Analizzare una gara di trasporto

Al termine di una gara di trasporto ci si trova spesso con più offerte e più prezzi totali. Ma questo non significa che la gara sia già stata analizzata. Una classifica del tipo «Spedizioniere A: 4,1 mln €, Spedizioniere B: 4,2 mln €, Spedizioniere C: 4,3 mln €» risponde in sostanza a una sola domanda: chi è in testa nel complesso, date le ipotesi considerate?

Per l'aggiudicazione, però, i reparti coinvolti hanno bisogno di informazioni diverse. La logistica deve capire come un'offerta funzioni nella rete di trasporto reale. Gli acquisti devono individuare dove i fornitori sono forti o deboli e dove emergono concreti margini di negoziazione. Il finance e il CFO devono comprendere quali costi totali e quali differenze finanziarie si celano dietro le diverse opzioni di aggiudicazione.

Una buona analisi della gara non si limita quindi a fornire più dati. Rende comprensibile la stessa gara da tre prospettive decisionali diverse. A questo scopo ShipCheck suddivide i risultati della gara, tra l'altro, per modalità di trasporto, relazioni e componenti di costo, consente analisi fino al singolo trasporto e supporta l'esportazione di report per gli stakeholder.

Una gara richiede più di un semplice prezzo totale

Il prezzo totale resta comunque importante. Mostra quanto costerebbe complessivamente un'offerta di gara con i volumi di trasporto considerati. Ma in quest'unica cifra possono confluire elementi molto diversi:

• Relazioni
• Modalità di trasporto
• Sovrapprezzi
• Componenti di costo
• Tipologie di servizio

ShipCheck descrive esattamente questo problema: un prezzo totale può nascondere singole rotte, modalità di trasporto e sovrapprezzi. Per questo le offerte vengono suddivise in modo granulare e rese confrontabili tra loro – maggiori dettagli nell'articolo Software per gare di trasporto. Queste informazioni di dettaglio, tuttavia, non sono rilevanti allo stesso modo per ogni parte coinvolta.

Cosa deve sapere la logistica dalla gara di trasporto

Per la logistica la domanda centrale è: come funziona questa offerta nella nostra effettiva rete di trasporto? Un dato aggregato da solo non basta. Ciò che conta è soprattutto come i fornitori si comportano all'interno della struttura operativa dei trasporti.

Quali relazioni determinano il risultato?

Uno spedizioniere può essere complessivamente conveniente e tuttavia risultare peggiore su singole relazioni importanti. ShipCheck presenta quindi i risultati della gara per relazione e consente un drill-down fino al singolo trasporto. In questo modo diventa visibile, ad esempio:

• quale fornitore è in testa su quale relazione
• dove emergono maggiori differenze di costo
• quali relazioni influenzano maggiormente il risultato complessivo

In cosa si differenziano le modalità di trasporto?

Nelle aziende con più modalità di trasporto occorre distinguere anche per modalità di trasporto. ShipCheck suddivide i risultati della gara per modalità di trasporto. Un fornitore, ad esempio, può comportarsi diversamente nel trasporto su strada rispetto a quello marittimo o aereo. Per la logistica non conta quindi solo «chi vince nel complesso?», ma «in quale punto della nostra rete di trasporto quale fornitore è economicamente più forte?».

Cosa accade a livello di spedizione?

ShipCheck calcola le offerte di gara sulla base di dati di trasporto reali e consente un drill-down fino al singolo trasporto. Questo permette di comprendere come le tariffe offerte incidano sull'effettiva struttura delle spedizioni. Il modo in cui preparare questa base dati è illustrato nell'articolo Analizzare automaticamente fatture di trasporto e dati di spedizione.

Cosa devono sapere gli acquisti dalla gara di trasporto

Per gli acquisti la stessa base dati è interessante da un'altra prospettiva. La domanda centrale è: dove i fornitori si differenziano in modo tanto marcato da generare una leva negoziale o di aggiudicazione?

Dove è forte o debole ciascuno spedizioniere?

ShipCheck presenta le offerte in forma confrontabile, tra l'altro per relazione e modalità di trasporto. Una matrice dei prezzi migliori mostra quale partecipante alla gara ottiene i risultati migliori in termini di prezzo in quale area. Da «la vostra offerta è complessivamente troppo cara» si passa così a una discussione molto più concreta: «su queste relazioni siete nettamente sopra le alternative» oppure «qui siete competitivi, mentre là si crea il divario rispetto alla migliore offerta». ShipCheck descrive esplicitamente questa trasparenza come base per negoziazioni più forti.

Quali componenti di costo spiegano la differenza?

Due offerte possono avere un prezzo totale simile ed essere comunque costruite internamente in modo molto diverso. ShipCheck offre quindi una suddivisione dei costi totali e trasparenza sulle singole componenti di costo. Per gli acquisti questo è importante perché non si confronta solo il risultato finale: diventa visibile esattamente dove nasce la differenza di prezzo. Questa informazione può confluire direttamente nel round di negoziazione successivo.

Quali opzioni di aggiudicazione sono effettivamente disponibili?

Gli acquisti non devono inoltre necessariamente scegliere tra pacchetti completi di fornitori. ShipCheck consente diversi modelli di assegnazione delle spedizioni agli spedizionieri e genera inoltre uno scenario di aggiudicazione best case. In questo modo si possono confrontare, ad esempio:

• aggiudicazione completa a un unico fornitore
• spedizioniere principale più ulteriori fornitori
• distribuzione multi-carrier
• scenario best case calcolato

Gli acquisti vedono così non solo quale fornitore è conveniente, ma anche come si comportano economicamente strutture di aggiudicazione diverse. Per approfondire: Spedizioniere principale o multi-carrier.

Cosa devono sapere il CFO e il controlling dalla gara di trasporto

Il finance di norma non ha bisogno dello stesso livello di dettaglio della logistica operativa. I dati devono invece essere tradotti in una decisione finanziaria. La domanda centrale è: quanto costa ciascuna opzione di aggiudicazione, e quanto è solida questa cifra per il prossimo periodo contrattuale?

Quali sono i costi totali attesi?

Il primo punto è la visione finanziaria consolidata. Quanto ammonterebbero i costi di trasporto complessivi con l'offerta A, l'offerta B, un modello multi-carrier o uno scenario di aggiudicazione alternativo? Questo consente di confrontare direttamente l'impatto finanziario delle diverse decisioni.

Quanto costa l'aggiudicazione preferita rispetto alle alternative?

Il modello economicamente più conveniente non deve essere automaticamente adottato. Ma è importante sapere quale differenza di costo comporti una struttura di aggiudicazione diversa. A questo scopo ShipCheck può confrontare diverse assegnazioni dei carrier oltre a uno scenario di aggiudicazione best case. La discussione a livello di management può quindi suonare così: «la nostra struttura di aggiudicazione preferita è X sopra il best case calcolato». La decisione diventa così tracciabile dal punto di vista finanziario.

Come cambia il budget con i volumi futuri?

Una gara non riguarda solo il passato. Se in futuro cambiano i volumi o le relazioni, può cambiare anche il budget logistico previsto. ShipCheck consente quindi di considerare i forecast commerciali e diversi scenari di volume e di rotta – vedi Forecast nelle gare di trasporto. Per il finance emerge quindi una domanda più rilevante di «cosa sarebbero costate le nuove tariffe l'anno scorso?», ovvero: «cosa costeranno le nuove tariffe con il nostro profilo di trasporto atteso?».

Come documentare la decisione internamente?

I risultati di una gara devono spesso essere spiegati anche alla direzione, al controlling o ad altri stakeholder. ShipCheck supporta a questo scopo l'esportazione di report pronti per il CFO da usare nelle presentazioni agli stakeholder. L'obiettivo non è copiare tutti i dati di dettaglio in un report per il management, bensì presentare in modo comprensibile la logica decisionale finanziaria.

Tre prospettive, ma un'unica base dati

• Logistica: come funzionano le offerte all'interno della nostra rete di trasporto?
• Acquisti: dove si differenziano i fornitori e quali opzioni di negoziazione e aggiudicazione ne derivano?
• Finance/CFO: quali costi totali si generano, come si differenziano gli scenari e cosa significa la decisione per il budget?

Il vantaggio di una base dati comune è che queste prospettive non nascono da file Excel o versioni di calcolo diverse. L'analisi operativa di dettaglio e la visione finanziaria del management si basano sugli stessi risultati della gara.

Quali risultati dovrebbero essere disponibili al termine di una gara di trasporto?

Una buona analisi della gara non dovrebbe limitarsi a esportare tutti i dati disponibili. Dovrebbe rendere la decisione tracciabile. A questo scopo sono rilevanti in particolare cinque blocchi di risultati:

• 1. Costi totali delle offerte: quanto costerebbe complessivamente ciascuna offerta con il profilo di trasporto considerato?
• 2. Suddivisione delle principali differenze per relazione, modalità di trasporto e componente di costo.
• 3. Punti di forza e di debolezza dei fornitori: una matrice dei prezzi migliori mostra chi è in testa su quali parti della rete.
• 4. Confronto delle opzioni di aggiudicazione: aggiudicazione concentrata rispetto a mix di carrier o scenario best case.
• 5. Visione prospettica: come cambiano i risultati con i volumi attesi o con scenari alternativi?

In questo modo da una raccolta di offerte degli spedizionieri nasce una base decisionale condivisa.

Negoziazione e aggiudicazione richiedono analisi diverse

La stessa analisi della gara può essere utilizzata in modo diverso in due fasi. Prima della negoziazione finale sono rilevanti soprattutto:

• Differenze di prezzo
• Relazioni deboli
• Componenti di costo anomale
• Differenze rispetto alla concorrenza

Prima dell'aggiudicazione finale diventano più rilevanti:

• Costi totali finali
• Assegnazioni dei carrier
• Scenari di aggiudicazione
• Impatti del forecast
• Effetti sul budget

La base dati è la stessa. Cambia la prospettiva decisionale.

Perché una semplice esportazione Excel non è ancora un buon reporting della gara

Una tabella può contenere tutte le cifre e comunque non consentire una decisione chiara. La domanda rilevante non è «abbiamo esportato tutti i dati?», bensì: «ogni decisore può comprendere perché l'opzione di aggiudicazione A è preferita rispetto all'opzione B?».

I dati di dettaglio devono restare disponibili. Allo stesso tempo il management ha bisogno di una visione sintetica su costi totali, differenze finanziarie, alternative di aggiudicazione e impatti del forecast. ShipCheck collega quindi l'analisi granulare della gara con report esportabili per gli stakeholder.

A quali domande dovrebbe rispondere l'analisi finale della gara?

• Quanto costa ciascuna offerta con il nostro profilo di trasporto effettivo?
• Dove emergono le principali differenze di costo?
• Su quali relazioni o modalità di trasporto quale fornitore è particolarmente competitivo?
• Come si comportano economicamente i diversi modelli di carrier e di aggiudicazione?
• Come cambiano i risultati con i volumi futuri?
• La decisione può essere presentata in modo comprensibile a management e finance?

Quando queste domande hanno una risposta, non si ha più solo una gara conclusa. Si ha una base solida per negoziazione, aggiudicazione e decisione di budget.

Conclusione: logistica, acquisti e CFO hanno bisogno di risposte diverse alla stessa gara

Una gara di trasporto non è conclusa nel momento in cui è chiaro quale fornitore ha presentato il prezzo totale più basso. La logistica deve capire come funzionano le offerte nella rete di trasporto. Gli acquisti devono sapere dove i fornitori sono forti o deboli e quali opzioni di aggiudicazione esistono. Il finance e il CFO devono comprendere quali costi totali e quali effetti sul budget si celano dietro le diverse decisioni.

ShipCheck collega a questo scopo dati di gara granulari con analisi per relazione, modalità di trasporto e componente di costo, oltre a scenari di aggiudicazione, forecast e reporting per gli stakeholder. Il risultato più importante di una gara non è quindi una tabella con tre prezzi totali, ma una base dati condivisa su cui logistica, acquisti e finance possono comprendere come si comportano economicamente le diverse opzioni di fornitore e di aggiudicazione.