Frachtausschreibung: Der komplette Leitfaden

Schritt 1

1. Vorbereitung: Ziele, Scope und Zeitplan festlegen

Eine Frachtausschreibung beginnt nicht bei den Speditionen, sondern intern. Bevor die erste Anfrage rausgeht, muss klar sein, welches Volumen ausgeschrieben wird, welche Relationen und Verkehrsträger dazugehören und welches Ziel im Vordergrund steht: reine Kostensenkung, bessere Servicequalität oder eine breitere Carrier-Basis.

• Scope definieren: Relationen, Verkehrsträger (Stückgut, Teil- und Komplettladung, Paket, See, Luft), Laufzeit und Optionen.
• Zielbild festlegen: Einsparziel in Prozent, Servicelevel, Anzahl der künftigen Dienstleister.
• Zeitplan rückwärts planen: Vergabeentscheidung, Angebotsfrist, Rückfragephase, Versand der Unterlagen.
• Stakeholder einbinden: Logistik, Einkauf, Controlling und – bei größeren Volumina – die Geschäftsführung.

Schritt 2

2. Sendungsdaten aufbereiten: die Basis jeder Ausschreibung

Die Qualität einer Ausschreibung steht und fällt mit den Sendungsdaten. Wer nur Jahresvolumen und Durchschnittsgewichte verschickt, bekommt Angebote, die sich später nicht mit der Realität decken. Gebraucht wird eine saubere Sendungsliste auf Einzelsendungsebene – idealerweise aus den Abrechnungsdaten der letzten zwölf Monate.

• Mindestfelder je Sendung: Datum, Versand- und Empfangs-PLZ/Land, Gewicht, Lademeter oder Paletten, Verkehrsträger, Zuschläge.
• Datenqualität prüfen: fehlende Gewichte, falsche PLZ, doppelte Sendungen und Sonderfahrten bereinigen.
• Nebenkosten transparent machen: Maut, Diesel, Avisierung, Wartezeit, Inselzuschläge – sie entscheiden oft über den echten Preisunterschied.
• Historische Rechnungen abgleichen, damit die Ist-Kosten als belastbare Baseline dienen.

Vertiefung: Speditionsrechnungen und Sendungsdaten automatisch auswerten

Schritt 3

3. Forecast einbauen: nicht die Vergangenheit ausschreiben

Vorjahresmengen beschreiben, was war – nicht, was kommt. Neue Kunden, neue Werke, ein Sortimentswechsel oder saisonale Verschiebungen verändern die Mengenstruktur teils deutlich. Wer den Forecast nicht einbaut, vergibt auf Basis eines Volumens, das es im Vertragsjahr nicht mehr gibt.

• Vertriebs- und Absatzplanung je Region in die Mengenbasis übersetzen.
• Neue Relationen und Standorte als eigene Positionen ausweisen, auch wenn noch keine Historie existiert.
• Was-wäre-wenn-Szenarien rechnen: +10 % Volumen, Wegfall einer Relation, Verschiebung von Stückgut zu Teilladung.
• Mengenkorridore statt Fixmengen kommunizieren – das schafft Verbindlichkeit ohne Scheingenauigkeit.

Vertiefung: Forecast in der Frachtausschreibung richtig nutzen

Schritt 4

4. Ausschreibungsunterlagen und Tariflogik sauber aufsetzen

Angebote sind nur dann vergleichbar, wenn alle Speditionen dieselbe Struktur befüllen. Freie Excel-Formate führen zu Tarifen mit unterschiedlichen Gewichtsstaffeln, Zonen und Zuschlagslogiken – und damit zu einem Vergleich, der nicht funktioniert.

• Einheitliches Preisblatt vorgeben: Zonen, Gewichtsstaffeln, Mindestpreise, Zuschläge, Gültigkeitszeitraum.
• Diesel- und Mautmechanik eindeutig regeln: Index, Basiswert, Anpassungsintervall.
• Servicelevel, Laufzeiten, Track-and-Trace-Anforderungen und Reklamationsprozesse verbindlich beschreiben.
• Rückfragephase mit fixem Enddatum einplanen und Antworten an alle Bieter gleichzeitig verteilen.

Vertiefung: Frachttarife digitalisieren statt in Excel pflegen

Schritt 5

5. Angebote vergleichen: auf Sendungsebene rechnen, nicht auf Tarifebene

Der häufigste Fehler im Vergleich: Tarife werden nebeneinandergelegt und die günstigsten Zellen markiert. Entscheidend ist aber, was die eigene Sendungsstruktur bei jedem Tarif tatsächlich kostet. Erst wenn jede historische Sendung mit jedem Angebot durchgerechnet wird, entsteht ein belastbarer Vergleich.

• Jede Sendung mit jedem Angebot nachrechnen – inklusive Zuschlägen, Mindestpreisen und Rundungsregeln.
• Gesamtkosten je Anbieter, je Relation und je Verkehrsträger gegenüberstellen.
• Bestpreismatrix erstellen: welcher Anbieter ist auf welcher Relation stark, wo liegt der theoretische Bestpreis?
• Ausreißer prüfen: extrem günstige Zellen sind oft Lücken in der Tariflogik, keine echten Einsparungen.

Vertiefung: Frachtangebote richtig vergleichen

Schritt 6

6. Auswertung und Vergabeszenarien: Single- oder Multi-Carrier?

Der rechnerische Bestpreis ist selten die beste Vergabe. Zu viele Dienstleister erhöhen den Steuerungsaufwand, zu wenige schaffen Abhängigkeit. Deshalb werden Vergabeszenarien gerechnet: Hauptspediteur, Zwei-Anbieter-Modell oder relationsbezogene Vergabe – jeweils mit Kosten, Risiko und Aufwand bewertet.

• Szenarien rechnen: Single-Carrier, Hauptspediteur plus Backup, Multi-Carrier je Relation.
• Nicht nur Preis bewerten: Qualität, Kapazität, IT-Anbindung, Nachhaltigkeit und Ausfallrisiko einbeziehen.
• Ergebnis stakeholdergerecht aufbereiten: Logistik braucht Relationen, Einkauf Anbietervergleiche, CFO die Kostenwirkung.
• Vergabeentscheidung dokumentieren – sie ist die Baseline für die spätere Rechnungsprüfung.

Vertiefung: Frachtausschreibung auswerten und Ergebnisse aufbereiten

Schritt 7

7. Nach der Vergabe: Einsparungen absichern

Eine Ausschreibung ist erst dann erfolgreich, wenn die vereinbarten Konditionen auch abgerechnet werden. In der Praxis weichen Rechnungen regelmäßig vom Vertragstarif ab – durch falsche Zonen, veraltete Zuschläge oder nicht vereinbarte Nebenkosten. Ohne systematische Prüfung verschwindet ein Teil der verhandelten Einsparung wieder.

• Vergebene Tarife digital hinterlegen und jede Rechnung automatisch dagegen prüfen.
• Abweichungen kategorisieren und wiederkehrende Fehlerbilder mit der Spedition klären.
• Frachtkosten-KPIs laufend messen: Kosten je Sendung, je Kilogramm, je Relation, Zuschlagsquote.
• Ergebnisse in die nächste Ausschreibung übernehmen – so wird jede Runde belastbarer.

Vertiefung: Frachtrechnungsprüfung mit Software

8. Die häufigsten Fehler in Frachtausschreibungen

Ein Sonderfall ist die Grundsatzfrage der Vergabestruktur: Hauptspediteur oder Multi-Carrier – beide Modelle funktionieren, aber nur, wenn sie vorher durchgerechnet wurden.

9. Wann sich eine Ausschreibungs-Software lohnt

Der Aufwand einer Ausschreibung steigt nicht linear, sondern multiplikativ: Anzahl Sendungen × Anzahl Angebote × Anzahl Szenarien. Genau an dieser Stelle stößt Excel an seine Grenzen. Eine Ausschreibungs-Software rechnet jedes Angebot automatisch auf die reale Sendungsstruktur nach, simuliert Vergabeszenarien und liefert die Auswertung direkt stakeholdergerecht.

Details dazu: Frachtausschreibung Software – Funktionen, Ablauf und Auswahl oder direkt zum Produkt: ShipCheck Tendering.

10. Häufige Fragen zur Frachtausschreibung