Software di gestione dei costi di trasporto

La gestione dei costi di trasporto viene spesso ridotta a singole attività. Il controlling redige un report mensile, la logistica verifica le fatture anomale e gli acquisti conducono regolarmente gare di trasporto.

La base dati sottostante, tuttavia, è spesso la stessa: spedizioni, fatture, tariffe e costi di trasporto. Proprio per questo una moderna software di gestione dei costi di trasporto non dovrebbe considerare queste attività in modo isolato.

ShipCheck riunisce dati di trasporto, fatture e condizioni tariffarie in un ambiente centrale e li utilizza per l'analisi, il controllo e l'ottimizzazione dei costi logistici.

Il collegamento può essere ricondotto a tre domande:

• Consuntivo: quanto sono costati realmente i nostri trasporti?
• Preventivo: questi trasporti sono stati fatturati correttamente secondo le tariffe concordate?
• Futuro: quanto costerebbero tariffe e spedizionieri alternativi con il nostro profilo di trasporto?

Il vantaggio decisivo di una soluzione integrata non consiste solo nel fatto che tutte e tre le attività siano presenti in un'unica software. La stessa base dati di trasporto può essere riutilizzata per analisi, verifica delle fatture e gara. Questo è il nucleo della gestione dei costi di trasporto.

Cos'è una software di gestione dei costi di trasporto?

La software di gestione dei costi di trasporto aiuta le aziende a rilevare, valutare, controllare e utilizzare in modo strutturato i costi di trasporto per decisioni future. Non si tratta solo di archiviare digitalmente le fatture o di creare una dashboard.

Una soluzione completa collega diverse attività:

• Analizzare i costi di trasporto
• Monitorare KPI e andamenti dei costi
• Verificare le fatture rispetto alle tariffe concordate
• Individuare le difformità
• Calcolare le offerte di gara
• Confrontare scenari di assegnazione e previsione

ShipCheck viene descritta come una software per l'analisi, il controllo e l'ottimizzazione dei costi logistici. La piattaforma riunisce dati di trasporto, fatture e condizioni tariffarie e rende visibili KPI, tendenze e fattori di costo.

La differenza decisiva rispetto a singole analisi Excel o strumenti specialistici isolati è quindi: i dati non vengono ricostruiti da zero per ogni processo relativo ai costi di trasporto.

La base comune: spedizioni, fatture e tariffe

Prima di poter analizzare o verificare i costi di trasporto, i dati sottostanti devono essere utilizzabili. Nella pratica questi sono spesso distribuiti su più fonti:

• Fatture degli spedizionieri
• Documenti PDF
• File Excel
• Export CSV
• Dati TMS ed ERP
• Tariffe di trasporto e contratti

Proprio questa frammentazione è uno dei problemi fondamentali del controlling logistico. Formati di fattura diversi, export TMS non strutturati in modo uniforme e analisi Excel manuali rendono difficile una visione comune.

ShipCheck può elaborare dati di fatturazione e di spedizione anche a partire da PDF, Excel e CSV e renderli analizzabili in modo strutturato. Si crea così una base comune per tre diverse attività:

• Analisi dei costi effettivi
• Verifica rispetto ai costi contrattuali previsti
• Calcolo delle alternative future

Come ShipCheck struttura le diverse fonti di file e dati viene trattato in modo più approfondito nell'articolo Analizzare automaticamente fatture degli spedizionieri e dati di spedizione.

Per la gestione dei costi di trasporto è soprattutto decisivo che: la base dati strutturata venga poi utilizzata attraverso più processi.

1. Consuntivo: analizzare i costi di trasporto

Il primo compito della gestione dei costi di trasporto è la trasparenza. Le aziende devono capire: quanto sono costati realmente i nostri trasporti?

Un importo totale è solo l'inizio. Ad esempio: costi di trasporto ad aprile: 1,1 milioni di €. Questo dato non risponde ancora a domande come:

• quali spedizionieri generano i costi
• quali relazioni sono particolarmente rilevanti
• quali modalità di trasporto sono interessate
• come si sviluppano i costi per spedizione
• quale quota rappresentano i supplementi
• dove i costi sono variati rispetto al periodo precedente

ShipCheck presenta le informazioni di trasporto a livello di spedizione e supporta analisi, tra l'altro, per relazione e modalità di trasporto. Maggiori dettagli nell'articolo Analisi dei costi di trasporto a livello di spedizione.

Tra i KPI descritti figurano inoltre:

• Costo per spedizione
• Costo per kg o per pallet
• Andamento dei costi nel tempo
• Costi per spedizioniere
• Quote di supplemento come gasolio o pedaggio

La prima funzione della software di gestione dei costi di trasporto è quindi: creare, a partire dai dati di trasporto, una visione continua sui costi e sui fattori di costo.

Dal KPI alla causa

L'analisi diventa particolarmente rilevante quando i costi cambiano. Una dashboard può ad esempio mostrare: costo per spedizione +7%. La domanda vera e propria è quindi: perché?

L'analisi può proseguire attraverso: costi totali → modalità di trasporto → spedizioniere → relazione → spedizione → tipologia di costo. Un valore di reporting diventa così un'analisi operativa.

Come funziona questo drill-down nel reporting continuo viene trattato in modo più approfondito nell'articolo Software di reporting dei costi di trasporto: cosa dovrebbe saper fare una buona dashboard logistica.

2. Preventivo: la fatturazione è stata conforme al contratto?

Il secondo compito è diverso. L'analisi dei costi mostra ciò che è stato fatturato. La verifica delle fatture di trasporto chiede se questa fatturazione è stata corretta dal punto di vista contrattuale.

A tal fine occorre confrontare i dati di fatturazione con le tariffe e le condizioni concordate. ShipCheck verifica le voci di fattura rispetto alle tariffe, ai supplementi e alle condizioni memorizzate e individua o categorizza le difformità. Le basi sono illustrate nell'articolo Software di verifica delle fatture di trasporto.

Si crea così un secondo livello della gestione dei costi di trasporto: costi effettivi rispetto ai costi contrattuali previsti.

Tariffe calcolabili come presupposto

La verifica automatica delle fatture di trasporto funziona solo se anche la logica di prezzo contrattuale è disponibile in forma strutturata. Una tariffa può ad esempio contenere:

• Classi di peso
• Zone
• Tariffe di base
• Regole per il gasolio
• Logiche di pedaggio
• Sconti
• Servizi accessori

ShipCheck non elabora quindi solo dati di fatturazione e di spedizione, ma rende calcolabili anche i modelli tariffari ai fini della verifica automatica. Come funziona è illustrato nell'articolo Digitalizzare le tariffe di trasporto.

La logica è: dati di spedizione + regole tariffarie = costi previsti. Fattura = costi effettivi. Preventivo contro consuntivo = eventuale difformità. Dall'analisi dei costi nasce così un vero controllo dei costi.

Analisi e verifica delle fatture sono due domande diverse

Questa distinzione è centrale. Una dashboard può mostrare che i costi sulla relazione X sono aumentati. Ciò non significa ancora che le fatture sulla relazione X siano errate.

Al contrario, può esistere una difformità tariffaria senza che essa emerga immediatamente in un andamento aggregato dei costi. Per questo la software di gestione dei costi di trasporto risponde a due domande diverse:

• Analisi: dove variano i nostri costi?
• Audit: la fatturazione è stata corretta?

3. Non solo individuare le difformità, ma classificarle

Nella verifica delle fatture non è interessante solo la singola difformità. Un piccolo errore su una singola fattura può essere irrilevante. Se però lo stesso errore si ripete, può generare un importo complessivo rilevante.

ShipCheck supporta l'individuazione e la classificazione delle difformità a livello di singola voce di fattura. In questo modo le difformità possono essere inquadrate sulla base dei dati di spedizione e di costo sottostanti.

Questo caso d'uso viene trattato in modo più approfondito nell'articolo Individuare errori sistematici nelle fatture degli spedizionieri.

Per la gestione dei costi di trasporto è soprattutto importante che: l'analisi mostri dove i costi sono anomali. La verifica delle fatture mostra se sussiste una difformità contrattuale.

4. Istituire il reporting come processo continuo

La gestione dei costi di trasporto non è un'analisi una tantum. Ogni mese si aggiungono nuove fatture, spedizioni, dati sugli spedizionieri e voci di costo.

Se ogni volta occorre costruire nuove analisi Excel, si genera un processo manuale ricorrente. ShipCheck descrive esattamente questo problema in relazione al reporting direzionale: i dati devono spesso essere raccolti da più sistemi e trasferiti in presentazioni. Il sistema deve consentire report automatizzati per la direzione aziendale e il controlling.

Il compito si trasforma così da «creiamo un report sui costi di trasporto» a «disponiamo di una base dati da cui il reporting può essere generato ripetutamente». Questa è una differenza sostanziale tra un'analisi una tantum e una gestione continua dei costi di trasporto.

5. Futuro: applicare nuove tariffe di trasporto a spedizioni reali

La terza prospettiva è rivolta al futuro. Quando arrivano nuove offerte dagli spedizionieri, la domanda non è più solo quanto costano i nostri trasporti odierni, ma quanto costerebbero questi trasporti con le nuove tariffe.

ShipCheck calcola le offerte di gara in base alle loro componenti di costo e le valuta sulla base dei dati di trasporto effettivi. I risultati possono essere presentati per modalità di trasporto e relazione in una matrice del miglior prezzo. Dettagli nell'articolo Software per gare di trasporto.

Si riutilizza così la stessa base dati di trasporto. Da «quanto abbiamo pagato?» si passa a «quanto pagheremmo con il fornitore A, B o C?».

Le spedizioni storiche diventano base di calcolo

ShipCheck utilizza dati di trasporto reali a livello di spedizione per confrontare tra loro le offerte di gara. In questo modo le tariffe non vengono semplicemente confrontate in astratto, ma applicate al profilo di spedizione effettivo.

Proprio qui emerge il legame tra analisi dei costi e tendering: gli stessi dati di trasporto analizzati retrospettivamente possono supportare le decisioni di assegnazione future. Una guida passo per passo è disponibile nella Guida alla gara di trasporto.

6. Calcolare opzioni di assegnazione alternative

Una gara non deve necessariamente concludersi con la decisione che il fornitore A ottenga tutto. ShipCheck consente diversi modelli di assegnazione delle spedizioni agli spedizionieri e supporta inoltre uno scenario di assegnazione best-case.

In questo modo si possono confrontare economicamente diverse strutture di vettori. La software non mostra quindi solo i costi storici, ma anche come si comportano diverse opzioni di assegnazione future in base ai dati di trasporto e alle tariffe considerati. Un confronto è disponibile nell'articolo Spedizioniere principale o multi-carrier.

7. Collegare le previsioni alle nuove tariffe

I dati storici delle spedizioni sono una base importante. La struttura di trasporto futura può però essere diversa. ShipCheck consente quindi di applicare le previsioni di vendita ai risultati delle gare e di simulare diversi scenari di volume e di rotta.

In questo modo vengono collegati tra loro tre livelli di dati: i dati di trasporto storici, le nuove tariffe di trasporto e i volumi previsti.

La domanda non è quindi solo «quale fornitore sarebbe stato conveniente con i volumi dell'anno precedente?», ma «quanto costerebbero queste tariffe con il nostro profilo di trasporto previsto?». Maggiori dettagli nell'articolo Previsioni nella gara di trasporto.

Il modello centrale: consuntivo, preventivo e futuro

La gestione dei costi di trasporto può quindi essere ricondotta a tre livelli.

Consuntivo: quanto paghiamo?

L'analisi considera i costi effettivi, le spedizioni, gli spedizionieri, le relazioni, le modalità di trasporto, i supplementi e gli andamenti dei costi.

Preventivo: cosa avremmo dovuto pagare?

La verifica delle fatture confronta la logica tariffaria contrattuale con la fattura effettiva e rende visibili le difformità.

Futuro: quanto costerebbero le alternative?

Il tendering combina dati di trasporto reali, nuove offerte degli spedizionieri, previsioni e diverse assegnazioni di vettori per decisioni future.

I calcoli sono diversi. I dati di trasporto sottostanti sono però strettamente collegati. Proprio in questo risiede il vantaggio di una software di gestione dei costi di trasporto integrata.

Perché strumenti separati creano rapidamente nuovi silos di dati

Tutte le attività descritte possono in linea di principio essere risolte anche separatamente, ad esempio:

• Excel per il reporting
• uno strumento separato di invoice audit
• tabelle di gara per il tender
• ERP o TMS per i dati di trasporto operativi

Questo può funzionare. Diventa problematico quando ogni attività sviluppa una propria logica dei dati. In tal caso le stesse informazioni di trasporto devono essere esportate, strutturate, adattate e verificate ripetutamente.

Il vantaggio di un sistema integrato non è quindi solo la comodità. Una base dati di trasporto strutturata una sola volta può essere riutilizzata in più processi relativi ai costi di trasporto.

Le spedizioni analizzate oggi nella dashboard KPI possono servire in seguito come base per una gara. La logica tariffaria resa calcolabile per la verifica delle fatture rappresenta al tempo stesso una rappresentazione strutturata delle condizioni concordate.

Cosa non risponde automaticamente una software di gestione dei costi di trasporto

Rimane un limite importante. La software può analizzare quanto paghiamo. Può verificare se la fattura corrisponde al nostro contratto. E può calcolare quanto costerebbero nuove offerte con il nostro profilo di trasporto.

Ciò non risponde tuttavia automaticamente alla domanda se la nostra tariffa attuale sia competitiva rispetto al mercato odierno. Questa domanda relativa al mercato esterno rientra, nell'attuale struttura ShipCheck/HDS, nel contesto della consulenza o del benchmarking.

La distinzione è: essere corretti dal punto di vista contrattuale non significa automaticamente essere in linea con il mercato. La gestione operativa dei costi di trasporto e il benchmarking di mercato esterno rispondono a domande diverse.

Per quali aziende è particolarmente rilevante una software di gestione dei costi di trasporto?

L'utilità aumenta con la complessità. ShipCheck posiziona la piattaforma tra l'altro per aziende con più spedizionieri, modelli tariffari più complessi e strutture di trasporto internazionali.

Una complessità aggiuntiva deriva spesso da:

• numerose spedizioni
• molteplici relazioni
• diverse modalità di trasporto
• più fonti di dati
• reporting regolare
• gare ricorrenti

Una struttura di trasporto semplice può funzionare bene con strumenti semplici. Più aumentano dati, tariffe e fornitori, tuttavia, più diventa difficile gestire separatamente e manualmente analisi, audit e tendering.

A cosa prestare attenzione nella scelta di una software di gestione dei costi di trasporto?

Nella scelta non ci si dovrebbe limitare a chiedere singole funzionalità. Più importante è capire quali processi e dati vengono collegati tra loro.

• I dati di fatturazione e di spedizione vengono elaborati in modo strutturato? Senza dati di trasporto solidi nessuna delle altre funzioni ha senso.
• I costi di trasporto possono essere analizzati in modo granulare? Il sistema non dovrebbe fermarsi a un importo totale.
• Le tariffe di trasporto possono essere memorizzate in modo calcolabile? È il presupposto per una verifica contrattuale tra preventivo e consuntivo.
• Le voci di fattura vengono verificate rispetto a queste tariffe? Solo così le difformità concrete possono diventare visibili.
• I dati storici delle spedizioni possono essere utilizzati per le gare? In questo modo l'analisi retrospettiva diventa un calcolo prospettico.
• Gli scenari di previsione e di assegnazione possono essere confrontati? Ciò diventa rilevante quando cambiano i volumi o le strutture dei vettori.
• Analisi, audit e tendering utilizzano la stessa base dati? È una delle differenze decisive tra strumenti isolati e una piattaforma di gestione dei costi di trasporto più completa.

Come ShipCheck collega le diverse aree

L'approccio ShipCheck può essere sintetizzato in modo semplificato in sei passaggi:

• 1. Strutturare i dati di trasporto: i dati di spedizione e di fatturazione vengono resi analizzabili.
• 2. Analizzare i costi di trasporto: KPI, tendenze e fattori di costo diventano visibili.
• 3. Rendere calcolabili le tariffe di trasporto: le regole di prezzo contrattuali costituiscono la base per i costi previsti.
• 4. Verificare le fatture: le voci di fattura vengono confrontate con le tariffe e le condizioni concordate.
• 5. Calcolare le offerte di gara: le nuove offerte vengono applicate e confrontate su dati di trasporto reali.
• 6. Valutare scenari futuri: previsioni e diverse assegnazioni di vettori consentono di confrontare opzioni alternative.

Si crea così un processo continuo: dati → analisi → controllo → decisione.

Conclusione: la gestione dei costi di trasporto collega consuntivo, preventivo e futuro

La gestione dei costi di trasporto è più di una dashboard. È anche più della verifica delle fatture. Ed è più di una gara di trasporto. Le tre domande centrali sono strettamente collegate:

• Quanto sono costati realmente i nostri trasporti?
• Sono stati fatturati correttamente secondo le condizioni concordate?
• Quanto costerebbero in futuro tariffe e opzioni di assegnazione alternative?

ShipCheck collega a tal fine dati di trasporto, fatture e informazioni tariffarie con il reporting KPI, la verifica delle fatture di trasporto e il tendering basato sui dati.

Il vero vantaggio non risiede quindi in una singola funzionalità. È una base dati di trasporto comune che può essere utilizzata per il consuntivo, il preventivo e il futuro.