplificato così:

• I dati di spedizione costituiscono la base di confronto: i dati di trasporto storici forniscono il profilo di spedizione su cui vengono valutate le offerte.
• Le offerte vengono calcolate in base alle loro componenti di costo: invece di confrontare solo un prezzo finale, vengono considerati gli elementi tariffari rilevanti.
• Le offerte vengono applicate ai volumi di trasporto reali: ne deriva una valutazione coerente con la struttura di trasporto effettiva dell'azienda.
• I risultati diventano confrontabili per direttrice e modalità di trasporto: ShipCheck può presentarli in una matrice dei prezzi migliori.
• Gli scenari possono essere simulati: si possono così considerare ipotesi diverse sul profilo di trasporto.

Ne nasce una base molto più granulare per la decisione di aggiudicazione rispetto al solo confronto degli importi complessivi.

Conclusione: la migliore offerta di trasporto emerge solo con il proprio profilo di spedizione

Un prezzo totale basso è importante. Ma non sempre basta per valutare correttamente un'offerta di trasporto. Ciò che conta è l'effetto della tariffa sui trasporti reali dell'azienda.

Un confronto di offerte dovrebbe quindi rispondere a domande come: quali direttrici percorriamo davvero? Quali fasce di peso vi ricorrono? Quali supplementi valgono? Quanto costerebbe ogni spedizione con l'offerta A, B o C? Quale fornitore è particolarmente conveniente su quale direttrice?

ShipCheck utilizza i dati di spedizione storici, calcola le offerte in base alle loro componenti di costo e rende i risultati confrontabili, tra l'altro con una matrice dei prezzi migliori per direttrice e modalità di trasporto.

La domanda più importante di una gara di trasporto non è quindi solo: «Chi ha il prezzo totale più basso?» ma: «Quale offerta si adatta meglio, in termini di costi, al nostro profilo di trasporto reale?»