Software per gare d'appalto di trasporto

Una gara d'appalto di trasporto sembra a prima vista un semplice confronto: più spedizionieri presentano offerte. I prezzi vengono messi a confronto. Vince il fornitore migliore. Nella pratica il compito è molto più complesso.

Un'offerta di trasporto è spesso composta da molte relazioni, modalità di trasporto, classi di peso, supplementi, componenti di costo e diverse ipotesi di volume. Un prezzo complessivo può appiattire fortemente queste differenze.

Un software specializzato per gare d'appalto di trasporto non dovrebbe quindi limitarsi a mettere le offerte una accanto all'altra. Dovrebbe aiutare a calcolare le offerte sulla base della struttura di trasporto effettiva di un'azienda, confrontare diversi scenari e creare così una base solida per l'assegnazione.

ShipCheck si basa a questo scopo su dati di trasporto reali a livello di spedizione. Le offerte di gara vengono calcolate in base alle loro componenti di costo, applicate ai trasporti effettivi e rese confrontabili tra l'altro per modalità di trasporto e relazione.

Cos'è un software per gare d'appalto di trasporto?

Un software per gare d'appalto di trasporto è uno strumento per l'analisi strutturata e il confronto delle offerte di diversi fornitori di trasporto. Al centro non c'è solo la domanda: "Quale spedizioniere ha il prezzo complessivo più basso?" Ma: "Come si ripercuoterebbero le diverse offerte sul nostro profilo di trasporto effettivo?"

Per farlo occorre riunire più mondi di dati: dati di spedizione esistenti, tariffe di trasporto offerte, relazioni, modalità di trasporto, quantità o volumi e componenti di costo rilevanti.

ShipCheck descrive il proprio strumento di gara come una piattaforma con cui le offerte possono essere confrontate riga per riga, i costi totali scomposti e diversi scenari di volume e percorso simulati.

Perché le gare d'appalto di trasporto con un budget complessivo possono essere problematiche

Nelle gare d'appalto le aziende ricevono spesso un prezzo complessivo o un budget. È chiaro. Ma questo valore mostra solo in modo limitato da dove provengono i costi.

Un prezzo complessivo può contenere contemporaneamente, ad esempio: percorsi diversi, tipi di trasporto diversi, supplementi e diversi tipi di servizio. Diventa così difficile riconoscere: su quale relazione un fornitore è conveniente? Dove è costoso? Quale componente di costo fa la differenza? Come cambia il risultato se il volume si sposta?

ShipCheck descrive esattamente questo problema: gli importi complessivi spesso nascondono modalità di trasporto, percorsi e supplementi. Lo strumento di gara scompone quindi le offerte nelle loro componenti e presenta le singole componenti di prezzo in modo confrontabile per relazione.

Quali dati servono per una gara d'appalto di trasporto basata sui dati?

Una base importante sono i dati di trasporto effettivi dell'azienda. I dati storici di spedizione mostrano ad esempio: quali relazioni vengono utilizzate, quali volumi di trasporto si presentano, quali strutture di spedizione sono rilevanti e quali modalità di trasporto vengono impiegate.

ShipCheck utilizza dati di trasporto reali a livello di spedizione per confrontare le offerte tra loro. Questa è una differenza decisiva rispetto a un confronto tariffario puramente astratto. Una tariffa è economicamente significativa solo se applicata alla struttura di trasporto per la quale sarà effettivamente utilizzata in seguito.

Come si svolge una gara d'appalto di trasporto supportata da software?

Il processo esatto di gara può variare da azienda ad azienda. Dal punto di vista del software, tuttavia, l'approccio ShipCheck può essere suddiviso, in modo semplificato, in più fasi.

1. I dati di spedizione reali costituiscono la base di partenza

Invece di calcolare solo con un budget forfettario, vengono utilizzate le informazioni di trasporto esistenti. ShipCheck valuta le offerte in base ai dati di spedizione effettivi e può scomporre i risultati fino al singolo trasporto.

2. Le offerte vengono scomposte nelle loro componenti di costo

Le offerte degli spedizionieri non vengono considerate solo come un importo complessivo. Sono rilevanti le relazioni, le modalità di trasporto, le componenti di costo e gli elementi tariffari sottostanti. ShipCheck offre a questo scopo un confronto affiancato delle offerte degli spedizionieri e una scomposizione dei costi totali.

3. Le offerte vengono applicate al profilo di trasporto

In questo modo si può calcolare cosa significherebbe ogni offerta per l'azienda in base ai dati di spedizione considerati. ShipCheck descrive questo approccio esplicitamente come: confrontare le offerte degli spedizionieri sulla base dei dati di spedizione effettivi – non su valori medi o budget.

4. I risultati vengono scomposti per relazione e modalità di trasporto

Invece di creare solo una classifica basata sul budget complessivo, i risultati possono essere analizzati in modo granulare. ShipCheck consente un drill-down per relazione fino al singolo trasporto e rende visibile quali relazioni o modalità di trasporto influenzano particolarmente il budget.

5. Vengono simulati scenari

Una gara d'appalto riguarda i trasporti futuri. Per questo può avere senso non considerare solo il profilo di spedizione storico. ShipCheck consente scenari ipotetici con diverse combinazioni di volume e percorso.

6. Vengono confrontati diversi modelli di assegnazione

Non ogni gara d'appalto deve concludersi con una semplice decisione "un fornitore vince tutto". ShipCheck supporta anche diversi modelli di assegnazione delle spedizioni ai fornitori e può creare uno scenario di assegnazione best-case.

Funzione 1: confrontare le offerte riga per riga

Una funzione fondamentale di un software per gare d'appalto di trasporto è il confronto strutturato delle offerte. ShipCheck lo descrive come un confronto affiancato di tutte le offerte degli spedizionieri. Così da "Spedizioniere A: 4,2 milioni di €, Spedizioniere B: 4,1 milioni di €, Spedizioniere C: 4,3 milioni di €" si arriva a un'analisi più granulare. Ad esempio: quale fornitore è più conveniente su quale relazione, come differiscono le singole componenti di costo e quali modalità di trasporto guidano i costi.

Funzione 2: scomporre i costi per relazione e modalità di trasporto

Uno spedizioniere non può essere ugualmente forte su ogni relazione. Per questo non sempre basta conoscere solo un totale complessivo per fornitore. ShipCheck presenta i risultati delle gare per relazione, modalità di trasporto e componente di costo e consente un drill-down fino al singolo trasporto. Ciò permette di riconoscere molto meglio dove un fornitore ottiene risultati economicamente particolarmente buoni o deboli nella propria rete di trasporto.

Funzione 3: utilizzare i dati di spedizione effettivi invece di valori medi

Un confronto tariffario diventa molto più significativo se vengono inclusi dati di trasporto reali. ShipCheck calcola i costi per singolo trasporto sulla base dei dati stessi dell'azienda. Ciò evita che la valutazione dipenda esclusivamente da valori medi forfettari o ipotesi di budget.

La domanda di base è: quanto sarebbe costato il nostro profilo di spedizione effettivo con ciascuna offerta? Questa è la logica di calcolo centrale dietro il tendering basato sui dati.

Funzione 4: considerare volumi futuri e forecast di vendita

I dati storici di spedizione sono una base importante. Ma il futuro non deve necessariamente somigliare all'anno passato. Un'azienda può ad esempio aspettarsi: volumi più elevati, nuove regioni, altre relazioni o una struttura di prodotto modificata.

ShipCheck consente quindi di includere nel calcolo della gara, oltre ai volumi passati, anche i forecast di vendita. Ciò permette di calcolare i costi logistici sulla base dei volumi pianificati con le tariffe effettivamente offerte. Questo è particolarmente rilevante quando il profilo di trasporto cambierà notevolmente nel prossimo periodo contrattuale.

Funzione 5: calcolare scenari ipotetici

Un buon strumento di tender non dovrebbe fornire un solo risultato. È interessante anche: cosa succede se cambiano le ipotesi? ShipCheck cita ad esempio scenari relativi a crescita del volume, nuove relazioni, mix di spedizionieri diversi e variazioni del prezzo del carburante. Ciò consente di verificare quanto rimane stabile una decisione di assegnazione in condizioni mutate.

Funzione 6: confrontare diversi modelli di assegnazione

Un ulteriore livello è la domanda: quale spedizioniere dovrebbe ricevere quali trasporti? Il fornitore con il miglior prezzo complessivo non deve essere necessariamente la scelta economicamente migliore su ogni relazione. ShipCheck consente quindi diversi modelli di assegnazione per spedizioni e fornitori. Inoltre può essere creato uno scenario di assegnazione best-case e confrontato con ulteriori varianti.

Funzione 7: preparare i risultati per management e controlling

Una gara d'appalto non termina con il calcolo. La decisione deve spesso essere spiegata e approvata anche internamente. ShipCheck supporta quindi l'esportazione di report pronti per il CFO per presentazioni agli stakeholder. Ciò è particolarmente rilevante quando logistica, acquisti, controlling e direzione devono valutare la stessa decisione da prospettive diverse.

Cosa offre una matrice dei prezzi migliori

Una matrice dei prezzi migliori è una rappresentazione compatta dei risultati dei diversi partecipanti alla gara. ShipCheck presenta i risultati per modalità di trasporto e relazioni in una matrice di questo tipo. Il vantaggio: diventa visibile che uno spedizioniere non deve necessariamente essere il più conveniente ovunque.

Un fornitore può ad esempio essere molto forte su determinate relazioni, ottenere risultati più deboli su altre o essere particolarmente competitivo per determinate modalità di trasporto. La matrice non supporta quindi solo il confronto delle offerte. Crea anche una base per diversi modelli di assegnazione.

Software per gare d'appalto di trasporto vs. Excel

Una gara d'appalto può ovviamente essere eseguita anche in Excel. Con poche offerte, tariffe semplici e relazioni gestibili, ciò può essere del tutto sufficiente.

La complessità aumenta però con più spedizionieri, più relazioni, più componenti tariffarie, più modalità di trasporto, scenari diversi, forecast e modelli di assegnazione alternativi. In quel caso molte combinazioni devono essere calcolate e confrontate ripetutamente da capo. Il vantaggio di un software specializzato sta quindi soprattutto nel rappresentare questa logica di calcolo in una struttura riutilizzabile.

Software per gare d'appalto di trasporto vs. confronto classico delle offerte

Un semplice confronto delle offerte risponde a: quale offerta ha quale prezzo? Una gara d'appalto basata sui dati va oltre: quanto costa l'offerta con il nostro profilo di spedizione effettivo? Su quali relazioni è forte quale fornitore? Come cambia il risultato con altri volumi? Quale combinazione di assegnazione è la più conveniente in base alle ipotesi scelte? Da una tabella di prezzi statica nasce così un modello decisionale.

Quanto fa il software – e cosa resta all'uomo?

Un software per gare d'appalto di trasporto può migliorare notevolmente l'analisi quantitativa. Può ad esempio calcolare le offerte, rendere confrontabili le componenti di costo, applicare dati di spedizione reali, simulare scenari e confrontare diverse opzioni di assegnazione.

Ma non sostituisce automaticamente ogni decisione aziendale. Oltre ai costi calcolati, in un'assegnazione possono essere rilevanti ulteriori criteri che l'azienda deve valutare autonomamente. Il valore dello strumento sta quindi nel rendere trasparente e confrontabile il lato dei costi e dei dati della decisione.

In cosa si differenzia questo articolo dal puro confronto delle offerte di trasporto?

L'articolo "Confrontare le offerte di trasporto: perché il prezzo complessivo più basso non è automaticamente l'offerta migliore" tratta soprattutto una domanda concreta: come dovrebbero essere confrontate economicamente le diverse offerte di spedizione?

Un software per gare d'appalto di trasporto ha uno scopo più ampio. Supporta l'intero processo di analisi basato sui dati relativo a offerte, dati di spedizione, scomposizione dei costi, scenari, forecast, modelli di assegnazione e reporting. Il confronto delle offerte è quindi una funzione centrale dello strumento di tender – ma non l'unica.

A cosa prestare attenzione nella scelta di un software per gare d'appalto di trasporto?

Dai requisiti descritti derivano alcuni criteri di selezione centrali.

• Vengono utilizzati dati di spedizione reali? Il software non dovrebbe solo confrontare le tariffe in astratto, ma applicarle alla struttura di trasporto concreta.
• Si può analizzare fino a livello di relazione e singolo trasporto? Budget aggregati da soli spesso non bastano per reti complesse.
• Le componenti di costo vengono presentate in modo trasparente? Supplementi e altri elementi tariffari non dovrebbero scomparire in un unico totale complessivo.
• Si possono simulare scenari? La struttura di trasporto futura può discostarsi dal passato.
• Si possono considerare i forecast? Ciò è particolarmente rilevante in caso di variazioni di volume o struttura attese.
• Si possono confrontare diversi modelli di assegnazione? La soluzione migliore non deve essere necessariamente un'assegnazione completa a un unico fornitore.
• I risultati possono essere esportati in modo comprensibile? La decisione deve spesso essere comprensibile anche per finance, management o altri stakeholder.

Questi punti corrispondono alle funzioni chiave che ShipCheck descrive per il proprio strumento di gara.

Come ShipCheck supporta le gare d'appalto di trasporto

L'approccio ShipCheck può essere riassunto in modo semplificato così:

• Dati di trasporto effettivi come base: le offerte vengono valutate in base al profilo di spedizione reale.
• Calcolare le offerte in modo granulare: le offerte di gara vengono analizzate per componenti di costo.
• Confrontare i risultati per relazione e modalità di trasporto: ciò rende visibile dove i singoli fornitori sono particolarmente forti o deboli.
• Considerare forecast e scenari: i dati storici possono essere integrati con ipotesi di volume future e scenari alternativi.
• Confrontare i modelli di assegnazione: ShipCheck supporta diverse assegnazioni di spedizioni ai fornitori e uno scenario di assegnazione best-case.
• Preparare i risultati per le decisioni: la matrice dei prezzi migliori e i report creano una base comprensibile per logistica, acquisti, finance e management.

Conclusione: il software per gare d'appalto di trasporto trasforma le offerte in un modello decisionale

Una gara d'appalto di trasporto non consiste solo nel mettere a confronto più prezzi complessivi. Con strutture di trasporto più complesse, la domanda più importante è: cosa significano queste offerte per le nostre spedizioni effettive e la nostra futura struttura di trasporto?

Un software per gare d'appalto di trasporto adeguato dovrebbe quindi considerare dati di spedizione reali, calcolare le offerte in base alle loro componenti di costo, rendere confrontabili singolarmente relazioni e modalità di trasporto, includere forecast, simulare scenari e mettere a confronto diversi modelli di assegnazione.

ShipCheck combina queste funzioni nel proprio strumento di gara e calcola i costi sulla base dei dati di trasporto propri dell'azienda. La domanda centrale di una gara d'appalto passa così da "Quale fornitore ha presentato il budget più basso?" a "Quale combinazione di fornitore e assegnazione si adatta meglio, in termini di costi, al nostro profilo di trasporto effettivo e atteso?"